Налог на доходы физических лиц (НДФЛ), один из ключевых налогов, который работодатель обязан исчислять, удерживать и перечислять в бюджет с доходов своих сотрудников․ Программа 1С:Бухгалтерия 8․3 позволяет автоматизировать этот процесс, однако для корректного расчета необходимо правильно выполнить первоначальные настройки и понимать логику работы программы․ В данной статье мы подробно рассмотрим, как организовать учет и провести начисление НДФЛ в 1С:Бухгалтерия․
Общие сведения об НДФЛ
НДФЛ, известный также как подоходный налог, обязаны уплачивать все граждане России с получаемых ими доходов․ С трудовых доходов налог удерживает и перечисляет работодатель, выступающий в роли налогового агента․ Это правило распространяется как на трудовые, так и на гражданско-правовые договоры․
Начиная с 2025 года НДФЛ рассчитывается по прогрессивной пятиступенчатой шкале ставок в зависимости от совокупного годового дохода работника, где максимальная ставка достигает 22%․ Программа 1С автоматически отслеживает накопленный доход сотрудника с начала года и применяет соответствующую ставку․
Также стоит учитывать важные изменения законодательства:
- повышена максимальная сумма материальной помощи при рождении ребенка (усыновлении/опеке), не облагаемая НДФЛ и страховыми взносами, — теперь она составляет до 1 000 000 рублей на одного ребенка (ранее — 50 000 рублей);
- с сентября 2026 года уведомления об исчисленном НДФЛ можно подавать заранее — несколько уведомлений сразу авансом, что особенно удобно для небольших организаций;
- списание НДФЛ с единого налогового счета происходит не позднее 2-го дня, следующего за днем окончания истекшего периода, или в течение 3-х дней после формирования положительного сальдо․
Шаг 1․ Первоначальные настройки учета НДФЛ
В 1С:Бухгалтерии 8 НДФЛ преимущественно рассчитывается документами учета зарплаты, поэтому перед началом работы необходимо проверить настройки зарплатного блока․
Настройка применения стандартных вычетов
Перейдите в меню «Главное — Настройки, Налоги и отчеты»․ Здесь организация указывает способ учета стандартных налоговых вычетов сотрудников:
- Нарастающим итогом, вычеты учитываются с начала года․ Если в каком-то месяце не было выплат, вычет за этот месяц будет предоставлен в следующем периоде;
- В пределах месячного дохода — вычет предоставляется только в том месяце, в котором есть доход․
Налоговые вычеты — это законный способ уменьшить подоходный налог․ Стандартные вычеты предоставляются ежемесячно․ Если они не предоставлялись или были предоставлены частично, по завершении налогового периода ФНС осуществляет перерасчет на основании поданной декларации и подтверждающих документов (пункт 1 статьи 218 НК РФ)․
Шаг 2․ Регистрация заявлений на вычеты
Для регистрации прав сотрудников на вычеты создайте документ «Заявление на вычеты по НДФЛ»․ Это можно сделать двумя способами:
- через раздел «Зарплата и кадры — НДФЛ — Заявления на вычеты»;
- через карточку сотрудника: «Зарплата и кадры — Сотрудники», поле «Налог на доходы»․
В документе указываются виды вычетов (на детей, на самого работника и др․), количество детей и период применения․
Важно: стандартный вычет на детей предоставляется до того месяца, в котором совокупный доход работника с начала года превысит установленный лимит․ После этого программа самостоятельно прекратит применение вычета для данного сотрудника — никаких дополнительных действий от бухгалтера не потребуется․
Имущественные вычеты
Работник также вправе получить имущественный вычет через работодателя․ Например, при приобретении недвижимости и подтверждении права на вычет в ФНС бухгалтер обязан внести уведомление в программу и применять вычет при расчете НДФЛ․
Обратите внимание: неиспользованный остаток имущественного вычета не переносится автоматически на следующий год․ Чтобы продолжить использование вычета, работнику необходимо повторно получить уведомление в налоговой инспекции и предоставить его работодателю․
Шаг 3․ Начисление НДФЛ при расчете зарплаты
Основной документ, в котором происходит начисление НДФЛ, — «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры — Все начисления»)․ Порядок действий следующий:
- Создайте документ «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц․
- Заполните список сотрудников (вручную или кнопкой «Заполнить»)․
- Программа автоматически рассчитает начисления, НДФЛ и страховые взносы․
- Проверьте расчет налога на вкладке «НДФЛ»: здесь отображаются налоговая база, примененные вычеты, ставка и сумма исчисленного налога․
- Проведите документ․
При проведении документа формируются проводки, в т․ч․:
- Дт 26 (20, 44 и др․), Кт 70, начислена заработная плата;
- Дт 70 — Кт 68․01 — удержан НДФЛ с доходов сотрудников․
Шаг 4․ Удержание НДФЛ при выплате дохода
НДФЛ удерживается в момент фактической выплаты дохода сотруднику․ В программе это происходит при проведении документов выплаты:
- «Ведомость в банк» — при выплате на зарплатные карты;
- «Ведомость в кассу», при выплате через кассу;
- «Ведомость на счета» — при выплате на произвольные счета․
При проведении ведомости программа регистрирует факт удержания налога и формирует данные для уведомления об исчисленных суммах НДФЛ․
Шаг 5․ Перечисление НДФЛ в бюджет
С введением единого налогового платежа НДФЛ перечисляется на единый налоговый счет․ Для этого в программе выполняются следующие действия:
- Сформируйте уведомление об исчисленных суммах НДФЛ (раздел «Операции» или «Отчетность, справки»)․ Уведомление подается до 25 числа текущего месяца и до 3 числа следующего месяца․ С уведомления можно отправлять заранее авансом․
- Создайте платежное поручение на пополнение единого налогового счета․
- Если фактические суммы НДФЛ отличаются от предварительных, отправьте уточняющее уведомление в обычный срок․
Контроль и проверка расчетов
Для контроля правильности учета НДФЛ в 1С:Бухгалтерия предусмотрены специальные отчеты:
- «Регистр налогового учета по НДФЛ» — детальная информация по доходам, вычетам и налогу;
- «Анализ НДФЛ по месяцам» — сводная информация в разрезе периодов;
- «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника»;
- «6-НДФЛ» — расчет для сдачи в налоговую инспекцию;
- оборотно-сальдовая ведомость по счету 68․01 — для сверки расчетов с бюджетом․
Типичные ошибки и рекомендации
- Не заведены заявления на вычеты — налог будет завышен․ Проверяйте наличие заявлений у сотрудников с детьми․
- Неверная дата выплаты дохода — влияет на период удержания налога и данные отчета 6-НДФЛ․
- Неактуальная версия программы — своевременно обновляйте конфигурацию, чтобы учитывать изменения законодательства (прогрессивную шкалу ставок, новые лимиты вычетов)․
- Ручная корректировка проводок — может привести к расхождениям между бухгалтерским и налоговым учетом․ Используйте штатные документы․
Начисление НДФЛ в 1С:Бухгалтерия 8․3 — это автоматизированный процесс, который при правильной первоначальной настройке требует от бухгалтера минимальных усилий․ Ключевые моменты: корректная настройка способа применения вычетов, своевременная регистрация заявлений сотрудников, правильное оформление документов начисления и выплаты зарплаты, а также регулярный контроль расчетов с помощью специализированных отчетов․ Соблюдение этих правил позволит избежать ошибок, пеней и претензий со стороны налоговых органов․