Архивная справка о трудовом стаже, это ключевой документ для подтверждения периодов работы, которые не отражены в трудовой книжке или электронной базе данных (например, работа до 1990-х годов, на ликвидированных предприятиях, в советское время). В 2025–2026 годах процесс получения этой услуги в Казахстане значительно упростился: теперь не обязательно лично ходить в архив. Ниже — подробная инструкция по всем способам получения справки.
Зачем нужна архивная справка?
- Оформление пенсии: для подтверждения стажа, дающего право на пенсию по возрасту или выслуге лет.
- Расчет пенсионных выплат: подтверждение заработной платы за определенные периоды (до 1998 года).
- Судебные споры: восстановление прав на социальные выплаты, льготы.
- Прием на работу: в структуры, требующие подтверждение непрерывного стажа (МВД, ВС, госслужба).
Где хранятся документы о трудовом стаже?
Перед подачей запроса важно понять, в каком архиве искать документы:
- Государственные архивы областей/городов республиканского значения — хранят фонды ликвидированных предприятий, колхозов, совхозов, организаций народного хозяйства.
- Специальный государственный архив МВД РК — документы по сотрудникам МВД, милиции, ГУВД.
- Архивы Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генпрокуратуры (КПСИСУ ГП РК) — документы по сотрудникам прокуратуры, судов, следственных органов.
- Ведомственные архивы крупных действующих предприятий (КазМунайГаз, Казахстан Темир Жолы и др.), если предприятие работает, архив у них.
- Центральный государственный архив недавней истории РК — фонды партийных, комсомольских органов, некоторых министерств.
Способы получения архивной справки (актуально на 2026 год)
Согласно изменениям, вступившим в силу в ноябре 2025 года (на основании информации НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан»), услуга доступна тремя каналами:
Онлайн через портал электронного правительства (eGov.kz) — самый удобный способ
Не требует личного визита. Результат приходит в личный кабинет или на e-mail.
Пошаговая инструкция:
- Зарегистрируйтесь/войдите на egov.kz (через ЭЦП, SMART ID или Mobile ID).
- В поиске услуг введите «Выдача архивных справок» или перейдите: Раздел «Документы» → «Апостилирование документов и архивные справки» → «Получение архивных справок».
- Выберите услугодателя (конкретный архив: областной, МВД, Генпрокуратуры и т.д.).
- Заполните электронную форму заявления:
- ФИО (текущие и на момент работы).
- ИИН.
- Период работы (с по).
- Название организации, город/район.
- Цель получения (пенсия, суд, личные нужды).
- Прикрепите сканы документов (см; список ниже).
- Подпишите заявление ЭЦП и отправьте.
- Оплатите госпошлину (если предусмотрена) через личный кабинет.
Важно: Если сведений в архиве нет, вы получите официальный письменный ответ об отсутствии документов (тоже в личном кабинете, подписанный ЭЦП уполномоченного лица).
Через Центры обслуживания населения (ЦОН)
Подходит, если нет ЭЦП или сложно разобраться с порталом.
- Приходите в любое отделение ЦОН (не обязательно по месту жительства).
- Оператор поможет оформить ЭЦП (при необходимости) и подать запрос в архив через eGov.
- Результат можно получить в том же ЦОН (распечатанный и заверенный печатью) или в личном кабинете eGov.
Напрямую в архиве (традиционный способ)
- Подача письменного заявления на имя директора архива.
- Можно отправить по почте (ценным бандеролем с вложенным конвертом для ответа) или принести лично.
- Сроки рассмотрения обычно дольше, чем по электронному запросу.
Необходимые документы для подачи запроса
Список может незначительно варьироваться в зависимости от архива, но базовый пакет:
- Заявление (электронное на eGov или бумажное в ЦОН/архиве).
- Копия удостоверения личности (паспорт гражданина РК или иного документа).
- Документы, подтверждающие смену ФИО (свидетельство о браке/разводе, решение суда) — если работа была под другим именем.
- Трудовая книжка (оригинал для предъявления, копии заполненных разворотов для оставления в архиве) — желательно для ускорения поиска.
- Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в архиве/ЦОН) — если запрос подает представитель.
- Квитанция об оплате госпошлины (если услуга платная для данной категории заявителя/архива).
Сроки и стоимость
| Параметр | Значение |
|---|---|
| Срок выдачи (электронный запрос / ЦОН) | До 10 календарных дней (согласно стандартам госуслуг на eGov). |
| Срок выдачи (написанный запрос в архив) | До 30 календарных дней (Закон РК «Об архивном деле и архивах»). |
| Госпошлина | Для пенсионеров и льготных категорий, бесплатно. Для остальных — по тарифам архива (обычно 0,5–1 МРП за справку, уточняйте у конкретного услугодателя). На eGop оплата производится онлайн. |
| Форма результата |
Особенности запросов в ведомственные архивы (МВД, Генпрокуратура)
На портале eGov.kz эти услуги представлены как отдельные подвиды:
- МВД: «Выдача архивных справок и/или копий архивных документов из Специального государственного архива МВД РК». Запрашиваются стаж, звание, награды, основание увольнения.
- Генпрокуратура (КПСИСУ): «Выдача архивных справок КПСИСУ ГП». Подтверждение работы в прокуратуре, суде, следствии.
Алгоритм действий идентичен: выбор услугодателя → заполнение формы → ЭЦП → ожидание результата в ЛК.
Что делать, если архив отвечает «Сведений нет»?
- Получите официальный ответ об отсутствии документов (он подписан ЭЦП архива).
- Обратитесь в суд с иском об установлении факта трудовой деятельности (ст. 276 ГПК РК). К иску приложите: ответ архива, копии трудовых книжек, свидетельские показания, бывшие коллеги, бытовые документы (фото, письма, медсправки за тот период).
- Судебное решение вступившее в законную силу — основание для начисления пенсии/стажа.
Запрос из-за границы
Гражданам РК, проживающим за рубежом, доступен только онлайн-способ через eGov.kz (требуется действующая ЭЦП на носителе или Mobile ID/SMART ID). Личный визит в консульство для подачи в архив не требуется. Результат придет в личный кабинет, его можно распечатать и заверить в консульстве при необходимости.
Чек-лист: как не ошибиться при подаче
- [ ] Уточните точное название организации (как оно звучало в год вашей работы) и адрес (город, район, область).
- [ ] Укажите максимально узкий период (месяц/год начала и конца), а не просто «работал в 80-х».
- [ ] Приложите копии всех заполненных страниц трудовой книжки, это главная подсказка для архивариуса (номера приказов, отделы).
- [ ] Если организация переименовывалась — укажите все известные названия.
- [ ] Проверьте правильность ИИН и контактного телефона/e-mail в профиле eGov.
На 2026 год получение архивной справки о трудовом стаже в Казахстане — это полностью оцифрованная государственная услуга. Рекомендуемый путь: подача заявления через портал eGov.kz с использованием ЭЦП. Это исключает очереди, потерю почты и сокращает срок до 10 дней. Если предприятие ликвидировано давно и архив не находит дело, не отчаивайтесь, официальный отрицательный ответ архива — это законное основание для обращения в суд об установлении факта трудовой деятельности.
Информация актуальна на 28 сентября 2026 г. Основана на данных портала eGov.kz, пресс-релизах НАО «ГК «Правительство для граждан» (ноябрь 2025) и законодательстве РК в сфере архивного дела и социального обеспечения.