Государственное казенное учреждение Ростовской области «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» (ГКУ РО «ЦХАД г. Шахты») является ключевым институтом, обеспечивающим сохранность документального наследия одного из крупнейших промышленных центров Дона. Архив выполняет функции по комплектованию, учету, хранению и предоставлению архивных документов государственным органам, организациям и гражданам.

Историческая справка и статус учреждения

Архив города Шахты имеет глубокие исторические корни, связанные с развитием угольной промышленности и формированием города как административно-территориальной единицы. В современном правовом поле учреждение действует на основании:

• Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Закона Ростовской области от № 373-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области»;
• Устава, утвержденного Комитетом по управлению архивным делом Ростовской области.

Полное наименование: Государственное казенное учреждение Ростовской области «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области».

Сокращенное наименование: ГКУ РО «ЦХАД г. Шахты».

Учреждение входит в систему архивных органов Ростовской области и ведет свою деятельность под методологическим руководством Комитета по управлению архивным делом Ростовской области.

Основные задачи и функции

Деятельность Центра охватывает полный цикл работы с архивными фондами. К приоритетным направлениям относятся:

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Центре.
2. Комплектование архива документами, созданными на территории города Шахты и зоны его комплектования, а также документами ликвидированных предприятий угольной промышленности Ростовской области. Дополнительно формируются фонды по поручению комитета по управлению архивным делом Ростовской области (документы федеральной и областной собственности).
3. Информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления.
4. Организация доступа к информации о составе и содержании документов, их использование и публикация, удовлетворение потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной документной информации.
5. Научное описание документов, создание архивных справочников, баз и банков данных.
6. Научно-исследовательская и методическая работа в области архивоведения, документоведения и археографии.
7. Методическая и практическая помощь архивным учреждениям области, государственным и иным организациям, юридическим и физическим лицам в работе с документами.

Структура учреждения

Для реализации широкого спектра функций в Центре создана разветвленная структура структурных подразделений:

• Сектор прогнозирования и организационно-методической работы — планирование, методическое руководство, внедрение новых технологий.
• Отдел формирования архивных фондов, прием, экспертиза, описание и регистрация поступающих документов.
• Отдел информации, публикации и информационно-поисковых систем — создание электронных баз данных, справочников, публикация путеводителей, работа с веб-ресурсами.
• Отдел по работе с обращениями граждан и организаций — прием посетителей, выдача справок, копий документов, консультации по геноалогическим и социально-правовым запросам.
• Сектор обеспечения сохранности документов — контроль микроклимата, противопожарная защита, биозащита, восстановление и консервация документов.
• Архивохранилище документов постоянного срока хранения — хранение наиболее ценных исторических фондов.
• Архивохранилище документов по личному составу — специализированное хранение дел личного состава (трудовые книжки, личные дела, пенсионные дела), что критически важно для подтверждения стажа и прав граждан.

В учреждении работает около 50 сотрудников — архивисты, заведующие отделами и хранилищами, методисты, хранители фондов, обеспечивающие бесперебойную работу всех направлений.

Архивные фонды и их состав

Фонды ГКУ РО «ЦХАД г. Шахты» отражают историю города с конца XIX века по настоящее время. Основные группы фондов:

• Документы дореволюционного периода: дела городской думы, управы, полиции, церковно-приходских собраний, учебных заведений, благотворительных обществ.
• Документы советского периода (1920–1991 гг.): фонды городского и районных комитетов КПСС, исполкомов Soviets депутатов трудящихся, управлений народного хозяйства, отраслевых управлений (угольная промышленность, строительство, транспорт, торговля);
• Фонды промышленных предприятий: угляктических шахт, обогатительных фабрик, машиностроительных заводов, строительных трастов. Это уникальный массив, документирующий историю Донбасса.
• Документы современного периода (с 1991 г.): администрации города, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений (образования, здравоохранения, культуры, ЖКХ).
• Документы по личному составу: фонды ликвидированных и реорганизованных предприятий, учреждений и организаций (трудовые книжки, личные карточки, пенсионные дела).

Архив регулярно пополняется за счет приема документов от ликвидируемых и реорганизуемых организаций, а также от граждан (личные архивы, фотодокументы, мемуары).

Услуги для граждан и организаций

Отдел по работе с обращениями граждан и организаций является основным интерфейсом архива для внешних пользователей. Предоставляются следующие виды услуг:

Социально-правовые справки

• Подтверждение трудового стажа и заработной платы (для назначения пенсий, пособий).
• Подтверждение факта работы на вредных/тяжелых производствах.
• Справки о награждении орденами и медалями СССР/РФ.
• Справки для судов, нотариусов, органов опеки и попечительства.

Генеалогические и исторические запросы

• Поиск сведений о предках (метрические книги, ревизские сказки, списки приходян — при наличии в фондах).
• Справки о рождении, браке, смерти (если ЗАГС не сохранил акты).
• Информация о проживании, составе семьи, социальном статусе.

Технические и иные услуги

• Изготовление копий документов (ксерокопии, цифровые сканы).
• Выдача заверенных выписок из документов.
• Написание тематических справок для НИИ, учебных заведений, СМИ.
• Консультации по вопросам архивного дела, сроков хранения, порядку сдачи документов в архив.

Важно: Для получения справки необходимо предоставить документ, удостоверяющий личность (паспорт), а также документы, подтверждающие родственные связи (при запросе о другом лице) или доверенность нотариальную форму.

Руководство и контактная информация

На текущий момент коллективом архива управляет команда опытных специалистов:

Контакты для связи:

• Телефон/факс директора: (8636) 23-13-95
• Официальный сайт (портал «Донские архивы»): donarch.ru (раздел об архиве г. Шахты)
• Адрес: г. Шахты, Ростовская область (точный адрес рекомендуется уточнять по телефону или на сайте перед визитом).

Работа с обращениями: порядок и сроки

Обращения граждан рассматриваются в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Законом Ростовской области № 1026-ЗС.

• Срок рассмотрения: не более 30 календарных дней со дня регистрации обращения (в сложных случаях может быть продлен до 30 дней с уведомлением заявителя).
• Форма обращения: письменная (по почте, через интернет-приемную на сайте donarch.ru или госуслуг, лично в канцелярии).
• Ответ: направляется в форме, указанной в обращении (почта, электронная почта, лично под роспись).

Научно-издательская и выставочная деятельность

Архив не ограничивается только хранением. Сотрудники Центра активно занимаются:

• Созданием научных описей (путеводителей) по фондам.
• Публикацией статей в сборниках «Архивное дело на Дону», в местной прессе.
• Организацией тематических выставок и виртуальных экспозиций, приуроченных к знаменательным датам: Дню города, Дню шахтера, Победе в ВОВ, юбилеям предприятий.
• Проведением экскурсий для школьников и студентов профильных специальностей (архивоведение, история, юриспруденция).

Цифровизация и удаленный доступ

В рамках реализации федерального проекта «Цифровая культура» и региональных программ архив ведет активную работу по оцифровке фондов:

• Создание электронных копий наиболее востребованных и изношенных документов.
• Ведение электронных баз данных (ЭБД) по фондам, обеспечивающих поиск по атрибутам (название организации, даты, номера дел).
• Интеграция в Общегосударственную архивную информационную систему (ОГАИС) и региональную систему «Донские архивы», позволяющую пользователям удаленно определять наличие нужных дел и заказывать справки.

ГКУ РО «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» является надежным хранилищем исторической памяти региона. Благодаря профессиональной работе архивистов, тысячи граждан ежегодно получают необходимые социально-правовые гарантии, а исследователи — доступ к первоисточникам истории Донбасса. Архив продолжает развиваться, внедряя современные информационные технологии для максимального раскрытия фондов и удобства пользователей.

Материал подготовлен на основе открытых данных официального портала «Донские архивы» (donarch.ru) и нормативных правовых актов в сфере архивного дела.