Участие в государственных и муниципальных закупках (регламентируемых 44-ФЗ) и закупках отдельных видов юридических лиц (223-ФЗ) часто осуществляется через уполномоченных представителей. Правильно оформленная доверенность — это ключевой документ, подтверждающий полномочия сотрудника или стороннего специалиста действовать от имени организации-участника. Ошибки в полномочиях являются одной из частых причин отказа в допуске к торгам или признания заявки несоответствующей требованиям.

Нормативная база: правовые основания участия по доверенности

Законодательство устанавливает четкие правила представления интересов в закупочных процедурах:

• Статья 69 ФЗ-44 и статья 3.4 ФЗ-223 закрепляют право участников закупки (заказчиков, поставщиков, подрядчиков) выступать в отношениях, связанных с закупкой, как непосредственно, так и через представителей.
• Полномочия представителей подтверждаются доверенностью, выданной и оформленной в соответствии с гражданским законодательством (ГК РФ, ст. 185–189).
• Согласно ч. 19.1 ст. 3.4 223-ФЗ, заказчики имеют право требовать копию документа, подтверждающего полномочия лица действовать от имени участника (в т.ч. при закупках среди МСП).

Важно: Электронная цифровая подпись (ЭЦП) сотрудника сама по себе не заменяет доверенность. Если в данных ЭЦП нет информации о принадлежности подписанта к юридическому лицу-участнику, а в заявке отсутствует доверенность — заявка может быть отклонена.

Когда нужна доверенность на участие в госзакупках

Доверенность требуется на любое действие в рамках закупочной процедуры, совершаемое не руководителем организации (действующим без доверенности на основании Устава/Свидетельства о регистрации ИП), а уполномоченным лицом. Основные сценарии:

1. Подача, изменение или отзыв заявки на участие (в т.ч. на электронных торговых площадках — ЭТП).
2. Подписание и направление запроса на уточнение документации закупки.
3. Подписание проекта контракта и самого контракта (включая использование ЭЦП).
4. Внесение изменений в условия контракта (дополнительные соглашения).
5. Работа в личном кабинете на ЭТП и в ЕИС (Единой информационной системе).
6. Публикация сведений в ЕИС.
7. Приемка работ, товаров, услуг по исполнению контракта.
8. Представление интересов при рассмотрении жалоб в ФАС или судах.

В одной закупке может участвовать несколько представителей с разными полномочиями (например, один готовит заявку, другой подписывает контракт). На каждого оформляется отдельная доверенность или одна общая с перечнем полномочий для каждого.

Виды доверенностей для госзакупок

По форме выдачи

• Нотариальная: Обязательна для действий, требующих нотариальной формы по закону (например, подписание сделок с недвижимостью, если это предмет контракта), а также часто требуется заказчиками для подписания самого контракта (хотя 44-ФЗ прямо не запрещает простую письменную форму для контракта, практика ЭТП и заказчиков часто настаивает на нотариате для максимальной гарантии).
• Простая письменная: Допустима для подачи заявки, участия в торгах, работы на ЭТП. Выдается на бланке организации с печатью (если есть) и подписью руководителя.

По сроку действия

• Разовая: На конкретную закупку (указывается номер извещения/закупки). Наиболее безопасна для принципала.
• Специальная (на определенный период): На ведение закупочной деятельности в течение квартала, года. Удобна для штатных закупщиков.
• Генеральная: Широкие полномочия на все действия. Редко используется в закупках из-за рисков.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — современный стандарт

С развитием цифровизации (ФНС, ЭТП, ЕИС) все чаще требуется машиночитаемая доверенность (МЧД) в формате XML/JSON, подписанная ЭЦП руководителя организации. Она позволяет автоматически верифицировать полномочия в информационных системах без ручной проверки скана бумажного документа.

• Форматы устанавливаются приказами ФНС России (например, формат МЧД 5.01, 5.02 и актуальные версии).
• Создается в специальных сервисах (КриптоПро, Контур, СБИС, Астрал и др.) или личном кабинете налогоплательщика.
• Обязательна для делегирования прав на подписание электронных документов в ЕИС и на некоторых ЭТП.

Обязательные реквизиты доверенности (по ст. 185 ГК РФ и требованиям 44-ФЗ/223-ФЗ)

Любая доверенность (бумажная или МЧД) должна содержать:

• Место и дата выдачи (без даты доверенность недействительна).
• Сведения о принципале (организации/ИП): полное наименование, ИНН, КПП (для юрлиц), ОГРН/ОГРНИП, адрес, ФИО руководителя, основание действия (Устав, Свидетельство ИП).
• Сведения о представителе (доверенном лице): ФИО полностью, дата рождения, паспортные данные (серия, номер, кем выдан, когда), СНИЛС (часто требуется для ЭТП/ЕИС), ИНН, адрес регистрации.
• Перечень полномочий (детально): не просто «участие в закупке», а конкретные действия: «подача заявки на ЭТП [Название] по закупке № [Номер]», «подписание контракта», «работа в личном кабинете ЕИС», «получение ЭЦП на ФНС» и т.д.
• Право субстановления (передачи полномочий другому лицу): явно указывается: «Право субстановления предоставляется» или «Право субстановления не предоставляется». В госзакупках обычно не предоставляется для исключения рисков.
• Срок действия: конкретная дата или событие (например, «до момента подписания контракта и исполнения обязательств по нему»). Максимальный срок — 3 года (ст. 186 ГК РФ), если не указан — 1 год.
• Подпись руководителя (принципала) с расшифровкой и печатью организации (если печать имеется/уставом предусмотрена). Для МЧД — квалифицированная ЭЦП руководителя.

Структурный образец доверенности (простая письменная форма)

Ниже приведена типичная структура документа. Текст адаптируйте под конкретную задачу. Для МЧД заполняются соответствующие поля XML-схемы.

Требования к доверенности для работы на ЭТП и в ЕИС

Электронные торговые площадки (АО «ЕЭТП», АО «Торги-ГОВ», АО «РТС-Тендер», АО «Сбербанк-АСТ» и др.) и ЕИС имеют свои технические требования к загружаемым сканам или МЧД:

• Цветное сканирование (для бумажной доверенности) при разрешении не менее 300 dpi.
• Все страницы прошиты, занумерованы, подписаны руководителем и пробиты печатью (если есть) на стыке страниц.
• Читаемость всех реквизитов (паспорт, ИНН, СНИЛС).
• Для МЧД: соответствие актуальной схеме ФНС (на 2026 год актуальны схемы 5.02/5.03), валидная ЭЦП руководителя на момент загрузки.
• В профиле участника на ЭТП/ЕИС данные представителя (ФИО, ИНН, СНИЛС) должны в точности совпадать с данными в доверенности и сертификате ЭЦП представителя.

Типичные ошибки, ведущие к отказу в допуске или рискам

Срок действия и прекращение доверенности

• Максимальный срок: 3 года (ст. 186 ГК РФ). Если срок не указан — действует 1 год от даты выдачи.
• Оптимальный срок для закупки: от даты публикации извещения до полного исполнения контракта (приемка, оплата, закрытие в ЕИС).
• Основания прекращения (ст. 188 ГК РФ):
  • Истечение срока.
  • Отзыв принципалом (в одностороннем порядке в любой момент).
  • Отказ доверенного лица.
  • Ликвидация принципала / смерть ИП / вступление в силу решения о банкротстве.
  • Смерть представителя / признание недееспособным / пропавшим без вести.

Процедура отзыва: Принципал обязан уведомить представителя и третьих лиц (заказчика, ЭТП, ЕИС) об отзыве. В ЭИС/ЕИС это делается через загрузку уведомления об отзыве или аннулирование МЧД. До момента уведомления третьих лиц доверенность считается действительной для них.

Особенности для ИП и МСП

• ИП: Действует лично без доверенности. Если привлекает наемного работника — доверенность оформляется по общим правилам (подпись ИП, печать не обязательна, но желательна).
• МСП (44-ФЗ, ч. 19.1 ст. 3.4 223-ФЗ): При закупках исключительно среди МСП заказчик обязан запросить копию доверенности (или иного документа о полномочиях) у участника, если заявку подает не руководитель. Отсутствие доверенности в составе заявки — основание для отказа в рассмотрении заявки.

Машиночитаемая доверенность (МЧД): пошаговый алгоритм получения (2026)

1. Получить/обновить квалифицированную ЭЦП руководителя организации (на ФНС или УЦ).
2. Авторизоваться в сервисе формирования МЧД (ЛК ФНС «Доверенности», Контур.Диадок, СБИС, Астрал.Отчетность, 1С и др.).
3. Выбрать тип доверенности: «Для представления интересов в закупках» / «Общая» / «На подписание документов в ЕИС».
4. Заполнить данные принципала (подтянутся из ЕГРЮЛ/ЕГРИП по ИНН) и доверенного лица (ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес).
5. Детально настроить перечень полномочий (выбрать из справочника ФНС: B01 — подписание заявки, B02 — подписание контракта, B03 — работа в ЕИС и т.д.).
6. Установить срок действия.
7. Подписать МЧД ЭЦП руководителя.
8. Отправить/загрузить МЧД в ЕИС (раздел «Полномочия»), на ЭТП (в профиль участника) и/или направить заказчику/контрагенту.

С 2024–2025 гг. использование МЧД становится де-факто стандартом для работы в ЕИС и на крупных ЭТП, так как исключает ошибки ручного ввода данных и ускоряет аккредитацию.

Грамотно оформленная доверенность — это гарантия легитимности действий вашего представителя на всех этапах закупки: от аккредитации на ЭТП до подписания акта приема-передачи. В 2026 году приоритетом является переход на машиночитаемые доверенности (МЧД), которые обеспечивают бесшовную интеграцию с ЕИС и ЭТП.

Рекомендации:

• Используйте актуальные образцы и сервисы формирования МЧД (ЛК ФНС, операторы ЭДО).
• Прописывайте полномочия максимально конкретно под конкретную закупку или функционал сотрудника.
• Проверяйте соответствие данных доверенности, паспорта, СНИЛС и сертификата ЭЦП представителя.
• Следите за сроками действия и своевременно продлевайте/перевыпускайте документы.
• Храните оригиналы (бумажные) и файлы МЧД в доступном для аудита месте.

Соблюдение этих правил минимизирует риски отказа в допуске к торгам, аннулирования результатов закупки и судебных споров с заказчиками и контролирующими органами (ФАС, Прокуратура, Счетная палата).

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При подготовке документов для конкретной закупки рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на 44-ФЗ/223-ФЗ, с учетом актуальных изменений в законодательстве и локальных регламентов заказчика/ЭТП.