С 1 января 2023 года Пенсионный фонд РФ (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединены в Социальный фонд России (СФР). Однако граждане по инерции продолжают искать информацию по старому названию. Эта статья актуализирует процедуру получения справки о заработке с учетом текущего законодательства и названия ведомства.

Зачем нужна справка о заработной плате?

Основное назначение документа, подтверждение заработка за периоды, которые не отражены в индивидуальном личном счете (ИЛС) в СФР. Чаще всего это требуется для:

• Расчета страховой пенсии по старости: если у СФР нет данных о заработке до 2002 года (за 5 последовательных лет до 2002 г. или за любой период до 1991 г.).
• Подтверждения страхового стажа: когда работодатель не передал сведения (форма ЕДВ-1 / СЗВ-СТАЖ) или передал их с ошибками.
• Назначения пособий: по временной нетрудоспособности, беременности и родам (если расчетный период попадает на годы до 2010–2011 гг.).
• Судебных споров: как доказательство стажа и заработка при оспаривании решений СФР.

Какой бланк справки используется в 2026 году?

Единого утвержденного федеральным законом бланка на все случаи жизни не существует. Форма зависит от цели:

1. Для расчета пенсии (период до 2002 г.): используется форма «Справка о заработке (доходах) застрахованного лица», утвержденная приказом ПФР (ныне действует как форма СФР). В народе её часто называют «Справка в форме ПФР» или «Справка за 5 лет».
2. Для расчета пособий по нетрудоспособности/материнству (период до 2011 г.): заполняется согласно Приказу Минтруда и Минздрава РФ от N 247н/337н (форма 182н с доработками для старых периодов).
3. Для банков/виз (текущий доход): форма 2-НДФЛ или справка в свободной форме работодателя.

Важно: Для пенсии критически важны графы: оклады, премии, иные выплаты, суммы начисленных страховых взносов (в ПФР/ФСС) и периоды работы. Без указания базы взносов справка может быть признана недействительной СФР.

Где и как получить справку?

Вариант А: Действующий работодатель (ваше текущее место работы)

Обратитесь в кадровую службу или бухгалтерию. По ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать справку в течение 3 рабочих дней с момента письменного заявления. Отказ недопустим.

Вариант Б: Бывший работодатель (организация существует)

1. Напишите заявление на имя генерального директора (можно по почте с уведомлением о вручении или через личный кабинет на Госуслугах, если компания подключена к СЭД).
2. Укажите: ФИО, дату рождения, период работы, цель справки (для СФР/пенсии), адрес для отправки или способ получения.
3. Срок выдачи, те же 3 дня.

Вариант В: Организация ликвидирована или реорганизована

Документы передаются в архив или к правопреемнику. Алгоритм действий:

• Поиск правопреемника: проверьте на сайте ЕГРЮЛ (введите ИНН/ОГРН старой фирмы), в карточке будет запись о правопреемнике.
• Обращение в архив: если правопреемника нет, документы находятся в государственном архиве субъекта РФ (по месту регистрации фирмы) или в департаменте архивного дела администрации города/района.
• Заявление в архив: пишется на имя директора архива. Приложите копии паспорта, трудовой книжки (страницы с записями об этой работе), СНИЛС. Срок готовности, обычно до 30 дней (платная услуга, тарифы уточняйте в конкретном архиве);

Вариант Г: Индивидуальный предприниматель (ИП)

Если ИП действует, обращайтесь к нему напрямую. Если ИП закрыт — документы сдаются в архив (как для юрлиц) или хранятся у нотариуса (если ИП прекращал деятельность до 2015 г. и сдавал архив нотариусу). Сведения о месте хранения архива ИП можно узнать в налоговой инспекции (МИФНС) по месту регистрации ИП.

Получение справки через Госуслуги и Личный кабинет СФР (Электронный путь)

С 2023–2024 гг. многие справки формируются автоматически:

1. Зайдите в Личный кабинет СФР (lk.sfr.gov.ru) или через ЕСИА (Госуслуги).
2. Раздел: «Справки и выписки» → «Справка о заработке (доходах) для назначения пенсии».
3. Если данные есть в базе СФР (переданы работодателями через СЗВ-ТД / СЗВ-СТАЖ за 2019–2026 гг.), справка сгенерируется мгновенно с ЭЦП СФР.
4. Нюанс: Автоматически формируется справка только по периодам, за которые СФР получил сведения от работодателей. За советские периоды и 90-е (до внедрения индивидуального учета) в электронном виде получить не получится — только бумажный оригинал из архива/работодателя.

Правила заполнения справки для пенсии (ключевые моменты)

Если вы получаете справку у работодателя/архива для расчета пенсии (период до 2002 г.), проверьте обязательные реквизиты:

• Полное наименование организации (как в уставе/ЕГРЮЛ) и ИНН/КПП.
• Период работы: точное начало и конец (день, месяц, год).
• Заработок по годам: разбивка по календарным годам (не за весь период суммарно!).
• Структура заработка: оклад, премии, надбавки, районные коэффициенты — отдельно.
• Суммы начисленных взносов в ПФР/ФСС: за каждый год отдельно. Это главное подтверждение «белой» зарплаты.
• Подпись руководителя и главного бухгалтера (если есть штат), печать организации (если ставится).
• Дата выдачи и регистрационный номер исходящего документа.

Частая ошибка: указание только «на руки» суммы без взносов. Такая справка СФР не примет для расчета пенсионных коэффициентов.

Что делать, если работодатель отказывает или не отвечает?

1. Жалоба в ГИТ (Государственная инспекция труда): по факту нарушения ст. 62 ТК РФ (невыдача справки в срок). Штрафы на должностных лиц — до 5 000 руб., на юрлиц — до 50 000 руб.
2. Обращение в суд: иск о принуждении выдать справку (госпошлина не взимается по трудовым спорам). Судебный приказ или решение суда — основание для получения документа через приставов.
3. Обращение в СФР: напишите заявление в клиентскую службу СФР о том, что работодатель не передал сведения. СФР имеет право провести проверку работодателя (камеральную или выездную).

Сроки хранения документов и поиск архивов

Согласно Федеральному закону N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»:

• Личные дела работников (листки учета рабочего времени, табели, ведомости начисления зарплаты) хранятся 75 лет.
• Справочно-объяснительные записки, приказы о приеме/увольнении — 50–75 лет.

Даже если фирма закрыта 20 лет назад, документы обязаны лежать в архиве. Не верьте фразе «архив сгорел/утерян» без официального акта (свидетельства о несохранности fonds) из архивного учреждения. При наличии такого акта стаж доказывается через суды по свидетельским показаниям и косвенным документам (путевки, фото, медкнижки, письма).

Чек-лист: пошаговый алгоритм действий

1. Проверьте свой ИЛС в ЛК СФР / Госуслугах: есть ли «белые пятна» в стаже и заработке.
2. Определите период, за которым нужна справка (обычно 5 лет до 2002 г. или любой период до 1991 г.).
3. Установите текущий статус работодателя (ЕГРЮЛ, сайт налоговой).
4. Напишите заявление (образец есть на сайте СФР или в КонсультантПлюс/Гаранте).
5. Отправьте заявление: лично под роспись, почтой (ценным письмом с вложением), через СЭД/Госуслуги.
6. Получите справку, проверьте корректность заполнения (п. 5 выше).
7. Предоставьте оригинал в СФР (при личном обращении, через МФЦ или загрузите скан в ЛК СФР при электронном обращении за пенсией).

Частые вопросы (FAQ)

Нужна ли нотариальная заверка копии справки?

Для СФР обычно требуется оригинал справки. Нотариальная заверка копии нужна, если вы подаете документы через представителя или по почте/МФЦ, и оригинал у вас на руках остается. Лучше уточнить в конкретном клиентском сервисе СФР.

Можно ли заменить справку свидетельскими показаниями?

Только через суд и только если официально подтверждено, что документы не сохранились (актив архива о несохранности). Сами по себе показания свидетелей без суда для СФР не являются основанием для начисления пенсионных коэффициентов.

Считается ли заработок за работу по совместительству?

Да, если по нему платились страховые взносы в ПФР. Нужна отдельная справка с каждого места работы (основное и совместительство), если это разные работодатели.

А если зарплата была «в конверте» (без взносов)?

Справка с нулевыми или заниженными взносами не даст пенсионных коэффициентов (ИПК). Исправить прошлое нельзя (исключение, добровольное страхование самозанятых/ИП за прошлые годы по спец. программе, но сроки обычно истекли). Для текущего времени — только официальное оформление и «белая» зарплата;

Получение справки о заработке для СФР, процедура бюрократическая, но четко регламентированная. Главное, не откладывать сбор документов на преддверии пенсионного возраста. Проверьте свой ИЛС заранее, восстановите пропущенные периоды через архивы и бывших работодателей, используя право на получение копий документов в течение 3 дней (ст. 62 ТК РФ). В 2026 году максимально используйте электронные сервисы (ЛК СФР, Госуслуги) для получения справок по периодам с 2019 года — это сэкономит недели ожидания.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ, ФЗ-400, ФЗ-212, Приказы ПФР/СФР, Минтруда) и судебной практики на 2026 год. Информация носит справочный характер. Для решения конкретного вопроса рекомендуется консультация юриста или обращение в клиентскую службу СФР.