Портал eОтиніш (eOtinish), это единая платформа электронных обращений граждан Республики Казахстан в государственные органы․ С его помощью можно не только пожаловаться или задать вопрос, но и заказать конкретные государственные услуги, включая получение архивных справок и копий архивных документов․ В данной статье мы подробно разберем пошаговый алгоритм действий, необходимые документы и нюансы оформления запроса․

Что такое архивная справка и зачем она нужна

Согласно действующим стандартам (ГОСТ), архивная справка — это официальный документ, оформленный на бланке архива, который содержит информацию по предмету запроса, архивные шифры и реквизиты хранения тех документов, на основании которых она составлена․ Она имеет юридическую силу и подтверждает факты, зафиксированные в архивных фондах․

• Основные виды справок: о заработной плате, о трудовом стаже, о награждении, о репрессиях, о факте рождения/смерти/брака (если записи утеряны в ЗАГСе), о месте жительства и др․
• Срок действия: как правило, неограничен, если иное не установлено законодательством для конкретного вида справки․

Подготовительный этап: что нужно иметь под рукой

Прежде чем переходить к оформлению обращения на портале, подготовьте следующие данные и файлы (в электронном виде, сканы или фото хорошего качества):

1. Документ, удостоверяющий личность: ИИН (Индивидуальный идентификационный номер) и паспорт гражданина РК (или иной документ, установленный законом)․
2. Документы, подтверждающие факт работы/события за запрашиваемый период: трудовая книжка, заказ о приеме/увольнении, свидетельства, старые справки, квитанции об оплате архивных сборов (если применимо)․
3. Доверенность (если подает представитель): нотариально заверенная доверенность с правом подписания и получения архивных документов, копия удостоверения представителя․
4. Электронная цифровая подпись (ЭЦП): для авторизации на портале и подписания обращения (необходима для получения услуги в электронном виде)․

Пошаговая инструкция: оформление обращения на eОтиніш

Шаг 1․ Авторизация на портале

1. Перейдите на официальный сайт: eotinish․kz (или через портал «Электронное правительство» egov․kz -> раздел «Электронные обращения»)․
2. Нажмите кнопку «Войти» / «Авторизоваться»․
3. Выберите способ входа: через ЭЦП (файловый ключ или токен), Mobile ID или eGov Mobile․
4. После успешной авторизации вы попадете в свой Личный кабинет․

Шаг 2․ Создание нового обращения

1. В личном кабинете нажмите кнопку «Новое обращение» или «Заказать услугу онлайн»․
2. В поле «Тема обращения» / «Категория» выберите: «Архивное дело», «Выдача архивных справок и копий документов» или аналогичную формулировку (название может незначительно отличаться в зависимости от обновления интерфейса)․
3. В выпадающем списке «Адресат» (Государственный орган) выберите конкретный архив или ведомство, где храняться нужные документы․ Например:
   • Государственный архив области / города (для исторических, бытовых справок)․
   • Архив Министерства внутренних дел (МВД РК) — для справок о службе, награждениях, репрессиях сотрудников МВД․
   • Архив Комитета по правовой статистике и специальным учетам ГП РК (КПСИСУ ГП)․
   • Архив конкретного министерства/ведомства (Минэкономразвития, Минобороны и т․д․), если речь о ведомственных наградах или стаже в конкретной организации․

Шаг 3․ Заполнение анкеты-заявления

Заполните все обязательные поля (обычно отмечены красной звездочкой *):

• ФИО заявителя (подтянутся из профиля ЭЦП, проверьте корректность)․
• ИИН․
• Контактные данные: телефон, email (на них придут уведомления)․
• Суть запроса: четко сформулируйте, какая именно справка нужна․ Укажите:
  • ФИО лица, по которому запрашивается справка (если не вы)․
  • Даты рождения/смерти․
  • Период работы/службы/жительства․
  • Название организации, учреждения, воинской части․
  • Цель получения справки (пенсионное оформление, судебный процесс, восстановление прав, личные нужды)․

Шаг 4․ Прикрепление документов

Во вкладке «Вложения» / «Документы» загрузите подготовленные сканы:

• Копия удостоверения личности (страницы с фото и пропиской/ИИН)․
• Документы, подтверждающие основания для выдачи справки (трудовая книжка, заказы, свидетельства)․
• Доверенность и копию паспорта представителя (если применимо)․
• Квитанцию об оплате госпошлины/сбора (если услуга платная для данной категории заявителей или вида справки; часто для пенсионеров и льготников — бесплатно, уточните на сайте конкретного архива)․

Важно: Файлы должны быть в формате PDF, JPG, PNG․ Обычно ограничение на размер одного файла — до 10-20 Мб․

Шаг 5․ Подписание и отправка

1. Внимательно проверьте все введенные данные и вложения․
2. Нажмите кнопку «Подписать и отправить»․
3. Система попросит подтвердить действие с помощью вашей ЭЦП (введите пароль от контейнера ключа или подтвердите через Mobile ID)․
4. После успешной подписи обращение получит уникальный регистрационный номер и статус «Зарегистрировано» / «Принято к рассмотрению»․

Сроки рассмотрения и получение результата

Согласно Закону РК «Об обращениях физических и юридических лиц» и Правилам работы архивных учреждений:

• Срок регистрации: в день поступления (автоматически на портале)․
• Срок исполнения: как правило, 15 календарных дней со дня регистрации обращения․ В сложных случаях срок может быть продлен руководителем архива до 30 дней с уведомлением заявителя․
• Форма результата:
  • Электронный вариант: Архивная справка / копия документа, подписанная ЭЦП уполномоченного лица архива, направляется в ваш Личный кабинет на портале eОтиніш (раздел «История получения услуг» или «Мои обращения»)․ Вы можете скачать её, распечатать — распечатка имеет юридическую силу․
  • Бумажный вариант: Если при подаче вы указали желание получить оригинал на руках или по почте, документ будет выслан почтой (казпочта) или выдан в приемной архива․

Особенности для разных ведомственных архивов

Хотя единая точка входа — eОтиніш, внутренние регламенты могут отличаться:

Что делать, если в ответе отказано или информация не найдена?

1. Письменный ответ об отсутствии сведений: Архив обязан выдать официальный ответ (в личном кабинете или почтой) с указанием причин: документы не хранятся в данном архиве, сведения не найдены по указанным реквизитам, сроки хранения истекли (уничтожено по акту)․
2. Уточнение запроса: Если отказ связан с неточностью данных (ошибка в ФИО, дате, названии организации), вы можете подать повторное обращение через тот же eОтиніш, ссылаясь на номер предыдущего, с уточненными данными․
3. Перенаправление: Если документы хранятся в другом архиве, сотрудник обязан перенаправить ваш запрос туда (с уведомлением вас) или указать правильный адресат для повторной подачи․
4. Жалоба: В случае несогласия с действиями/бездействием архивиста можно подать жалобу через eОтиніш на вышестоящий орган (например, в Управление архивов региона или в Министерство культуры и информации РК)․

Частые ошибки и советы

• Неправильный выбор адресата․ Подача запроса в областной архив, если человек служил в МВД (нужен архив МВД)․ Всегда уточняйте, в какой организации работал/жил человек․
• Недостаточность входных данных․ Запрос «Найдите всё по Иванову Ивану» не будет выполнен․ Нужен минимум: ФИО, год рождения, примерный период и место работы/жительства․
• Игнорирование оплаты․ Если услуга платная (поиск информации, сложная справка), без чека об оплате сроки не начинают течь․ Проверяйте тарифы на сайте конкретного архива․
• Отсутствие ЭЦП у представителя․ Если подает доверенное лицо, у него тоже должна быть своя ЭЦП для авторизации на портале от своего имени (с прикреплением доверенности)․

Получение архивной справки через eОтиніш — это удобный, легальный и прозрачный способ взаимодействия с государственными архивами Казахстана без визитов и очередей․ Ключ к успеху — грамотная подготовка исходных данных, правильный выбор адресата-архива и качественные сканы подтверждающих документов․ Результат в виде электронного документа с ЭЦП архива полностью заменяет бумажный оригинал для подачи в любые инстанции (ЦОН, банки, суды, пенсионные фонды)․

Актуально на: 27 сентября 2026 года․ Перед подачей рекомендуется зайти на портал eotinish․kz и проверить актуальность интерфейса и списка адресатов․