Начисление заработной платы — одна из ключевых операций в бухгалтерском учете любой организации. От правильности её оформления зависят не только интересы работников, но и корректность расчетов с бюджетом по налогам и страховым взносам. В этой статье подробно разберем, какие документы оформляются, какие проводки делаются и какие особенности следует учитывать;

Нормативная база

Порядок начисления и выплаты заработной платы регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (глава 21 — заработная плата);
• Налоговым кодексом РФ (НДФЛ, страховые взносы);
• Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Планом счетов бухгалтерского учета (Приказ Минфина № 94н);
• для бюджетных учреждений — инструкциями № 157н, 162н, 174н, 183н.

Документальное оформление

Начисление зарплаты оформляется первичными документами. Организация вправе использовать унифицированные формы или разработать собственные, закрепив их в учетной политике. Основные документы:

1. Табель учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13), основание для расчета оплаты за отработанное время.
2. Расчетная ведомость (форма Т-51) — в ней отражаются все начисления, удержания и сумма к выплате;
3. Платежная ведомость (форма Т-53) — используется при выплате зарплаты через кассу.
4. Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49) — совмещает функции расчетной и платежной ведомостей.
5. Расчетный листок — выдается каждому работнику при выплате зарплаты (ст. 136 ТК РФ).
6. Бухгалтерская справка-расчет — для отражения операций в учете.

Основные бухгалтерские проводки

В бухгалтерском учете начисление заработной платы отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами учета затрат в зависимости от того, где занят работник.

Таблица типовых проводок

• Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) — Кт 70 — начислена заработная плата работникам основного производства, вспомогательных служб, управленческому персоналу, торговым работникам;
• Дт 70 — Кт 68 (субсчет «НДФЛ») — удержан налог на доходы физических лиц;
• Дт 20 (23, 25, 26, 44) — Кт 69 (по соответствующим субсчетам) — начислены страховые взносы;
• Дт 70 — Кт 50 — выплачена зарплата из кассы;
• Дт 70, Кт 51 — зарплата перечислена на банковские карты работников (в т.ч. в рамках зарплатного проекта);
• Дт 70 — Кт 76 — удержания по исполнительным листам (алименты и др.);
• Дт 70 — Кт 73 — удержания за причиненный материальный ущерб, по займам;
• Дт 68, Кт 51 — перечислен НДФЛ в бюджет;
• Дт 69 — Кт 51 — перечислены страховые взносы.

Особые случаи

• Отпускные: Дт 20 (25, 26, 44), Кт 70; если создан резерв, Дт 96, Кт 70.
• Больничные: первые 3 дня за счет работодателя — Дт 20 (23, 25, 26, 44), Кт 70; остальные дни выплачивает СФР в рамках проактивного механизма.
• Премии: Дт 20 (26, 44) — Кт 70, либо Дт 84, Кт 70, если премия выплачивается за счет нераспределенной прибыли.
• Депонированная зарплата: Дт 70, Кт 76.4, если работник не получил деньги в срок.

Начисление зарплаты АУП

Заработная плата административно-управленческого персонала (директора, бухгалтерии, офисных сотрудников) начисляется проводкой Дт 26 «Общехозяйственные расходы» — Кт 70. Страховые взносы с таких выплат отражаются: Дт 26 — Кт 69. В торговых организациях вместо счета 26 часто используется счет 44 «Расходы на продажу».

Особенности для бюджетных учреждений

В бюджетном учете применяется счет 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате». Типовые проводки для казенного учреждения:

• Дт 0 401 20 211 — Кт 0 302 11 730 — начислена заработная плата;
• Дт 0 302 11 830, Кт 0 303 01 730 — удержан НДФЛ;
• Дт 0 401 20 213, Кт 0 303 0х 730 — начислены страховые взносы;
• Дт 0 302 11 830, Кт 0 201 34 610 — выплата через кассу;
• Дт 0 302 11 830 — Кт 0 201 11 610, перечисление на карты.

В программе 1С для бюджетных учреждений используется специализированный документ «Отражение зарплаты в бухучете», который автоматически формирует проводки по КФО, КПС и КОСГУ.

Сроки выплаты и ответственность

Согласно ст. 136 ТК РФ, зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретные даты устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором. За задержку выплаты работодатель обязан уплатить компенсацию (не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки), а также может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Автоматизация расчетов

Большинство организаций ведут расчет зарплаты в программах 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, Контур и других. Документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически рассчитывает оклад, премии, НДФЛ и взносы, а кнопка «Выплатить» формирует ведомости и проводки по выплате за вычетом налога. Это существенно снижает риск ошибок и экономит время бухгалтера.

Корректное оформление начисления заработной платы включает три этапа: сбор первичных документов (табели, приказы), расчет и отражение в учете проводками по счету 70 (в бюджете — 0 302 11 000), а также своевременную выплату и перечисление НДФЛ и страховых взносов. Соблюдение этих правил защищает организацию от штрафов, а работников — от нарушения их трудовых прав.