Ситуация, когда руководитель требует от сотрудника объяснительную записку, знакома многим работникам. Опоздание, невыполнение поручения, конфликт на рабочем месте, поводов может быть множество. Но имеет ли директор право требовать письменные объяснения, и обязан ли работник их предоставлять? Разберёмся в этом вопросе с точки зрения Трудового кодекса РФ.
Что говорит закон
Ключевой нормой, регулирующей данный вопрос, является статья 193 Трудового кодекса РФ. Согласно ей, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение.
Это означает следующее:
- требовать объяснительную может только работодатель (директор, руководитель организации или уполномоченное им лицо);
- запрос объяснений правомерен только в связи с предполагаемым дисциплинарным проступком — неисполнением или ненадлежащим исполнением работником своих трудовых обязанностей (статья 192 ТК РФ);
- затребование объяснительной — это не просто право, а обязанность работодателя перед наложением взыскания (замечания, выговора, увольнения).
Может ли директор «заставить» писать объяснительную?
Здесь важно понимать тонкость формулировки. Директор имеет право затребовать объяснение, но физически заставить работника его написать он не может. Иными словами:
- работодатель вправе официально потребовать письменные объяснения, это законное требование;
- работник, в свою очередь, вправе отказаться от дачи объяснений — закон не устанавливает ответственности за такой отказ;
- однако отказ от написания объяснительной не освобождает работника от возможного дисциплинарного взыскания.
Если по истечении двух рабочих дней с момента запроса объяснение не предоставлено, работодатель составляет соответствующий акт об отказе. После этого взыскание может быть применено и без объяснительной. При этом работодатель вправе истолковать ситуацию исходя из имеющихся у него данных, что не всегда выгодно работнику.
В каких случаях требование правомерно
Запрос объяснительной законен, если речь идёт о нарушении трудовых обязанностей, например:
- опоздание или отсутствие на рабочем месте без уважительной причины;
- невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей;
- нарушение правил внутреннего трудового распорядка;
- неисполнение приказов и распоряжений руководства;
- порча имущества работодателя;
- появление на работе в состоянии опьянения.
Если же директор требует объяснительную по вопросам, не связанным с трудовыми обязанностями (например, о личной жизни), такое требование выходит за рамки закона.
Как правильно оформляется запрос
Чтобы процедура была законной, работодателю следует:
- направить работнику письменное требование о предоставлении объяснений (хотя ТК РФ прямо не требует письменной формы запроса, она помогает избежать споров);
- вручить требование под подпись или зафиксировать факт вручения иным способом;
- предоставить работнику два рабочих дня на подготовку объяснения;
- при отказе — составить акт с подписями свидетелей.
Стоит ли писать объяснительную
С точки зрения защиты своих интересов работнику чаще всего выгоднее написать объяснительную, чем отказаться. В записке можно:
- указать уважительные причины произошедшего (болезнь, семейные обстоятельства, транспортные проблемы);
- приложить подтверждающие документы (справки, чеки);
- изложить свою версию событий, которая будет учитываться при решении вопроса о взыскании.
Объяснительная составляется в свободной форме на имя руководителя: указываются адресат, ФИО и должность работника, излагаются обстоятельства, ставятся дата и подпись.
Директор имеет право затребовать объяснительную записку при подозрении на дисциплинарный проступок — более того, это его обязанность перед применением взыскания по статье 193 ТК РФ. Однако заставить работника писать объяснения нельзя: отказ не наказуем, но и не защищает от взыскания. Работнику разумно использовать право на объяснение как возможность изложить свою позицию и смягчить возможные последствия, а работодателю — строго соблюдать процедуру, чтобы взыскание не было признано незаконным.