Обязанность уведомлять военные комиссариаты о приеме на работу военнообязанных граждан закреплена в законодательстве РФ. Нарушение сроков или порядка подачи сведений влечет за собой административную ответственность. В 2023–2024 годах произошли существенные изменения в сроках и формах отчетности, которые актуальны для 2026 года. В данной статье подробно разбираем, кто подлежит учету, в какие сроки и в какой форме нужно подавать извещение, а также отвечаем на частые вопросы кадровых специалистов.

Нормативная правовая база

Основными документами, регулирующими порядок воинского учета в организациях, являются:

• Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 10, 11) — устанавливает общие обязанности граждан и работодателей.
• Постановление Правительства РФ от № 1495 «Об утверждении Положения о воинском учете» (в ред. от 2024 г.) — основной регламент, определяющий сроки, формы и порядок взаимодействия с военкоматом.
• Трудовой кодекс РФ (ч. 4 ст. 20, ч. 1 ст. 65) — обязывает работодателя запрашивать документы воинского учета при приеме на работу.
• Приказ Минобороны РФ от № 315/2/1661 — утвердил новые формы отчетности (в т.ч. форму № 18) и порядок их заполнения.

Кто подлежит обязательному уведомлению?

Согласно п. 16 Положения о воинском учете (утв. Постановлением № 1495), работодатель обязан уведомить военкомат о приеме на работу следующих категорий граждан:

• Военнообязанные мужчины (в основном возраст 18–30 лет, а также старше 30 лет, если они состоят в запасе и не сняты с воинского учета по возрасту или состоянию здоровья).
• Женщины, имеющие военную учетную специальность (ВУС) (например, медицинские работники, связные, операторы и др.).
• Граждане, зарезервированные за организацией (независимо от возраста и пола).

Важно: Несовершеннолетние работники (до 18 лет) и лица, снятые с воинского учета (например, по возрасту или состоянию здоровья — категория «Д»), в извещении при приеме не нуждаются.

Сроки подачи извещения: 5 рабочих дней

Это самый критичный момент, так как сроки менялись часто. На текущий момент (2026 год) действует единый срок, установленный Постановлением Правительства РФ от № 1495 (п. 32 Положения о воинском учете):

Сведения о приеме на работу военнообязанных граждан представляются в военные комиссариаты в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня изменения соответствующих сведений (со дня приема на работу).

Историческая справка (для понимания изменений):

• До 2023 г.: 2 недели (14 календарных дней).
• Июль 2023 г. (Постановление № 1495): Срок сокращен до 5 рабочих дней.
• 2024–2026 гг.: Срок в 5 рабочих дней закреплен и применяется к сведениям о приеме, увольнении и изменении данных.

Внимание: В некоторых старых комментариях (например, в старых версиях КонсультантПлюс или ГАРАНТ за 2022–2023 гг.) может встречаться срок «3 рабочих дня» (для случаев приема без военного билета) или «2 недели». Действует именно срок в 5 рабочих дней со дня приема (приказа о приеме).

Форма извещения и порядок заполнения (2026 год)

С 2024 года введены единые утвержденные формы. Для извещения о приеме на работу используеться Форма № 18 «Сведения о приеме на работу, увольнении военнообязанных граждан, граждан, подлежащих первичному воинскому учету, и граждан, имеющих военную учетную специальность» (утв. Приказом Минобороны от № 315/2/1661).

Основные реквизиты формы № 18 (раздел «Прием на работу»):

1. Наименование организации (полное и сокращенное).
2. ИНН/КПП организации.
3. Адрес местонахождения организации.
4. Номер и дата приказа (распоряжения) о приеме на работу.
5. ФИО принятого сотрудника полностью.
6. Дата рождения.
7. Пол.
8. Документ, удостоверяющий личность (паспорт: серия, номер, кем выдан, когда).
9. Документ воинского учета (военный билет, удостоверение призывника, временное свидетельство и т.д.): серия, номер, кем выдан, дата выдачи.
10. Воинское звание.
11. Категория годности (А, Б, В, Г, Д).
12. Военная учетная специальность (ВУС), код и наименование (если есть).
13. Состав военкомата, на котором состоит на учете (наименование, код).
14. Дата приема на работу.

Особенность 2026 года: Минобороны сообщало (письмо от № 315/2/1661), что формы МР (материальной ответственности/воинского учета) будут обновляться. Актуальные бланки всегда нужно скачивать в личном кабинете на портале «Госуслуги. Организации» или в системе «Контур.Экстерн» / «СБИС» перед заполнением.

Способы подачи извещения

Согласно п. 34 Положения о воинском учете, сведения представляются в военный комиссариат в электронном виде через:

• Федеральную государственную информационную систему воинского учета (ФГИС ВУ) — через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги. Организации».
• Операторов электронного документооборота (ЭДО), имеющих доступ к ФГИС ВУ (Контур.Экстерн, СБИС, Диадок, 1С-Отчетность и др.).

Подача на бумажном носителе допускается только в исключительных случаях (отсутствие технической возможности передачи в электронном виде) и требует согласования с военкоматом. На практике в 2026 году практически все организации отчитываются исключительно онлайн.

Алгоритм действий кадрового специалиста (Чек-лист)

1. При приеме на работу (День 0): Запросить у сотрудника документы воинского учета (военный билет, призывник и т.д.) — обязательно по ст. 65 ТК РФ.
2. В день приема (или ближайший рабочий день): Известить сотрудника о необходимости явиться в военкомат для внесения изменений в учет (выдать «листок с сообщением» по форме, установленной военкоматом, или просто уведомить устно/письменно о обязанности явиться). Примечание: сам работодатель не выдает повестку, он уведомляет военкомат и сотрудника.
3. В течение 5 рабочих дней со дня приказа о приеме: Заполнить Форму № 18 (раздел «Прием на работу») в ЭДО / ФГИС ВУ.
4. Подписать и отправить: Подписать отчет усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица и отправить в военкомат через ФГИС ВУ.
5. Фиксация: Сохранить квитанцию о приеме отчета ФГИС ВУ (это ваше доказательство соблюдения срока).
6. Внутренний учет: Внести сведения в «Книгу учета военнообязанных» (журнал формы № 10 или в электронном виде) — п. 31 Положения о воинском учете.

Ответственность за нарушение сроков и правил

За несвоевременную подачу сведений или их неподготовку предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение законодательства о воинской обязанности):

• На должностных лиц (кадровых, руководителей): штраф от 10 000 до 20 000 рублей.
• На юридических лиц (организации): штраф от 100 000 до 500 000 рублей.
• На ИП: штраф от 10 000 до 20 000 рублей (как на должностных лиц) или от 100 000 до 500 000 руб. (как на юрлиц, в зависимости от квалификации дела).

Повторное нарушение в течение года влечет более строгие санкции (для должностных лиц — до 30 000 руб. или дисквалификация на срок до 3 лет; для юрлиц — до 1 000 000 руб. или приостановка деятельности до 90 дней).

Частые ошибки и нюансы 2026 года

Ошибка 1: Путаница в сроках (3 дня vs 5 дней vs 2 недели)

Используйте только актуальный срок: 5 рабочих дней со дня приема (приказа). Счет рабочих дней ведется по производственному календарю организации (обычно 5-дневная неделя). Выходные и праздничные дни не считаются.

Ошибка 2: Неподача сведений о женщинах с ВУС

Кадровики часто забывают, что женщины-медики, женщины-связники, женщины-водители военной техники и др., имеющие ВУС, подлежат воинскому учету. Их прием также подлежит отражению в Форме № 18 в течение 5 дней.

Ошибка 3: Игнорирование уведомления самого сотрудника

Работодатель обязан не только отправить форму в военкомат, но и уведомить гражданина о необходимости явиться в военкомат по месту воинского учета для внесения изменений (п. 5 п. 1 ст. 10 Закона № 53-ФЗ). Лучше сделать это письменно под роспись.

Ошибка 4: Прием без военного билета, не отменяет обязанность уведомить

Если гражданин не предоставил военный билет (утрачен, не получен), работодатель не имеет права отказать в приеме (если нет других оснований), но обязан уведомить военкомат о приеме такого лица в установленный 5-дневный срок, указав в форме отсутствие документа. Это требование сохраняется из старых правил (приложение 2 к Положению) и актуально.

Ошибка 5: Несвоевременное обновление внутреннего журнала (Книги учета)

Параллельно с отправкой в ФГИС ВУ необходимо вести внутренний учет (журнал формы № 10 или электронный реестр). Инспекторы военкоматов при проверках сверяют данные ФГИС с внутренним журналом.

Извещение при приеме ИП (Индивидуальных предпринимателей)

ИП, нанимающие сотрудников, несут те же обязанности по воинскому учету, что и юрлица (ст. 11 Закона № 53-ФЗ, ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Военкоматы на практике требуют от ИП вести Книгу учета и сдавать Форму № 18. Сроки и формы идентичны: 5 рабочих дней, Форма № 18, электронная подача через ФГИС ВУ.

Резюме: ключевые цифры и даты для 2026 года

В 2026 году процесс извещения военкомата о приеме на работу полностью переведен в цифровой формат и жестко регламентирован сроком в 5 рабочих дней. Главная задача работодателя — настроить внутренний бизнес-процесс так, чтобы кадровый специалист получал документы воинского учета в день приема сотрудника, заполнял Форму № 18 в системе ЭДО/ФГИС ВУ и отправлял её с УКЭП не позднее 5-го рабочего дня. Хранение квитанций ФГИС и ведение актуальной внутренней Книги учета — лучшая защита от штрафов при проверках.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным версиям нормативных актов в правовых системах (КонсультантПлюс, ГАРАНТ) или консультироваться с профильным юристом.