В системе кадрового учета Вооруженных Сил Российской Федерации ключевым учетным документом, отражающим основные сведения о военнослужащем, является Карточка личного учета военнослужащего (Форма № 1-а)․ В служебном обороте она часто обозначается просто как «Ф-1а» или «форма 1-а»․ Данная статья подробно разбирает, что представляет собой этот документ, кто несет ответственность за его ведение и где он должен храниться в соответствии с действующим нормативным правовым регулированием․

Нормативная правовая база

Порядок ведения личного учета личного состава ВС РФ регламентируется основным ведомственным документом:

• Приказ Министра обороны РФ от № 390 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения личного учета личного состава Вооруженных Сил Российской Федерации» (в ред․ от и более поздних изменений)․

Именно Приложение № 1 к данной Инструкции устанавливает единую форму Карточки личного учета военнослужащего (Форма № 1-а) и правила ее заполнения․ Ранее применявшиеся приказы (например, Приказ № 300) утратили силу в связи с введением в действие Приказа № 390․

Что такое Форма № 1-а (Карточка личного учета)?

Карточка личного учета военнослужащего (Форма № 1-а) — это основной учетный документ, который ведется на каждого военнослужащего, входящего в личный состав военной части (подразделения)․ Она предназначена для оперативного учета перемещений, состояния здоровья, присвоения воинских званий, назначения на воинские должности, поощрений, взысканий и иных сведений, необходимых для управления личным составом․

Важно: Форма № 1-а не является удостоверением личности военнослужащего (это Военный билет / Удостоверение военнослужащего) и не заменяет Личное дело военнослужащего․ Это именно рабочий учетный инструмент кадровой службы и командиров․

У кого должен находиться документ Ф-1а? (Субъекты хранения и ведения)

Согласно Инструкции (Приказ № 390), ответственность за ведение личного учета и сохранность документов распределяется следующим образом:

Командир (начальник) военной части — Главный ответственный

Командир военной части (подразделения) несет общую ответственность за состояние личного учета личного состава․ Он обеспечивает:

• Своевременное и достоверное ведение Карточек личного учета (Форма № 1-а)․
• Назначение ответственных должностных лиц (офицеров кадровой службы, старшин/сержантов дежурных по части) за непосредственное заполнение и хранение карточек․
• Контроль за сохранностью карточек и предотвращением несанкционированного доступа к личным данным военнослужащих (согласно ФЗ-152 «О персональных данных»)․

Кадровая часть (Служба кадров) военной части — Прямой исполнитель

Непосредственное ведение Карточек личного учета (Форма № 1-а) осуществляется офицерами (прапорщиками, мичманами) кадровой части (службы кадров) военной части․

• Они производят записи в карточке на основании приказов (распоряжений) командира части, справок, медицинских заключений и иных документов․
• Карточки хранятся в картотеке личного учета кадровой части (службы кадров)․
• Обычно картотека оформляется в виде алфавитного файла (по ротам/батальонам и в алфавитном порядке внутри подразделения) для оперативного поиска․

Командиры рот (батальонов, дивизионов), Оперативный учет

В ротах (батальонах, дивизионах) могут вестись дубликаты или выписки из Карточек личного учета (часто в виде «Книги учета личного состава роты» или отдельных листов для работы командира с личным составом в быту)․

• Оригинал Формы № 1-а в роте не хранится постоянно (кроме случаев, установленных командиром части для удаленно расположенных подразделений без постоянной связи с кадровой частью, но это исключение)․
• Командир роты использует данные из карточки (получаемые из кадровой части) для ведения оперативного учета в своем подразделении․

Военнослужащий — Не хранит Форму № 1-а

Военнослужащий лично Карточку личного учета (Форму № 1-а) не хранит и не ведет․ Это документ строгой отчетности военного управления․ Военнослужащий имеет право ознакомиться со сведениями, содержащимися в его карточке, по представлению командира (начальника) или офицера кадровой части, но изымать её из картотеки или хранить у себя запрещено․

Место хранения Формы № 1-а

В соответствии с п․ 14 Инструкции (Приказ № 390), Карточки личного учета военнослужащих (Форма № 1-а) хранятся:

1. В кадровой части (службе кадров) военной части — в специально выделенном помещении (кабинете офицера кадров), в запертых металлических шкафах или сейфах (в зависимости от режима секретности и требований по защите персональных данных)․
2. Карточки уволенных (переведенных) в запас, уволенных с военной службы, а также погибших (погибших) военнослужащих перекладываються в Личные дела и передаются в архив военной части или в центральный архив Министерства обороны (ЦА МО РФ) в установленные сроки․

Основные разделы Карточки (Форма № 1-а)

Для понимания того, почему этот документ хранится именно в кадровой части, перечислим основные графы, подлежащие заполнению (согласно Приложению № 1 к Приказу № 390):

• Паспортные данные, дата и место рождения․
• Сведения о призыве/поступлении на службу: военкомат, дата, основание․
• Воинское звание, дата присвоения, основание (приказ)․
• Воинская должность, дата назначения, основание․
• Образование (военное, гражданское), специальность, ВУС/ВВУС․
• Состояние здоровья: категория годности, дата ВВК, травмы, контузии, заболевания․
• Поощрения и взыскания (с указанием приказа, даты, вида)․
• Перемещения: перевода, командировки, отпуска, госпитализация, арест/стража․
• Сведения о семейном положении, иждивенцах, жилищных правах․
• Наличие допуска к гостайне (если применимо)․

Все записи производятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета (гелевая/шариковая ручка), исправления не допускаются (ошибочные записи зачеркиваются тонкой линией, правильные пишутся рядом с подписью ответственного лица и датой)․

Передача Формы № 1-а при перемещении военнослужащего

При переводе военнослужащего в другую военную часть:

• Оригинал Карточки личного учета (Форма № 1-а) не выдается на руки военнослужащему․
• Она направляется почтой (ценным бандеролем) или курьером в кадровую часть новой военной части одновременно с Личным делом или в установленные Приказом № 390 сроки (обычно не позднее 3 суток после отбытия военнослужащего)․
• В старой части в журнале учета перемещений личного состава ставится отметка о направлении карточки․

Различие между Формой № 1-а, Личным делом и Военным билетом

Ответственность за нарушение правил ведения и хранения

Нарушение правил ведения личного учета, утеря Карточки личного учета (Формы № 1-а), несанкционированный доступ к сведениям карточки или выдача её на руки не уполномоченным лицам влечет за собой:

• Дисциплинарную ответственность (взыскание в виде выговора, строгого выговора, лишения воинского звания, для офицеров/прапорщиков/мичманов) в соответствии со ст․ 192 ТК РФ и Уставом ВС РФ (Приказ № 1495)․
• Административную ответственность по ст․ 13․11 КоАП РФ (нарушение законодательства о персональных данных), если в результате утери/утечки пострадали права субъекта персональных данных․
• Уголовную ответственность (в редких случаях) — по ст․ 283 УК РФ (незаконное получение сведений, составляющих личную или семейную тайну) или ст․ 293 УК РФ (халатность), если последствия тяжелы․

Резюмируя: Документ Ф-1а (Карточка личного учета военнослужащего Формы № 1-а) должен находиться и храниться исключительно в кадровой части (службе кадров) военной части в запертом шкафу/сейфе под ответственностью начальника кадровой части и командира части․

Ни командир роты, ни тем более сам военнослужащий не имеют права хранить оригинал данной формы у себя․ Для оперативной работы в подразделении используются копии данных, выписки или «Книги учета личного состава роты», ведение которых также регламентируется Приказом № 390 и внутренними распоряжениями командира части․

Соблюдение данного порядка является залогом кадровой дисциплины, сохранности персональных данных военнослужащих и законности кадровой работы в Вооруженных Силах Российской Федерации․

Данная статья подготовлена на основании Приказа Минобороны РФ от № 390 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения личного учета личного состава Вооруженных Сил Российской Федерации» с учетом актуальных изменений․ Для решения конкретных служебных вопросов необходимо руководствоваться текстом действующего Приказа и руководящими документами конкретной военной части․