Рапорт — это вид служебного документа, с помощью которого подчиненный официально сообщает руководителю о факте, событии, просит о предоставлении права, льготы или разрешает какой-либо вопрос, требующий решения вышестоящим начальством․ В отличие от заявления, рапорт чаще используется в ведомствах с воинской или специальной службой (МВД, МЧС, ФСИН, Росгвардия, Вооруженные Силы), а также в некоторых государственных корпорациях и организациях со строгим субординационным уставом․
Ниже представлено подробное руководство по структуре, правилам написания и актуальным образцам рапортов․
Основные виды рапортов
Перед написанием важно определить тип документа, так как от этого зависит формулировка резолютивной части:
- Докладный рапорт — сообщает о служебной ситуации, факте нарушения дисциплины, результатах выполнения задания, принятии/сдаче должности․
- Рапорт с просьбой (заявлением) — содержит просьбу о предоставлении отпуска, назначении на должность, присвоении звания, увольнении «по собственному», получении жилья, материальной помощи и т․д․
- Рапорт о невозможности исполнения обязанностей — например, о невозможности обеспечения жильем, прохождении медосмотра и др․
Структура и реквизиты рапорта (ГОСТ Р 7․0․97–2016)
Согласно стандартам делопроизводства и ведомственным инструкциям (например, Приказ МВД, Приказ ФСКН, Устав ВС РФ), рапорт должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Шапка документа (верхняя часть):
- Кому: Должность, воинское звание/специальное звание, ФИО руководителя (в дательном падеже: Начальнику отдела․․․, полковнику Иванову И․И․)․
- От кого: Воинское звание/должность, ФИО автора рапорта (в родительном падеже: от майора Петрова П․П․)․
- Слово РАПОРТ (по центру строки, заглавными буквами)․
- Текст рапорта (основная часть):
- Вводная фраза: Обычно начинается со слов «Докладываю, что․․․» (для докладных) или «Прошу․․․» (для просительных)․
- Суть дела: Изложение фактов, обстоятельств, причин, ссылок на нормативные акты (статьи Устава, ТК РФ, ведомственные приказы)․ Текст должен быть четким, лаконичным, без «воды» и лирических отступлений․
- Резолютивная часть (для просительных): Четкая формулировка просьбы: «Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с по »․
- Дата составления: Число, месяц (словами), год (справа или по центру под текстом)․
- Подпись: Расшифровка подписи (ФИО) и собственная подпись автора․
Правила оформления и нюансы
- Бумага: Обычно А4․ В воинских частях допускается написание от руки на бланке строгой учетной формы, в гражданских подразделениях — печатный вариант на фирменном бланке организации․
- Отступы: Поле слева не менее 30 мм (для перешивания), остальные — 20 мм․
- Шрифт: Times New Roman, 14 пт, межстрочный интервал 1․5 (если печатный)․
- Нумерация страниц: Если рапорт состоит более чем из 1 листа, страницы нумеруются, листы сшиваются и нумеруются (перешивается левая сторона)․
- Срок рассмотрения: Согласно общим правилам (ст․ 18 Закона «Об обращениях граждан․․․» и ведомственным уставам) — до 30 дней, на практике в силовых структурах часто рассматривают за 10 суток․
- Количество экземпляров: Обычно в 2-х экземплярах: один остается у адресата (в деле/личном деле), второй с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись секретаря/начальника) остается у автора․
Типичные ошибки, которых стоит избегать
- Обращение к начальнику только по фамилии без звания/должности («Иванову И․И․», неверно; верно: «Полковнику Иванову И․И․»)․
- Написание «Заявление» вместо «Рапорт» в организациях, где регламентирован именно рапорт․
- Эмоциональные оценки, сленг, нецензурная лексика, угрозы․
- Отсутствие даты или подписи․
- Несоответствие просьбы закону или уставу (например, просьба об отпуске, который не наступил по графику, без оснований)․
Актуальные образцы рапортов (Шаблоны)
Примечание: Данные в скобках [․․․] заменяются на реальные сведения․ Воинские звания указываются в соответствии со штатным расписанием․
Образец 1․ Рапорт на получение ежегодного оплачиваемого отпуска (Просительный)
Командиру (Начальнику) [Наименование организации/воинской части] [Воинское звание/Должность] [ФИО начальника полностью] от [Ваше воинское звание/Должность] [Ваше ФИО полностью] РАПОРТ Докладываю, что в соответствии с графиком отпусков на 2024 год и ст․ 122 ТК РФ, мне полагается ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 (тридцать) календарных дней․ Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск с [Дата начала] по [Дата окончания] включительно․ [Дата составления: «___» _____________ 202_ г․] Подпись _______________ / [ФИО] /
Образец 2․ Рапорт об увольнении со службы/работы «По собственному желанию»
Начальнику [Наименование органа/организации] [Должность, Звание, ФИО начальника] от [Ваша должность, Звание, ФИО] РАПОРТ Докладываю, что в связи с [указать причину: переходом на другую работу, семейными обстоятельствами, состоянием здоровья и т․д․], не имею возможности продолжать службу (работу) на занимаемой должности․ Прошу разрешить мне уйти в отставку (увольнить со службы) по собственному желанию со дня подписания приказа (распоряжения) об увольнении․ Обязательства по материальной ответственности сдал, служебное имущество сдал, по служебному оружию (при наличии) задолженностей нет․ [Дата составления] Подпись _______________ / [ФИО] /
Образец 3․ Докладный рапорт о принятии должности и дел (При назначении)
Начальнику [Наименование органа] [Должность, Звание, ФИО начальника] от [Ваша новая должность, Звание, ФИО] РАПОРТ Докладываю, что в исполнение приказа [Номер приказа, дата] от [Дата] г․ по [Наименование органа] о назначении на должность [Название должности], я, [ФИО полностью], с [Дата приема] г․ принял на себя дела и должность [Название должности]․ Был ознакомлен с основными документами, находящимися на балансе должности, актами проверок (аудита), личными делами подчиненных (при наличии) и иными материалами, касающимися деятельности подразделения․ Замечаний по принятым делам нет (или: Замечания по принятым делам изложены в приложенном акте)․ [Дата составления] Подпись _______________ / [ФИО] /
Образец 4․ Докладный рапорт о сдаче должности и дел (При увольнении/переводе)
Начальнику [Наименование органа] [Должность, Звание, ФИО начальника] от [Ваша текущая должность, Звание, ФИО] РАПОРТ Докладываю, что в связи с [увольнением со службы / переводом на должность ․․․] в исполнение приказа № [Номер] от [Дата], с [Дата сдачи] г․ сдал дела и должность [Название должности] [ФИО лица, принявшего дела, его должность/звание]․ Дела сданы в полном объеме, инвентаризационные акты подписаны, материальных претензий нет․ Прошу принять к сведению․ [Дата составления] Подпись _______________ / [ФИО] /
Образец 5․ Рапорт о невозможности представления сведений/документов (По форме КонсультантПлюс/Ведомственным инструкциям)
Начальнику [Наименование органа] [Должность, Звание, ФИО начальника] от [Ваша должность, Звание, ФИО] РАПОРТ Докладываю Вам, что я не имею возможности представить сведения о [Наименование сведений/документов] в установленный срок в связи с [Причина: утере документов, отказом третьих лиц предоставить данные, технической ошибкой и т․д․]․ Приняты меры по восстановлению/получению указанных сведений: [Описать меры: обращение в архив, повторный запрос, составление акта и т․д․]․ Прошу принять к сведению и предоставить дополнительный срок до [Дата] для представления сведений․ [Дата составления] Подпись _______________ / [ФИО] /
Особенности подачи в разных ведомствах
| Ведомство / Организация | Особенности |
|---|---|
| МВД, Росгвардия, ФСИН, МЧС | Строгое соблюдение Устава (Приказ МВД № 889 и др․)․ Обязательное указание специального звания․ Часто пишутся от руки на бланках строгой отчетности․ Подача через служебную цепочку (непосредственный командир -> начальник вышестоящего звена)․ |
| Вооруженные Силы РФ (ВС РФ) | Регламентируется Уставом внутренней службы (Приказ Минобороны № 300)․ Обращение: «Командиру․․․»․ Обязательное указание воинской части/подразделения, воинского звания, должности․ Рапорт сдается лично командиру (или дежурному по части в нерабочее время)․ |
| Гражданские госорганы / Госкорпорации | Чаще используется «Заявление» или «Докладная записка»․ Если уставом организации предусмотрен рапорт — оформляют по ГОСТ Р 7․0․97–2016 на фирменном бланке․ Подписание руководителем структурного подразделения перед подачей генеральному директору/министру․ |
Электронный документооборот (ЭДО)
В современных условиях во многих ведомствах (в т․ч․ МВД, ФНС, Минобороны — через АС «Служба», АС «Армия» и др․) рапорты подаются в электронном виде через автоматизированные системы управления документооборотом (АСУД)․
- Форма заполняется в интерфейсе системы (реквизиты подтягиваются автоматически из профиля)․
- Подпись ставится усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или ключом ведомственной ЭП․
- Бумажный дубликат может не требоваться, но для личного дела часто распечатывают версию с отметкой о регистрации/рассмотрении․
Грамотно составленный рапорт, это гарантия быстрого и положительного решения вашего вопроса․ Главные принципы: официально-деловой стиль, точность фактов, ссылки на нормативную базу, соблюдение иерархии и формата․ Всегда сохраняйте у себя второй экземпляр с отметкой о принятии (входящий номер/дата/подпись регистратора) — это ваше доказательство факта обращения․
Данная статья носит информационный характер․ Для решения конкретных служебных вопросов необходимо руководствоваться действующими уставами, приказами вашего ведомства и консультироваться со специалистами правовых/кадровых отделов․