Отпускные — это выплата, которую работодатель обязан перечислить сотруднику перед его ежегодным оплачиваемым отпуском. Ошибки в расчёте или нарушение сроков выплаты грозят компании штрафами и претензиями со стороны работников и трудовой инспекции. Разберёмся, как правильно оформить и выплатить отпускные.
Что такое отпускные и когда их выплачивают
За каждый день отпуска работнику выплачивается средний дневной заработок. Согласно Трудовому кодексу РФ, отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Нарушение этого срока влечёт административную ответственность и обязанность выплатить работнику компенсацию за задержку.
Определяем расчётный период
Расчётный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, если отпуск начинается в июне, расчётный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего.
Из расчётного периода исключаются дни, когда работник:
- находился в командировке;
- был в отпуске (в т.ч. без сохранения зарплаты);
- находился на больничном;
- по другим причинам освобождался от работы с сохранением среднего заработка.
Какие выплаты включаются в расчёт
В средний заработок включаются:
- зарплата за отработанные дни (оклад, тарифная ставка, сдельная оплата);
- премии — в особом порядке, установленном Положением № 922;
- надбавки и доплаты за условия труда, стаж, классность.
Не включаются в расчёт:
- отпускные за предыдущие отпуска;
- оплата дней командировки;
- больничные пособия;
- материальная помощь;
- другие выплаты за неотработанные дни.
Формула расчёта отпускных
Средний дневной заработок рассчитывается так:
Средний дневной заработок = Заработок за расчётный период / Количество отработанных дней
За каждый полностью отработанный месяц учитывается 29,3 дня — это среднемесячное количество календарных дней. За не полностью отработанный месяц количество дней считается по формуле:
(Календарные дни месяца − исключаемые дни) / Календарные дни месяца × 29,3
Отпускные = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска
Пример расчёта
Работник уходит в отпуск с на 14 дней. За расчётный период с по ему начислены зарплата 450 000 руб., отпускные 34 000 руб. и больничный 8 257 руб. Работник был в отпуске 14 дней в июле 2023 года и болел 7 дней в феврале 2024 года.
- Полностью отработаны 10 месяцев: 10 × 29,3 = 293 дня.
- Июль 2023: (31 − 14) / 31 × 29,3 = 16,07 дня.
- Февраль 2024: (29 − 7) / 29 × 29,3 = 22,23 дня.
- Общее количество дней: 293 + 16,07 + 22,23 = 331,3 дня.
- База для расчёта, 450 000 руб. (отпускные и больничные не включаются).
- Средний дневной заработок: 450 000 / 331,3 = 1 358,29 руб.
- Сумма отпускных: 1 358,29 × 14 = 19 016,06 руб.
Особые ситуации
Повышение окладов
Если оклады повышены во всей организации или подразделении, средний заработок индексируется. Коэффициент равен окладу после повышения, делённому на оклад до повышения. Если повышение произошло во время отпуска, доплата производится только за дни с даты повышения.
Отсутствие заработка в расчётном периоде
Если в расчётном периоде заработка не было, берутся предыдущие 12 месяцев. Если отпуск предоставлен в первый месяц работы, расчёт ведётся из выплат за этот месяц, а при их отсутствии — из оклада или тарифной ставки.
Сравнение с МРОТ
Оплата за каждый день отпуска не может быть меньше среднего дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. Если фактический заработок ниже, отпускные считаются исходя из МРОТ. При неполном рабочем времени МРОТ корректируется пропорционально.
Отпуск в рабочих днях
Для отдельных категорий работников (например, при срочных договорах до 2 месяцев) отпуск предоставляется в рабочих днях. Тогда заработок делится на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.
Налоги и взносы
С суммы отпускных удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы. НДФЛ перечисляется в бюджет в общие сроки, установленные для налогового агента.
Правильный расчёт отпускных требует внимательности: нужно корректно определить расчётный период, исключить неучитываемые дни и выплаты, применить коэффициент 29,3 и не забыть про индексацию и сравнение с МРОТ. Соблюдение срока выплаты — не позднее чем за 3 дня до отпуска, убережёт работодателя от штрафов и споров с работниками.