Работа с отчетами по заработной плате — одна из ключевых задач кадровика и бухгалтера. В программах линейки 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) и 1С:ЗиКГУ (Зарплата и кадры государственного учреждения) нет единственной кнопки с названием «Реестр сведений о сумме выплат и вознаграждений». Однако эту информацию можно получить через стандартные регламентированные и аналитические отчеты.
В этой статье подробно разберем‚ где искать нужные данные‚ как сформировать реестр с разбивкой по сотрудникам и как провести детализацию начислений по документам.
Основной способ: Регламентированный отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах»
Это основной инструмент для получения сводных данных по начислениям за выбранный период (месяц‚ квартал‚ год). Именно он формирует то‚ что на практике называют «реестром выплат».
Пошаговая инструкция (актуально для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ЗиКГУ 3.1):
- Откройте раздел «Отчеты» (или «Зарплата и кадры» → «Отчеты»).
- Перейдите в группу «Регламентированные отчеты» → «Налоги и взносы» (в старых версиях — «Отчеты по налогам и взносам»).
- Найдите и откройте отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» (ранее назывался «Сведения о доходах физического лица» / 6-НДФЛ по персонифицированным данным).
- Установите необходимый период (обычно календарный месяц или квартал).
- Нажмите кнопку «Сформировать».
- После заполнения отчета в командной панели (или в меню «Действия») нажмите кнопку «Реестр».
Результат: Откроется табличный документ со списком сотрудников (ФИО‚ ИНН‚ СНИЛС) и суммами начисленных доходов‚ удержанного НДФЛ‚ страховых взносов и чистой суммы к выплате за выбранный период.
Как получить детализацию по документам начисления
Часто требуется не просто итоговая сумма‚ а понимание‚ из каких именно документов она сложилась (начисление зарплаты‚ премия‚ больничный‚ отпускные и т.д.).
Вариант 1: Из отчета «Персонифицированные сведения…» (Быстрый просмотр)
- В открытом реестре (или в самой таблице отчета до нажатия «Реестр») кликните по строке нужного сотрудника.
- Нажмите кнопку «Расшифровать» (или двойной клик по сумме начислений‚ если интерфейс позволяет).
- Откроется подробная расшифровка: вид дохода (код по справочнику НДФЛ)‚ документ-основание (Номер‚ Дата)‚ сумма начисления‚ сумма удержания.
Вариант 2: Отчет «Полный свод начислений‚ удержаний и выплат» (Для глубокой аналитики)
Этот отчет дает максимально детальную картину по всем видам расчетов.
- Раздел «Отчеты» → «Зарплата и кадры» (или «Анализ зарплаты»).
- Выберите «Полный свод начислений‚ удержаний и выплат».
- Установите период и‚ при необходимости‚ отборы по организации или подразделению.
- Нажмите «Сформировать».
В отчете доступны настройки варианта отчета (шестеренка): можно включить/выключить колонки «Документ-основание»‚ «Вид расчета»‚ «База»‚ «Процент» и др. Это позволяет увидеть каждую строку начисления отдельно.
Вариант 3: Отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам»
Удобен для сверки итогов по конкретным сотрудникам или группам.
- Путь: Отчеты → Зарплата и кадры → Анализ зарплаты по сотрудникам.
- Позволяет построить сводную таблицу: Сотрудник — Вид расчета — Сумма.
- Есть возможность «Раскрыть» строки до уровней документов.
Специфика 1С:ЗиКГУ (Бюджетные учреждения)
В 1С:ЗиКГУ логика аналогична‚ но терминология может отличаться из-за специфики бюджетного учета:
- Основной отчет: «Персонифицированные сведения о физических лицах» (формируется для налогового органа).
- Для внутреннего контроля часто используют отчет «Ведомость начислений и удержаний» (классическая Т-51 / Т-53 аналог) или «Реестр выплат зарплаты» (если настроен вывод в банк).
- Важно: в ЗиКГУ суммы в реестре могут разбиваться по КБК и экономической классификации расходов‚ что важно для отчетности перед казначейством.
Что делать‚ если стандартных отчетов недостаточно?
Если вам нужен реестр в специфическом формате (например‚ для выгрузки в стороннюю систему‚ для отчета перед учредителем с нестандартными колонками)‚ можно использовать:
- СКД (Система компоновки данных): Создать собственный отчет на основе регистров накопления «Начисления»‚ «Удержания»‚ «Выплаты». Это дает полную свободу в выборе полей‚ группировок и оформления.
- Внешние отчеты/обработки: Найти готовые решения на ИТС (Информационно-технологическое сопровождение) или заказать разработку у партнеров 1С.
- Консоль запросов: Для разовой выгрузки данных в Excel можно написать запрос к регистру Начисления (или РасчетыСРаботниками для итогов) с нужными полями.
Типовые ошибки и нюансы
| Проблема | Причина и решение |
|---|---|
| В реестре нет сотрудника‚ которому начислена зарплата | Проверьте‚ проведен ли документ начисления (например‚ «Начисление зарплаты») за нужный период. Проверьте отборы по организации в отчете. |
| Суммы в реестре не сходятся с ведомостью на выплату | Реестр «Персонифицированных сведений» показывает начисления за период (начисленный метод). Ведомость на выплату показывает фактические выплаты (кассовый метод). Используйте отчет «Выплаты за период» для сверки выплат. |
| Нет кнопки «Реестр» в отчете | Кнопка появляется только после нажатия «Сформировать». Также проверьте права доступа (роль «Полные права» или специальная роль для регламентированных отчетов). |
| Нужны данные за год для 6-НДФЛ |
Резюме: где искать что
- Детализация по документам для одного сотрудника: Тот же отчет → кнопка «Расшифровать» на строке сотрудника.
- Полная аналитика по всем видам расчетов и документам: Отчет «Полный свод начислений‚ удержаний и выплат».
- Сверка выплат (фактические деньги): Отчет «Выплаты за период» или «Реестр выплат в банк».
- Кастомный формат: Создание отчета в СКД или внешняя обработка.
Настройка и понимание этих отчетов — база качественного кадровика и бухгалтера. Если стандартные возможности 1С не закрывают ваши уникальные бизнес-процессы‚ не стесняйтесь обращаться к сертифицированным партнерам 1С доработку конфигурации под ваши нужды.
Статья подготовлена на основе актуальной информации по версиям 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ЗиКГУ 3.1 на 2026 год. Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от установленных обновлений платформы и конфигурации.