Пособие по беременности и родам (БиР), одна из самых распространённых социальных выплат, с которой сталкивается практически каждый работодатель. Несмотря на то, что с 2021 года вся Россия перешла на прямые выплаты через Социальный фонд России (СФР, ранее — ФСС), у бухгалтеров остаётся немало вопросов: какие проводки делать, как отражать пособие в отчётности, нужно ли начислять НДФЛ и страховые взносы. Разберём всё по порядку.

Общие принципы: кто платит пособие

С 1 января 2021 года механизм «прямых выплат» действует на всей территории РФ. Это означает:

• пособие по беременности и родам полностью выплачивает СФР из средств обязательного социального страхования;
• работодатель не расходует собственные средства на выплату и не возмещает её зачётным способом;
• задача работодателя, принять от сотрудницы заявление и больничный лист (сейчас — электронный), передать в фонд необходимые сведения и документы в течение 3 рабочих дней.

СФР рассчитывает и перечисляет пособие напрямую работнице — на карту «Мир», банковский счёт или почтовым переводом — в течение 10 рабочих дней с момента получения сведений.

Бухгалтерские проводки при прямых выплатах

Ключевой момент: поскольку работодатель не начисляет и не выплачивает пособие за свой счёт, в бухгалтерском учёте организации проводки по начислению пособия по БиР, как правило, отсутствуют. Пособие не проходит ни по расходам, ни по расчётам с персоналом.

Однако в некоторых ситуациях проводки всё же могут потребоваться:

Если пособие проходит транзитом через работодателя

Иногда СФР по ошибке перечисляет деньги на счёт работодателя, либо организация выступает посредником при выплате. В этом случае:

• Дт 51, Кт 76 (субсчёт «Расчёты с СФР») — получены средства от фонда;
• Дт 76 — Кт 50 (51), пособие выплачено работнице из кассы или перечислено на карту.

Доплата до фактического заработка за счёт средств работодателя

Если коллективным или трудовым договором предусмотрена доплата до среднего заработка сверх установленного максимума пособия, она отражается так:

• Дт 20 (26, 44), Кт 70 — начислена доплата за счёт средств организации;
• Дт 70, Кт 68 — удержан НДФЛ с доплаты (она облагается налогом);
• Дт 70 — Кт 50 (51) — доплата выплачена сотруднице.

Обратите внимание: доплата облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, а в расходы по налогу на прибыль включается только при условии, что она закреплена в трудовом или коллективном договоре.

«Старый» порядок (для справки)

До перехода на прямые выплаты использовались проводки:

• Дт 69.01, Кт 70, начислено пособие за счёт средств ФСС;
• Дт 70 — Кт 50 (51) — пособие выплачено работнице.

Сейчас эти проводки актуальны лишь при исправлении ошибок прошлых периодов или в отдельных спорных ситуациях.

Налогообложение пособия

НДФЛ

Пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Удерживать налог не нужно, даже если выплата проходит через работодателя.

Страховые взносы

Пособие не облагается страховыми взносами, ни на обязательное социальное страхование, ни на травматизм (пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Налог на прибыль и УСН

Поскольку пособие выплачивается за счёт средств СФР, в расходах организации оно не учитывается, независимо от применяемой системы налогообложения (ОСНО, УСН, АУСН). Если деньги прошли транзитом, они не признаются ни доходами, ни расходами.

Отражение в отчётности

Расчёт по страховым взносам (РСВ)

Пособие по БиР отражается в РСВ как сумма, не подлежащая обложению взносами:

• приложение 2 к разделу 1 — строки 070 (расходы на выплату страхового обеспечения) и 080 (возмещено СФР) — при наличии соответствующих операций;
• в подразделе 3.2.1 раздела 3 сумма пособия указывается в составе необлагаемых выплат (строка 210 включает только облагаемую базу, поэтому пособие туда не попадает, но отражается в общей сумме выплат).

6-НДФЛ

Так как пособие не облагается НДФЛ, в расчёте 6-НДФЛ оно не отражается. Исключение — налогооблагаемая доплата до среднего заработка: она включается в отчёт в обычном порядке.

Персонифицированные сведения о физлицах

Необлагаемое пособие в форму «Сведения о доходах» не включается. Отражается только доплата, если она есть.

ЕФС-1

Работодатель обязан подать в СФР сведения о страховом стаже и кадровые события. Отпуск по беременности и родам отражается в разделе 1.1 формы ЕФС-1 с кодом «ДЕТИ» — нет, внимание: для отпуска по БиР используется отражение периода в сведениях о стаже, а кадровое событие (отпуск) подаётся при его начале и окончании. Также при устройстве на работу и в течение года подаются сведения о заработке для расчёта пособий.

Как рассчитывается пособие (для контроля со стороны работодателя)

Хотя расчёт выполняет СФР, бухгалтеру полезно понимать алгоритм, чтобы проверить корректность выплаты и ответить на вопросы сотрудницы:

1. Определяется расчётный период — два календарных года, предшествующих году ухода в отпуск по БиР. Например, при отпуске в 2025 году берутся 2023 и 2024 годы. Годы можно заменить, если в них женщина была в отпуске по БиР или по уходу за ребёнком.
2. Суммируется заработок, на который начислялись взносы, в пределах предельной базы за каждый год.
3. Рассчитывается среднедневной заработок: сумма заработка делится на число календарных дней в расчётном периоде (730, 731 или 732) за вычетом исключаемых периодов (больничные, отпуска по БиР и уходу за ребёнком).
4. Среднедневной заработок умножается на число дней отпуска: 140 дней при обычных родах, 156 — при осложнённых, 194, при многоплодной беременности.

Пособие не может быть ниже минимального (рассчитанного из МРОТ) и выше максимального (из предельных баз по взносам).

Действия работодателя: пошаговый алгоритм

1. Получить от сотрудницы заявление на отпуск по БиР и сведения об электронном больничном (номер ЭЛН).
2. Издать приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам.
3. Передать в СФР сведения о застрахованном лице и данные для расчёта пособия — в течение 3 рабочих дней.
4. Отразить отпуск в табеле учёта рабочего времени (код «Р» или 14).
5. При наличии доплаты — начислить её проводкой Дт 20 (26, 44) — Кт 70, удержать НДФЛ, начислить взносы.
6. Подать кадровую отчётность (ЕФС-1) о начале и окончании отпуска.

Типичные ошибки

• Начисление пособия через счёт 70 при прямых выплатах — это искажает расчёты с персоналом и фондом. Проводка Дт 69 — Кт 70 применяется только в исключительных случаях.
• Удержание НДФЛ с пособия — грубая ошибка, пособие освобождено от налога.
• Включение пособия в расходы при расчёте налога на прибыль или УСН — недопустимо, так как расход несёт СФР.
• Пропуск срока передачи сведений в СФР — грозит штрафом по ст. 15.33 КоАП РФ.
• Отражение пособия в 6-НДФЛ — необлагаемые выплаты в отчёт не включаются.

При действующей системе прямых выплат роль работодателя в выплате пособия по беременности и родам сведена к минимуму: принять документы, вовремя передать сведения в СФР и корректно оформить кадровые документы. В бухгалтерском учёте само пособие проводками не отражается — записи появляются только при транзитных выплатах или доплатах за счёт организации. Пособие не облагается НДФЛ и взносами, не включается в налоговые расходы и не показывается в 6-НДФЛ. Внимательное следование этим правилам позволит избежать ошибок в учёте и претензий со стороны контролирующих органов.