Делопроизводство Администрации Томской области регламентируется нормативными правовыми актами Российской Федерации и региональными правовыми актами. Основным локальным нормативным актом, регулирующим порядок работы с документами в ведомстве, является Инструкция по делопроизводству Администрации Томской области (утвержденная приказом главы Администрации). Данная статья представляет обзорный анализ структуры, основных принципов и ключевых этапов документооборота, установленных данным документом.

Нормативно-правовая основа

Деятельность по делопроизводству строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный уровень: Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документация управленческая. Общие требования к составу и параметрам реквизитов документов», Приказ Росархива от № 55 «Об утверждении Инструкции по управлению документами, образующимися в государственных органах…».
• Региональный уровень: Устав Томской области, Постановления Губернатора Томской области и Правительства Томской области, регулирующие вопросы организации деятельности исполнительной власти.
• Локальный уровень (Ведомственный): Инструкция по делопроизводству Администрации Томской области, Номенклатура дел, График сроков хранения документов, Положение о секретариате (управлении делопроизводством).

Основные принципы организации делопроизводства

Инструкция закрепляет следующие фундаментальные принципы:

1. Единообразие: применение единых форм документов, правил их оформления, регистрации и учета во всех структурных подразделениях Администрации.
2. Законность: строгое соблюдение требований законодательства РФ и Томской области при создании, исполнении, учете и хранении документов.
3. Прозрачность и доступность: обеспечение права граждан и организаций на доступ к информации о деятельности Администрации в порядке, установленном законом (ФЗ № 59-ФЗ, ФЗ № 149-ФЗ).
4. Ответственность: персональная ответственность руководителей структурных подразделений и исполнителей за состояние делопроизводства, сохранность документов и соблюдение сроков исполнения.
5. Приоритет электронного документооборота: максимальное использование информационных систем (ЭДО, АИС «Делопроизводство», региональные системы) для ускорения документооборота и снижения бумажного потока.

Структура документооборота

Документооборот Администрации Томской области подразделяется на основные виды:

Входящий документооборот

Охватывает документы, поступающие в Администрацию из внешних источников (федеральные органы власти, органы власти субъектов РФ, муниципальные образования, организации, граждане).

• Регистрация: обязательная учетная регистрация в день поступления (в информационной системе или журнале учета входящих документов) с присвоением регистрационного номера и даты.
• Первичная обработка: проверка комплектности, определение гражданина/органа-отправителя, тематики, срочности и степени секретности.
• Распределение: передача на рассмотрение руководителю Администрации (или уполномоченному заместителю) для постановки резолюции о дальнейшем исполнении.

Исходящий документооборот

Включает документы, создаваемые Администрацией и направляемые к внешним адресатам (приказы, распоряжения, письма, обращения, справки, запросы).

• Подготовка проекта: разработка в ответственных структурных подразделениях.
• Согласование: прохождение процедуры согласования с заинтересованными подразделениями (юридический департамент, финансовый департамент и др.) и утверждения руководителем.
• Регистрация и подписание: учетная регистрация исходящего документа, подписание уполномоченным лицом (Губернатором, Председателем Правительства, руководителем Администрации).
• Отправка: направление адресату через системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), почту, курьерскую связь или публикацию на официальном интернет-портале.

Внутренний документооборот

Регулирует движение документов внутри Администрации (служебные записки, акты, протоколы совещаний, справки, внутренние приказы/распоряжения).

• Осуществляется преимущественно в электронном виде через корпоративную информационную систему.
• Служебные записки регистрируются в журналах учета внутренних документов или автоматически в ИС при создании.

Работа с поручениями и контролем исполнения

Отдельный раздел Инструкции посвящен организации контроля за исполнением поручений и распоряжений:

• Поручения Губернатора / Председателя Правительства / Руководителя Администрации: выделяются в отдельную категорию с жесткими сроками исполнения (обычно не более 30 календарных дней, если иное не указано в резолюции).
• Контрольные сроки: устанавливаются для каждого этапа: изучение, подготовка проекта ответа/решения, согласование, подписание, отправка.
• Мониторинг: секретариат (управление делопроизводством) ведет реестр поручений, еженедельно предоставляет отчеты о состоянии исполнения руководителям.
• Последствия нарушения сроков: применение мер ответственности в соответствии с трудовым законодательством и локальными актами (выговор, замечание, лишение премиальных).

Оформление документов (Реквизиты и формы)

Инструкция устанавливает обязательный состав реквизитов документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и типовыми формами, утвержденными в Администрации.

Важно: Для электронных документов обязательным реквизитом являеться усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) уполномоченного лица.

Электронный документооборот (ЭДО)

Администрация Томской области осуществляет переход на безбумажное делопроизводство. Инструкция регламентирует:

• Использование единой корпоративной информационной системы (АИС «Делопроизводство» или аналогичной региональной системы).
• Порядок создания, регистрации, согласования, подписания (УКЭП) и отправки электронных документов.
• Правовое равенство электронных документов, подписанных УКЭП, бумажным оригиналам (ст. 6 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
• Обеспечение информационной безопасности: защита персональных данных, гостайны, конфиденциальной информации при передаче по каналам связи (СМЭВ, ТКС).
• Ведение электронных дел и формирование электронных архивов.

Составление дел и архивное дело

Завершающим этапом делопроизводства является формирование дел для передачи в архив.

Номенклатура дел

Ежегодно до 1 января утверждаеться Номенклатура дел Администрации Томской области — перечень дел, подлежащих составлению в отчетном году, с указанием сроков хранения (временные / постоянные) и индексов дела.

Процедура составления дел

1. Сбор документов: по итогам календарного года (или иного периода) ответственные исполнители собирают исполненные документы.
2. Сверка и упорядочение: проверка полноты дел по номенклатуре, хронологическое или системно-хронологическое упорядочение документов внутри дела.
3. Оформление дела: прошивка, нумерация листов, заполнение обложки дела (формы 1-А, 2-А или электронных аналогов), составление описи к делу.
4. Актуализация сроков хранения: подтверждение или уточнение сроков хранения по акту экспертизы документов.

Передача в архив

Дела с истекшим сроком хранения в ведомственном архиве (обычно 5–10 лет для временных) передаются в Архивное управление Администрации Томской области (или в Государственный архив Томской области) по акту приема-передачи.

Работа с обращениями граждан

Особое место в Инструкции занимает порядок работы с обращениями граждан (ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»):

• Регистрация в единой автоматизированной системе учета обращений (ЕАСУО) или региональной системе (например, «Народный контроль», портал Губернатора).
• Срок рассмотрения: не более 30 календарных дней (для сложных вопросов — до 15 дней с уведомлением заявителя).
• Обязательность мотивированного письменного ответа (в электронном или бумажном виде).
• Контроль за качеством и своевременностью ответов секретариатом и контролирующими органами.

Обеспечение режима конфиденциальности и защиты информации

Инструкция содержит раздел, регламентирующий работу с документами ограниченного доступа:

• Государственная тайна (согласно ФЗ «Государственная тайна», лицензия ФСБ).
• Служебная тайна и иная охраняемая законом тайна (персональные данные, коммерческая тайна, налоговая тайна).
• Порядок доступа к документам: допуск сотрудников, учет перемещения носителей, правила уничтожения (акт уничтожения, комиссия).
• Техническая защита информации (СЗИ, сертифицированные средства криптографической защиты).

Ответственность и контроль за состоянием делопроизводства

За общее состояние делопроизводства в Администрации отвечает Руководитель Администрации (Начальник управления делами/Секретарь).

Виды контроля:

• Текущий контроль: ежедневная проверка сроков регистрации, исполнения поручений, наличия виз согласования.
• Плановые проверки: ежеквартальные/ежегодные проверки состояния дел в структурных подразделениях (проверка номенклатур, сроков хранения, оформления дел).
• Внеплановые проверки: по поручению руководства, при выявлении нарушений, при смене ответственных исполнителей.

По результатам проверок составляются акты, даются предписания об устранении нарушений в установленные сроки.

Инструкция по делопроизводству Администрации Томской области является ключевым инструментом обеспечения законности, прозрачности и эффективности управленческой деятельности. Ее соблюдение гарантирует:

• Своевременное и качественное рассмотрение входящей корреспонденции и обращений граждан.
• Правовую силу и подлинность принимаемых нормативных и индивидуальных правовых актов.
• Сохранность документов как информационного ресурса и источника права.
• Эффективное использование ресурсов за счет внедрения электронных технологий;

Актуальная редакция Инструкции, Номенклатуры дел и Графика сроков хранения обязательна к применению всеми сотрудниками Администрации и размещается на внутреннем портале ведомства для свободного доступа исполнителей.

Примечание: Данная статья носит обзорный характер и основана на типовой структуре инструкций по делопроизводству государственных органов власти субъектов РФ в соответствии с действующим законодательством (Приказ Росархива № 55, ГОСТ Р 7.0.97-2016). Для работы с конкретным документом необходимо обращаться к официально опубликованной редакции локального нормативного правового акта Администрации Томской области на портале adm.tomsk.ru или во внутренней информационной системе ведомства.