Сотрудничество с самозанятыми (плательщиками НПД — налога на профессиональный доход) стало стандартом для многих бизнесов и частных заказчиков. Ключевым документом, фиксирующим факт оказания услуг или выполнения работ и служащим основанием для оплаты и расчета налога, является Акт выполненных работ (оказанных услуг).
Хотя законодательство (ст. 753 ГК РФ, ФЗ-422 «О проведении эксперимента по установлению особого налогового режима «Налог на профессиональный доход»») не устанавливает строгой унифицированной формы акта для самозанятых, игнорирование правил его составления чревато рисками: от отказа банка в перечислении средств до претензий ФНС у заказчика (если он, налоговый агент) и проблем с подтверждением расходов по налогу на прибыль.
Юридическая природа и обязательность акта
Обязателен ли акт по закону?
Прямого требования в НК РФ или ФЗ-422 иметь именно «Акт» для каждой сделки нет. Однако:
- ГК РФ (ст. 753, 754): Подрядчик обязан сдать, а заказчик — принять результат работы. Акт — это основной документ приема-сдачи.
- ФЗ-422 (ст. 4, п. 2): Самозанятый обязан выдать заказчику чек (через приложение «Мой налог») в день получения дохода. Чек формируется на основании данных о сделке.
- Бухучет заказчика (ПБУ 10/99, ФСБУ 26/2020): Для списания затрат и подтверждения ВАТ (если применимо) у юрлица/ИП на ОСНО/УСН «Доходы-Расходы» нужен первичный документ (Акт + УПД/Счет-фактура).
Обязательные реквизиты акта (по ст. 9 НК РФ и ст. 169 НК РФ для УПД)
Чтобы документ имел юридическую силу и прошел проверку, он должен содержать:
- Наименование документа: «Акт выполненных работ» или «Акт оказанных услуг».
- Дата составления (обычно дата подписания/приема-сдачи).
- Номер документа (сквозная нумерация за год).
- Полные данные сторон:
- Заказчик: Наименование (ФИО для ИП/физлица), ИНН, КПП (для юрлиц), адрес, банковские реквизиты.
- Исполнитель (Самозанятый): ФИО полностью, ИНН, статус «Самозанятый / Плательщик НПД», адрес регистрации (или место жительства), телефон/email для связи.
- Ссылка на основание: Номер и дата Договора (Договор подряда / Договор возмездного оказания услуг), номер и дата Дополнительного соглашения (если есть).
- Перечень работ/услуг: Табличная часть с колонками:
- Наименование работы/услуги (как в договоре/перечне).
- Единица измерения (шт., час, кв.м, услуга).
- Объем/Количество.
- Цена за единицу.
- Стоимость (без НДС).
- Сроки и порядок оплаты: Номер счета/карты для перевода, срок оплаты (например, «в течение 5 рабочих дней со дня подписания акта»).
- Подписи сторон: Расшифровка подписей (ФИО). Для самозанятого — личная подпись. Для заказчика — подпись уполномоченного лица (директора или лица по доверенности) с печатью (если печать есть у юрлица/ИП).
Особенности заполнения для НПД (Налог на профессиональный доход)
Указание статуса
В шапке акта в реквизитах исполнителя обязательно укажите: «Плательщик налога на профессиональный доход (самозанятый)». Это сигнал заказчику, что:
- НДС не выделяется.
- Заказчик НЕ является налоговым агентом по НДФЛ/страховым взносам (если заказчик — ИП/юрлицо, он не удерживает 13%/30% и не платит взносы за самозанятого).
- Самозанятый сам платит 4% (физлица) или 6% (юрлица/ИП) от полученной суммы.
Связь с приложением «Мой налог»
После подписания акта и получения денег (или возникновения права на получение — по начислению) самозанятый обязан выставить чек в приложении «Мой налог» к концу календарного дня получения дохода.
Важно: Данные в чеке (наименование услуги, сумма, ИНН заказчика) должны в точности совпадать с данными в Акте. Расхождения — частая причина вопросов у ФНС.
Универсальный передаточный документ (УПД)
С года (согласно изменениям в НК РФ) для подтверждения расходов по налогу на прибыль и ВАТ заказчики-организации все чаще требуют не просто Акт, а УПД в установленной форме (Приказ ЕНСД № ЕД-7-26/…).
Самозанятый МОЖЕТ выставить УПД вместо Акта+Счета, если это предусмотрено договором. В УПД заполняются те же реквизиты, но с кодами валют, единиц измерения (ОКЕИ) и признаками способа расчета. Для самозанятого это не обязательно, но удобно для крупных заказчиков.
Пошаговая инструкция: от договора до чека
- Заключите Договор. Обязательно в письменной форме (простой письменной). В договоре пропишите: предмет, цену, сроки, порядок приема-сдачи (подписание Актов), реквизиты сторон, статус исполнителя — «Самозанятый».
- Выполните работу / Окажите услугу.
- Подготовьте Акт. Заполните по образцу (см. ниже). Распечатайте в 2 экземплярах (по одному на сторону).
- Встреча приема-сдачи. Проверьте качество/объем. Подпишите оба экземпляра. Дата подписания = дата передачи результата = дата возникновения дохода у самозанятого (для кассового метода учета НПД).
- Оплата. Заказчик переводит деньги на карту/счет самозанятого (указанные в Акте/Договоре). Назначение платежа: «Оплата по Акту № [Номер] от [Дата] по Договору № [Номер]».
- Выставление чека (Самозанятый). В приложении «Мой налог» → «Новый чек» → Тип: «Услуги/Работы» → Выбор заказчика (по ИНН или вручную) → Ввод наименования и суммы → «Выставить чек». PDF-чек отправить заказчику (WhatsApp, email, мессенджеры).
- Архивирование. Обе стороны хранят подписанный Акт (оригинал или скан с ЭЦП/факсимиле, если согласовано) минимум 4-5 лет (срок давности/проверки).
Типовая структура акта (Пример заполнения таблицы)
| № п/п | Наименование работы / услуги | Ед. изм. | Кол-во | Цена за ед., руб. | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Разработка дизайн-макета лендинга (по ТЗ от ) | шт. | 1 | 30 000,00 | 30 000,00 |
| 2 | шт. | 1 | 20 000,00 | 20 000,00 | |
| Всего к оплате (НДС не облагается): | 50 000,00 | ||||
| Пятьдесят тысяч рублей 00 копеек. НДС не облагается (исполнитель — плательщик НПД). | |||||
Электронный документооборот (ЭДО) и ЭЦП
В 2026 году большинство компаний переходит на безбумажку. Для самозанятого это удобно и безопасно:
- Квалифицированная ЭЦП (КЭП): Самозанятый может получить КЭП на ФНС или у аккредитованных УЦ (стоимость ~1500-3000 руб/год); Подписание Акта КЭП приравнивает его к бумажному с живой подписью (ст. 6, 11 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
- ЭДО-операторы (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО): Заказчик присылает Акт на подпись в личном кабинете. Самозанятый подписывает КЭП за минуту. Оригиналы не нужны.
- Факсимиле / Скан подписи: Допустимо только если прямо прописано в Договоре (п. 2 ст. 160 ГК РФ, допускается использование факсимиле по соглашению сторон). Без пункта в договоре — риск оспаривания.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как правильно |
|---|---|---|
| Не указан статус «Самозанятый/НПД» в реквизитах | Заказчик может ошибочно удержать НДФЛ/взносы или выделить НДС | Писать крупно: «Исполнитель: Иванов И.И., ИНН 77…, Плательщик НПД» |
| Выделение НДС в строке суммы (напр., «в т.ч. НДС 20%») | Ошибка в учете заказчика, вопросы ФНС у самозанятого | Писать: «НДС не облагается» / «Без НДС». Сумма = чистая к оплате. |
| Расхождение наименования в Акте и в Чеке «Мой налог» | Невозможность зачесть расходы заказчику, риск штрафа самозанятому (ст. 126 НК РФ) | Копировать название 1-в-1 из Акта в приложение при выставлении чека. |
| Отсутствие ссылки на Договор | Акт может быть признан недействительным (нет основания) | Обязательно: «По Договору подряда № 123 от » |
| Подпись не уполномоченного лица заказчика без доверенности | Акт не имеет силы, заказчик может не заплатить | Проверять доверенность у менеджера/бухгалтера заказчика. |
| Позднее выставление чека (не в день получения денег) | Штраф 20% от суммы чека (п. 6 ст. 126 НК РФ) за несвоевременную выдачу | Выставлять чек в день поступления денег на карту/счет (кассовый метод). |
Сроки хранения документов
- Самозанятый: Хранить Акты (оригиналы/сканы с ЭЦП) и копии чеков минимум 4 года (срок налоговой проверки по НПД) или до окончания проверки.
- Заказчик (Организация/ИП): Хранить в составе первичной учетной документации минимум 5 лет со дня следующего за отчетным годом (ст. 29 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»).
Чек-лист перед отправкой акта заказчику
- [ ] Наименование: «Акт выполненных работ / оказанных услуг».
- [ ] Номер и Дата (актуальные).
- [ ] Реquisites Заказчика (ИНН, КПП, адрес, банк) — верные.
- [ ] Реquisites Исполнителя (ФИО, ИНН, статус «НПД», адрес, телефон, банк) — верные.
- [ ] Ссылка на Договор (№, дата).
- [ ] Таблица: Наименование, Ед.изм, Кол-во, Цена, Сумма — совпадают с Договором/Сметой.
- [ ] Фраза «НДС не облагается» присутствует.
- [ ] Реквизиты для оплаты (Карта/Счет) — верные, совпадают с Договором.
- [ ] Подписи двух сторон с расшифровкой (Или КЭП в ЭДО).
- [ ] Печать заказчика (если есть у юрлица/ИП и предусмотрена уставом/договором).
Грамотно составленный Акт выполненных работ, это не просто бюрократия, а ваша финансовая и юридическая безопасность. Для самозанятого он является основанием для честного уплаты 4/6% налога и защитой от претензий «незаконного предпринимательства». Для заказчика — основанием для списания расходов и защиты от рисков переквалификации отношений в трудовые.
Используйте типовые шаблоны (доступны в «Мой налог», на сайте ФНС, в сервисах ЭДО), заполняйте их внимательно, не забывайте про фразу «НДС не облагается» и выставляйте чеки вовремя. Это залог спокойной работы на специальном режиме НПД в 2026 году и далее.
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Законодательство может меняться. Для решения конкретных спорных вопросов обращайтесь к профессиональным юристам или налоговым консультантам.