Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — один из ключевых реквизитов, который работодатель запрашивает при трудоустройстве сотрудника․ Он необходим для корректной уплаты НДФЛ, подачи отчётности и оформления кадровых документов․ Но что делать, если работник не предоставил свидетельство о постановке на налоговый учёт или есть сомнения в достоверности указанного номера? Разберёмся, как проверить ИНН сотрудника на официальном сайте ФНС России․

Зачем работодателю проверять ИНН сотрудника

Работодатель выступает налоговым агентом по НДФЛ, поэтому ошибка в ИНН может привести к серьёзным последствиям:

• некорректное отражение данных в отчётности 6-НДФЛ и справках о доходах;
• проблемы с зачётом уплаченных налогов на счёт сотрудника;
• штрафы за предоставление недостоверных сведений;
• сложности при оформлении налоговых вычетов для работника․

Кроме того, проверка ИНН помогает убедиться, что сотрудник вообще состоит на учёте в налоговых органах, а предоставленные им документы подлинные․

Способ 1․ Сервис «Узнать ИНН» на сайте ФНС

Самый простой и официальный способ — воспользоваться бесплатным сервисом на сайте Федеральной налоговой службы․

Пошаговая инструкция

1. Откройте сайт ФНС — nalog․gov․ru․
2. Найдите сервис «Узнать ИНН» в разделе электронных сервисов для физических лиц․
3. Заполните анкету, указав данные сотрудника:
   • фамилию, имя и отчество;
   • дату рождения;
   • вид документа, удостоверяющего личность (обычно паспорт гражданина РФ);
   • серию, номер и дату выдачи документа․
4. Введите код с картинки (капчу) и отправьте запрос․
5. Получите результат — если человек состоит на налоговом учёте, система покажет его ИНН․

Важно: запрашивать ИНН другого человека следует только с его согласия, поскольку паспортные данные относятся к персональным данным, обработка которых регулируется Федеральным законом № 152-ФЗ;

Способ 2․ Выписка из ЕГРН с визуализированной электронной подписью

В обновлённой версии сервиса ФНС работодатель может сформировать выписку из Единого государственного реестра налогоплательщиков, содержащую сведения о присвоенном ИНН․ Такая выписка заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью налогового органа и имеет визуализированное отображение подписи․

Как напоминает ФНС, электронная выписка, заверенная усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначна выписке на бумажном носителе, подписанной собственноручной подписью должностного лица и заверенной печатью налогового органа․ Это удобно, когда требуется официальное подтверждение ИНН для кадрового дела․

Способ 3․ Личный кабинет налогоплательщика и Госуслуги

Если сотрудник хочет самостоятельно узнать свой ИНН и передать его работодателю, он может:

• Войти в личный кабинет на lkfl․nalog․ru, ИНН отображается на главной странице сразу после авторизации (через Госуслуги или по логину и паролю ФНС);
• Воспользоваться порталом Госуслуг — в разделе налоговых сервисов доступна услуга получения сведений об ИНН;
• Обратиться в любую налоговую инспекцию лично с паспортом․

Что делать, если ИНН не найден

Если сервис выдал ответ, что сведения об ИНН отсутствуют, возможны следующие причины:

1. Ошибка при вводе данных — проверьте правильность написания ФИО, даты рождения и паспортных данных․
2. Смена паспорта, сотрудник мог получить ИНН по старому документу․ Попробуйте указать прежние паспортные данные․
3. ИНН действительно не присвоен — в этом случае сотруднику нужно подать заявление о постановке на учёт через сайт ФНС, МФЦ или налоговую инспекцию․ Свидетельство оформляется бесплатно;

Правовые аспекты проверки

При проверке ИНН сотрудника работодателю следует помнить о нескольких важных моментах:

• паспортные данные — это персональные данные, поэтому на их обработку требуется согласие работника;
• отсутствие ИНН не является основанием для отказа в приёме на работу — трудовой договор заключается без обязательного указания этого реквизита;
• ФНС в своих разъяснениях (в частности, письмо от № КВ-4-14/9532) подтверждает право работодателя самостоятельно проверять наличие ИНН у работника через официальные сервисы․

Проверить ИНН сотрудника на сайте ФНС можно бесплатно и за несколько минут — достаточно знать ФИО, дату рождения и паспортные данные работника․ Для официального подтверждения удобно использовать выписку из ЕГРН с усиленной квалифицированной электронной подписью, которая приравнивается к бумажному документу․ Регулярная проверка реквизитов сотрудников помогает работодателю избежать ошибок в налоговой отчётности и штрафных санкций․