Понятие «административный отпуск» в трудовом праве не закреплено официально. На практике под ним чаще всего понимают отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет), предоставляемый по желанию работника в связи с семейными обстоятельствами или иными причинами (ст. 128 ТК РФ), а также ежегодный оплачиваемый отпуск, оформляемый по общему правилам. Для директора (генерального директора) процедура оформления имеет свою специфику, связанную с тем, кто является его работодателем (учредители, совет директоров) и кем подписываются приказы.

В этой статье подробно разберем, как оформить оба вида отпуска директору в 2026 году, какие документы нужны, кто их подписывает и как избежать ошибок при проверках.

Виды отпусков для директора: в чем разница

Прежде чем готовить документы, определитесь с основанием:

• Ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114, 115 ТК РФ) — право каждого работника, включая директора. Обязателен к предоставлению ежегодно. Оплачивается средним заработком.
• Отпуск без сохранения заработной платы (административный, за свой счет — ст. 128 ТК РФ) — предоставляется по письменному заявлению работника на определенные основания (рождение ребенка, регистрация брака, смерть близких родственников, по уважительным причинам, по соглашению сторон). Не оплачивается, в стаж для очередного отпуска включается не более 14 календарных дней.

Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска директору

Нужно ли заявление?

Согласно судебной практике и разъяснениям Роструда, генеральному директору не обязательно писать заявление на ежегодный отпуск. Достаточно приказа (распоряжения) об его предоставлении. Однако во многих компаниях для единообразия документационного потока директора пишут заявления — это не ошибка, но не жесткое требование закона;

График отпусков, обязательный этап

Независимо от формы собственности и штата, отпуск директора обязательно нужно отобразить в графике отпусков на текущий год. График утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года и знакомится с ним директор под роспись.

Приказ о предоставлении отпуска (Форма Т-6 или Т-6а)

Для оформления применяются унифицированные формы:

• Форма Т-6 — на одного работника.
• Форма Т-6а — если в отпуск уходит группа сотрудников (для директора используется редко, но допустимо).

Работодатель вправе использовать свой бланк приказа, разработанный в рамках учетной политики (своей формы), если в нем есть все обязательные реквизиты (ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»).

Кто подписывает приказ?

Это самый частый вопрос. Подписывает уполномоченное лицо по уставу, доверенности или приказу.

1. Несколько учредителей / есть Совет директоров: Приказ подписывает Председатель Совета директоров или уполномоченный учредитель (на основании протокола решения учредителей/Совета).
2. Единственный учредитель (физлицо): Подписывает сам учредитель (решение учредителя №…).
3. Единственный учредитель, юрлицо: Подписывает уполномоченное лицо учредителя (гендиректор учредителя или лицо по доверенности).
4. Директор = Единственный учредитель: Он подписывает приказ сам. Важно: В приказе он ставит подпись в двух графах: «Руководитель организации» и «С приказом ознакомлен».

Сроки и передача обязанностей

• Приказ издается не позднее чем за 14 дней до начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
• Обязательно оформите приказ о временном исполнении обязанностей директора (в произвольной форме или по форме Т-6 с пометкой «временно исполняет обязанности») на другого сотрудника (заместителя, коммерческого директора) с указанием доплаты или перевода на другую ставку.
• За 3 дня до начала отпуска произведите начисление отпускных (ст. 136 ТК РФ).

Оформление административного отпуска (без сохранения ЗП) директору

Основания (ст. 128 ТК РФ)

Закон делит основания на две группы:

• Обязательные (работодатель не может отказать): участникам ВОВ, труженикам тыла, пенсионерам по возрасту (до 14 дней), инвалидам (до 60 дней), работникам при рождении ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников (до 5 дней).
• По соглашению сторон: любые иные личные обстоятельства. Здесь работодатель (учредители) имеет право отказать.

Порядок оформления

1. Заявление директора. В отличие от ежегодного, здесь заявление обязательно. В нем указывается: «Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с [дата] по [дата] (всего [число] календарных дней) в связи с [основание]»;
2. Решение учредителей / Протокол Совета директоров. Если основание не из обязательного списка (ст. 128 ТК РФ), учредители должны принять решение о предоставлении отпуска. Если основание обязательное — достаточно приказа на основании заявления.
3. Приказ о предоставлении отпуска. Оформляется по форме Т-6 (или Т-6а) или на бланке организации. Основание: «На основании заявления от [дата] №..; / Решения учредителей от [дата] №…». Вид отпуска: «Без сохранения заработной платы».
4. Приказ о передаче обязанностей. Аналогично ежегодному отпуску.

Особенности расчета срока

Срок административного отпуска считается в календарных днях. В трудовой книжке (или СТД-Р) запись делается: «Предоставлен отпуск без сохранения заработной платы на … календарных дней». В стаж непрерывной работы (для очередного ежегодного отпуска) включается не более 14 дней такого отпуска в рабочем году (ст. 121 ТК РФ).

Специфика для Генерального директора / Единственного учредителя

Если Генеральный директор является единственным учредителем (участником) ООО:

1. Он самостоятельно принимает Решение единственного участника о предоставлении себе отпуска (ежегодного или административного).
2. На основании Решения издает Приказ (формы Т-6 или своей формы).
3. В Приказе проставляет две подписи: в графе «Руководитель организации» и в графе «С приказом ознакомлен».
4. Обязательно оформляет приказ о передаче обязанностей временно исполняющему лицу (если такой есть в штате) или фиксирует факт отсутствия в Решении/Приказе.

Хранение документов: сроки в 2026 году

Согласно Росархиву (Приказ Минкультуры РФ от № 2364), приказы о предоставлении отпусков (и ежегодных, и без сохранения ЗП) относятся к документам со сроком хранения:

• 75 лет — если приказа изданы до 1 января 2003 года.
• 50 лет, если приказа изданы после 1 января 2003 года.

Храните их в делах кадра или в едином деле «Приказы по основной деятельности».

Типовые ошибки и риски при проверках

Образец структуры приказа (Форма Т-6 / Своя форма)

Реквизиты приказа (обязательные):

1. Наименование организации.
2. Название документа: «ПРИКАЗ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА».
3. Дата и номер.
4. Город составления.
5. Основание: «На основании заявления от № 15 / Решения учредителей от № 1 / Графика отпусков на 2026 год».
6. Текст приказа:
   • «Предоставить Генеральному директору Иванову И.И. ежегодный оплачиваемый основной отпуск за 2025 рабочий год продолжительностью 28 календарных дней с по включительно».
   • ИЛИ: «Предоставить Директору Петрову П.П. отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 10 календарных дней с по включительно в связи с рождением ребенка».
7. Пункт о передаче обязанностей: «Временами исполнять обязанности Генерального директора назначить Заместителя генерального директора Сидорова С.С. на период с по с выплатой доплаты в размере разницы окладов (или без выплаты доплаты — по согласованию)».
8. Контроль за исполнением (кто контролирует: учредитель / бухгалтерия).
9. Подпись уполномоченного лица (учредителя/председателя СД) с расшифровкой;
10. Подпись директора в графе «С приказом ознакомлен» с датой.

Чек-лист HR-специалиста перед уходом директора в отпуск

• [ ] График отпусков на год утвержден и подписан директором.
• [ ] Подготовлен проект приказа (Т-6 / своя форма).
• [ ] Получено заявление (для адм. отпуска — обязательно; для ежегодного — по желанию/политике компании).
• [ ] Получено решение учредителей / Протокол Совета директоров (если директор не единственный учредитель).
• [ ] Приказ подписан уполномоченным лицом (НЕ самим директором, если он не единственный учредитель);
• [ ] Директор ознакомлен с приказом под роспись (за 14 дней до начала).
• [ ] Издан приказ о временном исполнении обязанностей директора (с правом подписи договоров, платежек, кадровых документов).
• [ ] Бухгалтерия уведомлена для начисления отпускных (за 3 дня) или расчета зарплаты с учетом невыходов (для адм. отпуска).
• [ ] Сделаны записи в табеле учета рабочего времени (код «ОТ» или «ОД» / «Б» / «НВ» в зависимости от ПО).
• [ ] Документы сшиты в дело и переданы на хранение.

Главное правило при оформлении любого отпуска директору — разделение полномочий. Директор не может быть одновременно и работодателем (подписывающим приказ), и работником (уходящим в отпуск), если он не является единственным учредителем. Всегда основывайтесь на Уставе, Графике отпусков и решениях высшего органа управления (Общего собрания / Совета директоров). Своевременное оформление приказа о передаче полномочий спасет компанию от паралича управления в период отсутствия руководителя.

Статья подготовлена на основе актуального ТК РФ, разъяснений Роструда и судебной практики на 2026 год. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.