Оформление прогула — одна из самых рискованных кадровых процедур. Ошибка в акте или нарушение сроков может привести к восстановлению сотрудника на работе через суд с выплатой вынужденного прогула и компенсации морального вреда (см. практику, напр., Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от № 33-8202/2024). В этой статье подробно разбираем алгоритм действий HR-специалиста и руководителя.

Что такое прогул с точки зрения ТК РФ

Согласно п. «а» ч. 1 ст. 81 ТК РФ, прогулом признается:

• Отсутствие работника на рабочем месте целый рабочий день (смену) без уважительной причины;
• Отсутствие более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены) без уважительной причины.

Важно: Опоздание (даже на 3 часа 59 минут), это не прогул, а дисциплинарный проступок (ст. 192 ТК РФ), за который можно наказать выговором или замечанием, но не увольнением.

Пошаговый алгоритм оформления прогула (2024–2025 гг.)

Шаг 1. Фиксация факта отсутствия (День 1)

Как только установлено, что сотрудник не на месте (например, по табелю учета рабочего времени, системе контроля доступа или сообщению непосредственного руководителя), необходимо:

1. В табеле учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) поставить код «НН» (неявка по невыясненным причинам) или «ПР» (прогул — после подтверждения факта).
2. Попросить непосредственного руководителя написать служебную записку об отсутствии подчиненного.

Шаг 2. Составление комиссии и Акта о невыходе на работу (День 1–2)

Акт составляется комиссией (минимум 3 человека: руководитель организации/филиала, HR-специалист, представитель профсоюза или уполномоченный работник).

Структура акта (обязательные реквизиты):

• Наименование организации.
• Название документа: «Акт о невыходе работника на работу» (или «Акт о прогуле»).
• Дата и место составления.
• Состав комиссии (ФИО, должности, подписи).
• ФИО работника, его табельный номер, должность, структурное подразделение.
• Факты: дата(ы) отсутствия, время начала и окончания смены, продолжительность отсутствия (в часах/днях).
• Ссылка на источники информации: табель, система СКУД, служебная записка начальника, опрос коллег.

Шаг 3. Запрос письменного объяснения (День 2–3)

Согласно ст. 193 ТК РФ, наказание не может быть применено без слушания работника. Работодатель обязан запросить объяснение в письменной форме.

• Вручите работнику требование написать объяснение под роспись (лично или заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес регистрации).
• Срок для предоставления объяснения — 2 рабочих дня с момента вручения требования.
• Если работник отказался писать/подписывать: составляется Акт об отказе от написания объяснения (подписывается комиссией + минимум 2 свидетеля). Это критически важный документ для суда.

Шаг 4. Оценка уважительности причин (День 3–5)

Проанализируйте предоставленные документы (больничный лист, справка из ГИБДД, повестка в суд/военкомат и т.д.).

• Причина уважительная: в табеле ставим соответствующий код (Б, Г, ОВ и т.д.), акт о прогуле аннулируется/не составляется, наказание не применяется.
• Причина неуважительная или объяснений нет: переходим к применению меры дисциплинарной ответственности.

Шаг 5. Издание приказа (День 5–6, не позднее 1 месяца)

Срок для наложения взыскания — 1 месяц со дня обнаружения проступка (исключено время болезни/отпуска), но не позднее 6 месяцев со дня совершения (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

• Меры: замечание, выговор, увольнение (п. «а» ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
• Приказ оформляется по унифицированной форме Т-6 (утв. Постановлением Госкома Стата от № 1) или собственной формой, утвержденной в ЛНА.
• В приказе обязательно ссылаться на акт о прогуле, служебную записку, объяснение (или акт об отказе).

Шаг 6. Ознакомление с приказом (В течение 3 рабочих дней)

Сотрудник должен ознакомиться с приказом под роспись.

• Отказ от подписания приказа: составляется Акт об отказе от ознакомления с приказом (подписи комиссии + 2 свидетелей). На самом приказе ставится отметка: «Отказался(ась) от ознакомления, акт составлен».

Сроки составления ключевых документов

Типичные ошибки, из-за которых суды восстанавливают на работе

1. Акт составлен одним лицом. Нужен коллегиальный орган (комиссия из 3+ человек).
2. В акте нет вывода о продолжительности отсутствия. Не указано, что отсутствие составило более 4 часов или целый день.
3. Не запрошено объяснение. Нарушение ст. 193 ТК РФ — основание для отмены приказа.
4. Игнорирован отказ от подписания. Нет акта об отказе с подписями 2-х свидетелей.
5. Пропущены сроки. Приказ издан позднее 1 месяца / 6 месяцев.
6. Увольнение в первый день работы. Существует отдельная процедура (аннулирование договора), оформляется Акт о невыходе в первый день работы (имеет свою специфику).

Образец структуры Акта о прогуле (для заполнения)

АКТ
о невыходе работника на работу (прогуле)

г. _______________ «___» _____________ 202_ г.

Мы, нижеподписавшиеся:
_________________________________ (ФИО, должность председателя комиссии)
_________________________________ (ФИО, должность члена комиссии — HR)
_________________________________ (ФИО, должность члена комиссии — профсоюз/уполномоченный)
в составе комиссии по расследованию обстоятельств невыхода на работу работника
___________________________________________________________________________ (ФИО полностью),
занимающего должность _____________________________________________________,
структурного подразделения ________________________________________________,
табельный номер ___________,

СОСТАВИЛИ ПРЕДСТАВЛЕННЫЙ АКТ О СЛЕДУЮЩЕМ:

«___» _____________ 202_ г. работник _______________________________________
не вышел на работу (не явился на рабочее место) в ______ часов ______ минут.
Работник отсутствовал на рабочем месте в течение ______ часов ______ минут
(целый рабочий день / смену).
Сведения о невыходе подтверждаются:
— табелем учета рабочего времени за _____________ 202_ г. (код «НН»);
— служебной запиской начальника _____________________ от «___» ________ 202_ г. № ____;
— данными системы контроля и управления доступом (СКУД) / опросом коллег.

Работнику вручено требование о предоставлении письменного объяснения
«___» _____________ 202_ г. под роспись / заказным письмом № _____________.
Объяснение предоставлено / не предоставлено (составлен Акт об отказе от «___» ________ 202_ г.).

Уважительных причин невыхода на работу не выявлено.

Председатель комиссии ________________ / ______________________ /
Член комиссии ________________ / ______________________ /
Член комиссии ________________ / ______________________ /

Свидетели (при отказе работника от подписания акта/объяснения):
________________ / ______________________ / ______________________ (ФИО, подпись, расшифровка)
________________ / ______________________ / ______________________ (ФИО, подпись, расшифровка)

Особенности 2024–2025 гг.: электронный документооборот и СФР

• Электронные подписи: Если в организации действует ЭДО (СЭД) и локальный нормативный акт допускает подписание локальных актов ЭП/КЭП, акты и приказы можно оформлять в электронном виде. Важно: отказ от подписания в СЭД также фиксируется системой (логи доступа).
• Сдача отчетности в СФР (СЗВ-ТД): При увольнении за прогул в СЗВ-ТД указывается код основания «35» (п. «а» ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Дата прекращения трудового договора = дата приказа об увольнении.
• Трудовая книжка (бумажная/электронная): Запись вносится на основании приказа. Формулировка: «Трудовой договор прекращен по пункту «а» части первой статьи 81 ТК РФ, за прогул». Ссылка на приказ (номер, дата).

Резюме: чек-лист для HR перед подписанием приказа

• [ ] Составлена комиссия (приказ о создании или положение о комиссии есть).
• [ ] Акт о невыходе подписан всеми членами комиссии, указаны точные часы отсутствия (>4 часов или целый день).
• [ ] В табеле стоит код «НН» (на этапе расследования) или «ПР» (после приказа).
• [ ] Требование объяснения вручено лично под роспись ИЛИ отправлено заказным письмом с уведомлением (сохранен почтовый чек/оповещение).
• [ ] Прошло 2 рабочих дня с момента вручения требования (или получен отказ).
• [ ] При отказе — составлен Акт об отказе с подписями 2-х свидетелей.
• [ ] Причина неуважительная (документов нет или они не подтверждают уважительность).
• [ ] Приказ издан в срок (1 мес. / 6 мес.), по форме Т-6 или утвержденной форме.
• [ ] Приказ вручен работнику (или составлен Акт об отказе от ознакомления со свидетелями).
• [ ] Расчет зарплаты и компенсаций произведен в день увольнения (дате приказа).
• [ ] СЗВ-ТД сдано в СФР в срок.

Грамотное оформление прогула начинается не с приказа об увольнении, а с акта о невыходе и процедуры запроса объяснения. Судебная практика 2023–2024 гг. (в т.ч. определение СПб г. суда от ) показывает: суды встают на сторону работника при любом процедурном нарушении. Ведение документации «по форме», с соблюдением всех сроков и реквизитов — единственный способ защитить интересы работодателя.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. В сложных случаях рекомендуется обратиться к трудовому юристу.