Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) — один из самых гибких и безопасных способов прекращения трудовых отношений. Однако именно на этапе оформления трудовой книжки работодатели чаще всего допускают ошибки, которые могут привести к спорам, штрафам и необходимости вносить исправления. В этой статье подробно разберем процедуру, правильные формулировки записи и нюансы работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК).

Нормативная база

Главные документы, регулирующие процесс:

• Статья 78 ТК РФ — основание для прекращения договора по соглашению сторон.
• Статья 84.1 ТК РФ, обязанность работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения.
• Постановление Правительства РФ от № 1931 — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утвержденные формы, порядок заполнения, исправлений).
• Федеральный закон от № 439-ФЗ — о переходе на электронные трудовые книжки.
• Приказ Минтруда РФ от № 69 — инструкция по заполнению бумажных трудовых книжек (действует для книг, заведенных до 2021 г.).

Подготовительный этап: Соглашение и Приказ

Прежде чем делать запись в трудовой книжке, необходимо правильно оформить правовую базу увольнения.

Соглашение составляется в письменной форме минимум в двух экземплярах (для работника и работодателя). Обязательные условия:

• Дата составления и место.
• Паспортные данные работника и реквизиты работодателя.
• Дата прекращения трудового договора (день увольнения).
• Условия расставания: выплаты (северное, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие и др.), сроки их выплаты.
• Подписи сторон с расшифровкой.

Важно: Работник имеет право отказаться от увольнения в любой момент до дня увольнения, уведомив об этом работодателя в письменной форме (ч. 3 ст. 78 ТК РФ).

Шаг 2. Издание приказа (распоряжения) об увольнении

На основании подписанного соглашения работодатель издает приказ по форме Т-8 (утв. Госстатом РФ от № 1) или в собственной форме, утвержденной локальным нормативным актом (ЛНА).

В приказе указываются:

1. ФИО работника, табельный номер, должность, структурное подразделение.
2. Основание: «Соглашение сторон от «___» ________ 20__ г. № ___».
3. Дата увольнения (последний рабочий день).
4. Ссылка на пункт 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ, «по соглашению сторон»).
5. Подпись руководителя и ознакомительная подпись работника.

Заполнение бумажной трудовой книжки (для книг, заведенных до 2021 г.)

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» строго в день увольнения (последний рабочий день). Используется чернила черного, синего или фиолетового цвета (гелевые, шариковые, перьевые). Стирать, зачеркивать, использовать корректор запрещено.

Правила заполнения колонок:

Подпись и печать

• Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика/руководителя) с расшифровкой.
• Ставится печать организации (если она есть; с 2015 г. печать для ИП и юрлиц не обязательна, но если она есть — ставится).
• Работник ставит ознакомительную подпись в самой трудовой книжке (колонка 3) и в журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-3).

Особенности оформления электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года для большинства работников ведется только ЭТК. Бумажная книжка заполняется только по заявлению работника (если он решил ее продолжить) или для лиц, принятых до 2021 г., не подавших заявления о переходе на ЭТК.

Действия работодателя в СЭД (Системе электронных документов) / через оператора ЭТК:

1. В день увольнения (последний рабочий день) формируется Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) с кодом основания увольнения 31 («По соглашению сторон» / п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
2. Отправляется в информационную систему Пенсионного фонда (СФР) через оператора ЭТК или напрямую (если работодатель аккредитован).
3. Срок отправки: не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения (п. 15 Правил № 1931). Рекомендуется отправлять в день увольнения.

Важно: В ЭТК нет колонок, запись формируется автоматически на основе переданных данных. Работник может получить выписку из ЭТК через Госуслуги или у работодателя.

Расчеты и выдача документов в день увольнения

Согласно ст. 84.1 ТК РФ и ст. 140 ТК РФ, в день прекращения трудового договора (последний рабочий день) работодатель обязан:

• Выдать трудовую книжку (бумажную) или обеспечить возможность ознакомиться с записью в ЭТК (выдать выписку по требованию).
• Выполнить полный итоговый расчет: заработная плата, компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск, выходное пособие (если предусмотрено соглашением/КТ/ЛНА), иные выплаты.
• Выдать остальные документы: справку 2-НДФЛ, СЗВ-ТД (для ЭТК сдается ежемесячно, но на дату увольнения данные должны быть актуальны), справку о заработке за последние 2 года (для расчета пособий по безработице) — по требованию.

Если работник не явился за книжкой/расчетом, составляется акт, книжка хранится у работодателя, уведомление направляется работнику заказным письмом.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка в формулировке: Запись «Уволен по ст. 78 ТК РФ» или «По собственному желанию».
  
  Решение: Всегда используйте формулировку из п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ: «Уволен по соглашению сторон в соответствии с пунктом 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ».
• Несоответствие дат: Дата в приказе, соглашении и трудовой книжке отличаются.
  
  Решение: Проверяйте «тройку» документов перед подписанием. Дата увольнения = последний рабочий день = дата записи в ТК = дата приказа.
• Просрочка выдачи ТК/СТД-Р: Выдача на следующий день после увольнения.
  
  Решение: Подготовьте пакет документов заранее. В день увольнения только проставьте дату и подпишите.
• Отсутствие подписи работника в журнале учета (Т-3):
  
  Решение: Обязательно ведите журнал Т-3 (даже при ЭТК для учета выдачи выписок/бумажных ТК) и получайте роспись.
• Исправление ошибок в бумажной ТК: Зачеркивание/корректор.
  
  Решение: Только по правилам Приказа № 69: зачеркивается неверная запись тонкой линией (текст читаем), пишется «Запись № N недействительна», ниже делается новая правильная запись с новым номером, заверяется подписью и печатью.

Спорные моменты и судебная практика

• Дата увольнения выпадает на нерабочий день (праздник/выходной). Допускается, если так прописано в соглашении. Приказ и запись в ТК ставятся на эту дату. Расчеты выдаются заранее (последний рабочий день до праздника) или в этот день, если кадровик/бухгалтерия работают.
• Работник отозвал согласие до дня увольнения. Если работник подал письменное заявление об отказе от увольнения до даты, указанной в соглашении, — увольнение недопустимо. Приказ отменяется, запись в ТК не вносится (или вносится исправление, если успели оформить).
• Увольнение беременной женщины / матери ребенка до 3 лет. Разрешено по соглашению сторон (Пленум ВС РФ № 2), но требует строгого соблюдения процедуры и доказательства волеизъявления работника. Инспекции труда и прокуратура внимательно проверяют такие случаи.

Чек-лист для кадровика в день увольнения

1. [ ] Подписано Соглашение сторон (2 экз.).
2. [ ] Издан Приказ (Т-8) с основанием «п; 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
3. [ ] Работник ознакомлен с приказом под роспись.
4. [ ] Проведен полный итоговый расчет (зарплата + компенсация отпуска + выходное/иные выплаты).
5. [ ] Подготовлена выписка из ЭТК (если работник на ЭТК) ИЛИ заполнена бумажная ТК (запись по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
6. [ ] Выдана ТК / выписка ЭТК работнику под роспись в журнале Т-3.
7. [ ] Отправлен СТД-Р (код 31) в СФР (в день увольнения или след. рабочий день).
8. [ ] Выданы справки 2-НДФЛ, о заработке за 2 года (по требованию).
9. [ ] Сдан отчет СЗВ-ТД за месяц увольнения (в установленные сроки).

Грамотное оформление трудовой книжки при увольнении по соглашению сторон — это не просто бюрократия, а гарантия правовой безопасности для обеих сторон. Ключевые правила просты: точная формулировка основания (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), соблюдение сроков выдачи (день увольнения) и своевременная передача данных в СФР (для ЭТК). Использование данного чек-листа и знание типичных ошибок поможет избежать штрафов (ст. 5.27 КоАП РФ — до 50-100 тыс. руб. для юрлиц) и судебных исков о восстановлении или выплате задержанной заработной платы.

Статья подготовлена в информационных целях. При оформлении конкретных кадровых документов рекомендуется проконсультироваться со специалистом по трудовому праву с учетом актуальных изменений в законодательстве и локальных нормативных актах организации.