Делообработка в органах государственной власти Санкт-Петербурга регламентируется иерархической системой нормативных правовых актов. Основным документом, определяющим правила ведения делопроизводства в Администрации Губернатора и исполнительных органах власти (комитетах, управлениях), является Инструкция по делопроизводству, утверждаемая на уровне Правительства Санкт-Петербурга или непосредственно Администрацией Губернатора.

Нормативная иерархия и базовые документы

Система делопроизводства в Санкт-Петербурге строится на следующих ключевых актах:

• Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга — утверждена распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от № 76-рп. Этот документ является базовой методической основой для всех комитетов и управлений;
• Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, утверждена распоряжением Администрации Губернатора от № 89-ра (с изменениями на ). Данный акт регламентирует специфику работы аппарата Губернатора.
• Отраслевые инструкции — развивают типовые положения с учетом специфики деятельности конкретных комитетов (например, Приказ Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности от № 565-п от ).
• Муниципальные инструкции — утверждаются внутригородскими муниципальными образованиями (например, МО № 54, МО Урицк) на основе типовых рекомендаций.

Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора СПб (Распоряжение № 89-ра)

Документ разработан в исполнение поручения Правительства Санкт-Петербурга от 18 ноября 2003 года и регулирует организацию работы с документами в структурных подразделениях Администрации Губернатора.

Основные разделы Инструкции:

1. Общие положения: цели, задачи, сфера действия, определение основных понятий (документ, дело, регистрация, контроль).
2. Организация делопроизводства: структура делопроизводственного подразделения (канцелярии/сектора документационного обеспечения), обязанности ответственных исполнителей, правил ведения учета документов.
3. Работа с входящими документами: процедуры приема, регистрации (учет в журнале/АИС «Делопроизводство»), первичной обработки, распределения по исполнителям.
4. Работа с исходящими документами: согласование, подписание (Губернатором, вице-губернаторами, руководителем Администрации), регистрация, отправка.
5. Работа с внутренними документами: приказы, распоряжения, служебные записки, акты, протоколы.
6. Контроль за исполнением документов: виды контроля (обязательный, личный Губернатора/руководителя Администрации, оперативный), сроки исполнения, отчетность.
7. Делообразование и архивирование: правила формирования дел, номенклатура дел, сроки хранения, передача в архив.
8. Электронное делопроизводство: правила работы в автоматизированных информационных системах (АИС), применение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), взаимодействие с Единым порталом государственных и муниципальных услуг.
9. Обеспечение режима конфиденциальности: работа с гостайной, служебной тайной, персональными данными.

Ключевые принципы и процедуры (на примере Комитетов и МО)

Анализ отраслевых инструкций (например, Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности, Приказ № 565-п) и муниципальных актов позволяет выделить единые стандарты:

Регистрация и учет

• Все входящие и исходящие документы подлежат обязательной регистрации в день поступления/подписания.
• Используются единые регистрационные журналы (бумажные или электронные в АИС).
• Присваивается регистрационный номер с указанием индекса органа власти (например, код комитета).

Контроль за исполнением (Согласно п. 7.3 Инструкции МО № 54 и типовым положениям)

К обязательному контролю подлежат:

• Приказы и распоряжения руководителя органа власти, содержащие поручения иным должностным лицам.
• Решения должностных лиц вышестоящих органов: прокуратуры, Совета муниципальных образований, Исполнительных органов (комитетов) Санкт-Петербурга, Губернатора СПб.
• Обращения граждан и юридических лиц (в т.ч. через Единый портал обращений);
• Поручения Президента РФ, Правительства РФ, Генерального прокурора РФ.

Работа с обращениями граждан

Согласно Федеральному закону от № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и информации с официального сайта Администрации СПб:

• Обращения в форме электронных документов направляются через Единый портал обращений граждан.
• Рассмотрение ведется в установленные законом сроки (как правило, 30 дней, в сложных случаях — до 60 дней).
• На сайте Администрации функционирует специальная линия «Нет коррупции» для сообщений о коррупционных фактах.

Электронное делопроизводство и цифровизация

Современный этап развития делопроизводства в Администрации СПб характеризуется полным переходом на электронный документооборот:

• АИС «Делопроизводство» (или аналогичные корпоративные системы): ведение дел, маршрутизация согласований, контроль сроков, формирование отчетности.
• Электронный архив: формирование электронных дел с правовым значением, обеспечение долгосрочного хранения.
• Взаимодействие через СМЭВ (Систему межведомственного электронного взаимодействия): обмен данными с федеральными органами, фондами, реестрами.
• Административные регламенты: публикация на официальном сайте Администрации СПб (gov.spb.ru) проектов нормативных актов и административных регламентов для общественного обсуждения.

Особенности делопроизводства в муниципальных образованиях (МО)

Внутригородские муниципальные образования (МО) утверждают свои Инструкции по делопроизводству (например, МО № 54, МО Урицк), которые:

• Основаны на Типовой инструкции № 76-рп.
• Учитывают организационную структуру органа МСУ (Муниципального совета, главы МО, администрации МО).
• Определяют порядок работы с решениями Совета депутатов, распоряжениями главы МО.
• Регламентируют взаимодействие с районными администрациями и комитетами города.

Где найти актуальные тексты документов

Поскольку Инструкции периодически изменяются (вносятся поправки, обновляются номенклатуры дел, меняются реквизиты структурных подразделений), официальные актуальные версии следует искать в следующих источниках:

1. Официальный интернет-портал Администрации Санкт-Петербурга: раздел «Нормативные правовые акты», «Административная реформа», «Документационное обеспечение» (gov.spb.ru).
2. Официальный интернет-портал правовой информации Санкт-Петербурга: pravo.gov.spb.ru (база данных актов Правительства и Губернатора).
3. Сайты конкретных комитетов: в разделах «Деятельность» -> «Нормативная база» / «Делопроизводство».
4. Сайты муниципальных образований: для получения текстов муниципальных инструкций.
5. Система «КонсультантПлюс», «Гарант», «Кодекс»: профессиональные правовые базы данных (доступны по подписке или в читальных залах библиотек).

Инструкция по делопроизводству Администрации СПб, это не статичный документ, а динамически развивающийся инструмент управления. Ключевые векторы текущей реформы:

• Полная бумаголообразная обработка документов (Paperless).
• Повышение прозрачности через публикацию регламентов и отчетов на портале gov.spb.ru.
• Строгий контроль за исполнительской дисциплиной (в т.ч. через «Цифровой контроль» Губернатора).
• Единые стандарты метаданных для обеспечения интероперабельности систем разных уровней власти.

Для практической работы сотрудникам органов власти необходимо руководствоваться именно действующей редакцией Инструкции, утвержденной в их ведомстве, и своевременно отслеживать приказы о внесении изменений.

Материал подготовлен на основе открытых нормативных актов: Распоряжение Правительства СПб от № 76-рп, Распоряжение Адм. Губернатора от № 89-ра, Приказ КЗПиБ от № 565-п, акты МО, ФЗ № 59-ФЗ. Дата актуальности ссылок: .