Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Смоленской области» (ОГКУ «ГАСО») является главным хранилищем документов, отражающих историю Смоленского края с XVII века по наши дни. В данной статье собраны актуальные сведения об учреждении: почтовый индекс, юридический и фактический адреса, контактные телефоны, электронная почта, а также информация о структуре фондов и принципах работы с архивными указателями (индексами дел).

Основные реквизиты и почтовый индекс

Для направления почтовых отправлений, официальных запросов или планирования личного визита используйте следующие официальные данные:

Режим работы и доступность

Перед посещением архива рекомендуется уточнить актуальный график работы читального зала и приемной по телефону (4812) 38-65-60, так как режим может меняться в праздничные периоды или в связи с санитарными мерами.

• Читальный зал: Обычно работает в будние дни (понедельник–пятница) с перерывом на санитарный час и уборку. Прием посетителей часто ведется по предварительной записи.
• Предварительная регистрация: Согласно отзывам на картах (Яндекс.Карты), для работы в читальном зале может потребоваться предварительная регистрация.
• Доступность для маломобильных групп граждан (МГН): Здание оборудовано пандусом, есть возможность беспрепятственного доступа на колясочке (полная доступность).
• Оплата услуг: Принимается безналичный расчет.

Архивные фонды и понятие «Индекс» в архивном деле

Часто пользователи, ищущие «индекс архива», имеют в виду не только почтовый код, но и архивные указатели (путеводители, описи, реестры), которые служат «индексами» для поиска нужных дел в фондах.

Состав фондов ГАСО

Архив хранит более 1 млн единиц хранения. Фонды делятся на несколько крупных хронологических и тематических блоков:

1. Дореволюционные фонды (XVII – начало XX в.):
   • Документы Смоленских воевод, губернских учреждений, дворянских собраний, духовных консисторий.
   • Метрические книги (метрики): Рождество, венчание, похорона (православные, католические, лютеранские, еврейские конфессии). Это самый востребованный массив для геноалогии.
   • Ревизские сказки (ревизские рассказы) — переписи податного населения XVIII – первой половины XIX в.
   • Документы земских учреждений, судов, полиции, образовательных и медицинских заведений.
2. Советский период (1917–1991 гг.):
   • Органы власти (губисполком, облисполком, райисполкомы, горсовета).
   • Партийные архивы (обком, горком, райкомы ВКП(б)/КПСС).
   • Колхозы, совхозы, промышленные предприятия, профсоюзы, комсомол.
   • Архивы репрессированных (дела НКВД/КГБ, списки расстрелянных и реабилитированных).
3. Новейший период (с 1991 г.): Документы администрации области, министерств, ведомств, муниципальных образований.
4. Личные фонды: Деятели науки, культуры, политики, военные вожаки, связанные со Смоленщиной.
5. Фонды фото-, кино-, фоно- и видеодокументов, картографических материалов.

Как работает «Индекс» дел (Поисковые инструменты)

Для нахождения конкретного дела необходимо использовать научно-справочный аппарат (НСА) — это и есть внутренний «индекс» архива:

• Путеводитель по фондам: Обобщенное описание всех фондов с указанием лет, количества дел и аннотацией. Доступен на сайте архива в разделе «Фонды» / «Путеводители».
• Описи фондов (Инвентаризации): Основной поисковый инструмент. Содержат перечень дел в фонде с указанием: Номер дела, Заголовок дела, Даты начала и конца, Количество листов. Именно по номеру дела (индексу дела в описи) выдается документ в читальный зал.
• Карточки учета (для метрик и ревизских сказок): Специальные алфавитные или топографические указатели по населённым пунктам.
• Электронные базы данных и сканы: На сайте gaso-smolensk.ru в разделе «Цифровой архив» / «Электронные ресурсы» публикуются оцифрованные описи и сканы документов (метрики, ревизские сказки, списки призывников и т.д.).

Виды услуг и порядок обращения

Основные направления работы:

• Выдача архивных справок: о месте рождения, браке, смерти, составе семьи, месте жительства/работы (для пенсии, восстановления прав, гражданства).
• Генеалогические исследования: составление родословных, поиск предков по метрическим книгам и ревизским сказкам.
• Научная и производственная работа с документами: в читальном зале (платная/бесплатная в зависимости от цели).
• Оцифровка и копирование документов: фото/скан копии дел (по тарифам).
• Консультации по фондам: устные и письменные.

Как подать запрос (дистанционно):

1. Электронная почта: Напишите на smolenskarhiv@yandex;ru (для запросов) или gaso67@yandex.ru (общие вопросы). Укажите ФИО, контактный телефон, почтовый адрес для ответа, максимально точные входные данные (ФИО искомого, даты, населённый пункт, конфессия).
2. Почта России: На адрес: 214025, г. Смоленск, ул. ###, д. 29Б.
3. Через Госуслуги / портал «Архивы России»: Возможность подачи запроса через ЕПГУ (раздел «Архивные справки»).

Практические советы для исследователей

1. Подготовьте входные данные. Без точного населённого пункта (деревни, села, улицы города) и примерных дат поиск в описях (индексах) займет недели. Используйте исторические карты (например, «Карта Смоленской губернии» конца XIX в.) для определения уезда и волости.
2. Изучите Путеводитель онлайн. Определите номера фондов и описей, которые могут содержать нужные документы, до поездки или отправки запроса.
3. Метрические книги. Если ищете запись о рождении/свадьбе/смерти, уточните конфессию. Для православных — нужна церковь/приход. Для других конфессий, отдельные фонды (католический консисторий, раббинат и т.д.).
4. Ревизские сказки. Поиск ведется по уездам и волостям. В описях часто нет постраничного указателя по деревням (как отмечают пользователи), приходится просматривать сотни листов сканов. Используйте функцию поиска в браузере (Ctrl+F) по скачанным файлам описей.
5. Свяжитесь с отделом ИКТ (Информационно-коммуникационных технологий). По отзывам, сотрудники отдела ИКТ (Бородавкина Е.Г., Коршунова М.А., Лукьянова Е.П. и др;) оказывают качественную помощь в удаленной работе с электронными фондами.

Контакты структурных подразделений (ориентировочно)

Для решения специфических вопросов можно уточнить по телефону (4812) 38-65-60 внутренние номера или e-mail ответственных отделов:

• Отдел учета и хранения фондов (Читальный зал) — выдача дел, консультации по описям.
• Отдел научной информации и использования фондов — справки, геноалогия, сложные запросы.
• Отдел ИКТ (Цифровизация) — работа с электронным архивом, сайтом, личным кабинетом, предоставление сканов.
• Отдел приема и государственной регистрации документов, сдача документов на хранение организациями.

Государственный архив Смоленской области (индекс 214025, ул. ###, 29Б) — это ключевой ресурс для изучения истории региона и восстановления семейных хроник. Несмотря на существующие технические сложности с веб-интерфейсом (медленная загрузка сканов, неудобный поиск в ревизиях), фондовый массив уникален и ценен. Эффективная работа требует предварительного изучения путеводителей и описей (архивных индексов), доступных на официальном сайте gaso-smolensk.ru, и, при необходимости, взаимодействия с компетентными сотрудниками отдела ИКТ и читального зала.

Информация актуальна на момент публикации (основа: официальный сайт gaso-smolensk.ru, данные ЕГРЮЛ/СПАРК, отзывы на Яндекс.Картах). Перед визитом или отправкой важного запроса рекомендуется верифицировать контакты по телефону (4812) 38-65-60.