Универсальный передаточный документ (УПД) — это первичный учетный документ, который объединяет функции счета-фактуры, накладной и акта приема-передачи. Правильное заполнение реквизитов доверенности критически важно для подтверждения полномочий лица, подписывающего документ, или лица, принимающего груз. Ошибки в этом блоке могут привести к претензиям со стороны налоговой инспекции при проверке права на вычет НДС или подтверждении расходов по налогу на прибыль.

В данной статье подробно разберем, в какие именно таблицы и строки УПД вносятся сведения о доверенности, как это сделать в электронном и бумажном виде, и какие нюансы учитывать в 2024–2025 годах.

Нормативная база: какой формат УПД действует сейчас

С 1 октября 2023 года (для волонтеров — с 1 января 2023 года) обязательным стал новый формат УПД, утвержденный Приказом ФНС России от № ЕД-7-26/[@] (в ред. от ). Он заменил старый Приказ ММВ-7-15/[@] от .

Важно: Структура документа теперь состоит из трех основных таблиц (блоков):

• Таблица 1, Сведения о продавце и покупателе (общие реквизиты).
• Таблица 2 — Сведения о товарах (работу, услугах), передаваемых имущественных правах.
• Таблица 3 — Сведения о лице, передающем товары, и лице, их принимающем (физические лица — представители).

Именно Таблица 3 является основным местом для указания данных доверенности.

Структура Таблицы 3: где именно пишется номер доверенности

Таблица 3 разделена на две симметричные части: левая — для продавца (передающего), правая — для покупателя (принимающего). В каждой части есть выделенный блок «Сведения о доверенности».

Блок «Сведения о доверенности» (для передающего и принимающего)

В электронном формате (XML-схема) и в печатной форме этот блок содержит следующие строки (реквизиты):

1. Номер доверенности (Тег: PoA_Nom / PoA_Nom_Buyer).
2. Дата доверенности (Тег: PoA_Date / PoA_Date_Buyer).
3. Наименование организации, выдавшей доверенность (Тег: PoA_Issuer_Name / PoA_Issuer_Name_Buyer) — заполняется, если доверенность выдана от имени юрлица/ИП (не нотариальная).
4. ИНН организации, выдавшей доверенность (Тег: PoA_Issuer_INN / PoA_Issuer_INN_Buyer).
5. КПП организации, выдавшей доверенность (Тег: PoA_Issuer_KPP / PoA_Issuer_KPP_Buyer).

Визуально в печатной форме (PDF/Excel) это выглядит так:

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Таблица 3. Сведения о лице, передающем товары... | ...принимающем │
├──────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┤
│ ПЕРЕДАЮЩЕЕ ЛИЦО │ ПРИНИМАЮЩЕЕ ЛИЦО │
├──────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ ФИО: ___________________________ │ ФИО: ___________________________ │
│ Должность: _____________________ │ Должность: _____________________ │
├──────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ СВЕДЕНИЯ О ДОВЕРЕННОСТИ │ СВЕДЕНИЯ О ДОВЕРЕННОСТИ │
│ Номер: [ НОМЕР ДОВЕРЕННОСТИ ] │ Номер: [ НОМЕР ДОВЕРЕННОСТИ ] │
│ Дата: [ ДАТА ДОВЕРЕННОСТИ ] │ Дата: [ ДАТА ДОВЕРЕННОСТИ ] │
│ Наим. орг.: ____________________ │ Наим. орг.: ____________________ │
│ ИНН: ___________ КПП: __________ │ ИНН: ___________ КПП: __________ │
└──────────────────────────────────┴───────────────────────────────────┘

Кто и когда должен заполнять этот блок

Сценарий А: Подписание УПД представителем продавца (отгрузка)

Если товары отгружает не генеральный директор, а водитель, кладовщик или менеджер по продажам на основании доверенности:

• Заполняется левая часть Таблицы 3 (блок «Передающее лицо»).
• В строке «Номер доверенности» указывается номер документа, выданного продавцом своему сотруднику.
• В строке «Наименование организации, выдавшей доверенность» пишется название продавца (если доверенность МЧД, машиночитаемой формы, выданная самой организацией). Если доверенность нотариальная — указывается ФИО нотариуса или название нотариальной конторы.

Сценарий Б: Приемка груза представителем покупателя (приемка)

Если груз принимает не директор покупателя, а его водитель, кладовщик или уполномоченный менеджер:

• Заполняется правая часть Таблицы 3 (блок «Принимающее лицо»).
• В строке «Номер доверенности» указывается номер документа, выданного покупателем своему сотруднику.
• Реквизиты выдавшей организации — это данные покупателя.

Сценарий В: Электронный УПД (ЭДО) и МЧД (Машиночитаемая доверенность)

При обмене по ЭДО (Диадок, СБИС, Контур и др.) заполнение происходит через интерфейс оператора. Система часто подтягивает данные из реестра МЧД (если доверенность зарегистрирована в ФНС).

• Если используется МЧД (форматированная доверенность в формате XML), номер доверенности — это уникальный идентификатор (UUID/RegNumber), который система подставляет автоматически при выборе доверенности из реестра.
• Если доверенность бумажная (не МЧД), номер вводится вручную в поле «Номер доверенности» в карточке контрагента/сотрудника или прямо в документе.

Типовые ошибки при заполнении номера доверенности

Особенности заполнения в популярных программах (1С, ЭДО)

В 1С:Предприятие 8.3 (Управление торговлей, ERP, Бухгалтерия 3.0)

1. Откройте документ «Реализация товаров и услуг» (или «Отгрузка товаров» с УПД).
2. Перейдите на вкладку «Дополнительно» или «УПД» (в зависимости от конфигурации).
3. Найдите раздел «Сведения о лице, передающем/принимающем» (Таблица 3).
4. Выберите физическое лицо из справочника «Физические лица» или введите вручную;
5. В открывшейся форме выберите/введите Доверенность. Если доверенность заведена в справочнике «Доверенности полученные/выданные», номер и дата подставятся автоматически.
6. При печати/формировании файла XML данные перенесутся в Теги PoA_Nom, PoA_Date и т.д.

В операторах ЭДО (Диадок, СБИС, Контур.Диадок)

• При создании исходящего УПД нажмите «Добавить представителя» в блоке «Передающее лицо» или «Принимающее лицо».
• Выберите сотрудника из адресной книги. Если к сотруднику привязана действующая МЧД, поля «Номер», «Дата», «ИНН выдавшего» заполнятся автоматически.
• Если МЧД нет, заполните поля вручную: Номер, Дата, Кто выдал (Наименование/ИНН/КПП).

Бумажный УПД: как заполнить вручную

Хотя большинство организаций перешло на ЭДО, бумажный документооборот все еще допускается (особенно при работе с физлицами или в исключительных случаях).

1. Распечатайте бланк УПД (форму из Приказа ЕД-7-26/[@]).
2. В Таблице 3 найдите графу «Сведения о доверенности» для нужной стороны (передающее/принимающее).
3. Ручным способом (чернилом синего или черного цвета) впишите:
   • Номер — точно так, как в оригинале доверенности (с серией, если есть).
   • Дата, в формате ДД.ММ.ГГГГ.
   • Кем выдана — полное наименование организации-выдателя (продавца или покупателя) или ФИО нотариуса.
   • ИНН/КПП — реквизиты организации-выдателя.
4. Подпись представителя ставится в строке «Подпись» в соответствующей колонке Таблицы 3. Рядом расшифровка (ФИО) и печать (если используется).

Доверенность МЧД vs Бумажная: отличия в заполнении УПД

Совет: При использовании МЧД в ЭДО не пытайтесь вписать «человеческий» номер (№ 123) вместо системного (RegNumber). Система валидации ФНС проверяет соответствие реквизитов МЧД реестру. Вписывайте именно то, что выдает система при выборе доверенности из реестра.

Чек-лист перед отправкой/подписанием УПД

Перед тем как нажать «Подписать и отправить» или передать бумажный оригинал, проверьте:

• [ ] Заполнена ли Таблица 3 полностью (ФИО, должность, подпись представителя)?
• [ ] Указан ли Номер доверенности в блоке той стороны, чей представитель подписывает/принимает?
• [ ] Совпадает ли Дата доверенности с оригиналом?
• [ ] Не истек ли срок действия доверенности на дату составления УПД?
• [ ] Верно ли указан ИНН/КПП организации, выдавшей доверенность (должен совпадать с ИНН/КПП принципала в шапке УПД)?
• [ ] Если используется МЧД — корректно ли подтянулись системные идентификаторы (RegNumber)?

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: А если генеральный директор подписывает УПД лично, нужно ли писать номер доверенности?

Ответ: Нет. Генеральный директор действует на основании Устава/Закона, доверенность ему не нужна. В Таблице 3 заполняются только ФИО, должность («Директор») и ставится подпись. Блок «Сведения о доверенности» оставляется пустым (или ставится прочерк в бумажном виде).

Вопрос: Можно ли написать в УПД номер доверенности, выданной на водителя, если подписывает кладовщик?

Ответ: Нет. Номер доверенности в УПД должен соответствовать именно тому физическому лицу, которое ставит подпись в Таблице 3 (или принимает груз). Если подписывает кладовщик, нужна доверенность на кладовщика.

Вопрос: Что писать в поле «Наименование организации, выдавшей доверенность», если доверенность нотариальная?

Ответ: Указывается наименование нотариальной конторы или ФИО частного нотариуса, удостоверившего доверенность. ИНН/КПП нотариуса/конторы указывать не обязательно (поля могут быть неактивны в ЭДО), но лучше заполнить, если есть такая возможность.

Вопрос: Обязательно ли заполнять КПП организации, выдавшей доверенность?

Ответ: Для юридических лиц — да, КПП обязателен (это требование формата XML-схемы и печатной формы). Для ИП — КПП не указывается (оставляется пустым или прочерк).

Правильное заполнение номера доверенности в УПД — это заполнение блока «Сведения о доверенности» в Таблице 3.

• Для отгрузки (продавец): Левая колонка Таблицы 3 — доверенность, выданная продавцом своему сотруднику.
• Для приемки (покупатель): Правая колонка Таблицы 3 — доверенность, выданная покупателем своему сотруднику.

Использование машиночитаемых доверенностей (МЧД) через ЭДО максимально автоматизирует этот процесс и исключает ошибки ручного ввода. При бумажном документообороте внимательно переписывайте реквизиты из оригинала доверенности. Соблюдение этих правил обеспечит юридическую силу УПД и безопасность ваших налоговых вычетов.