Одна из самых частых ситуаций в кадровом учете и бухгалтерии — расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника, когда в расчетный период попадает его предыдущий отпуск. Вопросы возникают и при расчете среднего заработка для других выплат. Разберемся, как правильно учитывать отпускные дни и суммы.
Что такое расчетный период
По общему правилу расчетный период для исчисления среднего заработка составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения или наступления события, с которым связана выплата. Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно.
Если сотрудник увольняется в последний календарный день месяца, этот месяц включается в расчетный период. Если увольнение происходит раньше — месяц увольнения в расчет не берется.
Исключается ли отпуск из расчетного периода
Да. Согласно Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, из расчетного периода исключается время, когда работник:
- находился в ежегодном оплачиваемом отпуске;
- был в отпуске без сохранения заработной платы;
- находился на больничном или в отпуске по беременности и родам;
- не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон;
- освобождался от работы с сохранением среднего заработка в других случаях.
Вместе со временем исключаются и начисленные за этот период суммы — отпускные в расчет среднего заработка не включаются.
Как считать отработанные дни в неполном месяце
Если месяц отработан полностью, для расчета берется среднемесячное число календарных дней — 29,3. Если в месяце был отпуск, количество дней рассчитывается по формуле:
29,3 / количество календарных дней месяца × количество календарных дней, приходящихся на отработанное время
Пример расчета
Сотрудник увольняется, и в расчетный период попадает июль, в котором он был в отпуске 14 календарных дней (с 1 по 14 июля). Тогда:
- Календарных дней в июле — 31.
- На отработанное время приходится: 31 − 14 = 17 дней.
- Дни для расчета: 29,3 / 31 × 17 ≈ 16,07 дня.
Отпускные, начисленные за эти 14 дней, в базу для расчета среднего заработка не включаются — учитывается только зарплата за фактически отработанное время.
Что включается в базу для расчета
В расчет среднего заработка входят все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда:
- оклад, тарифная ставка, сдельная оплата;
- премии и вознаграждения (с учетом особенностей их учета);
- надбавки и доплаты за стаж, классность, совмещение;
- выплаты за работу в особых условиях.
Не включаются: отпускные, больничные, командировочные (оплата по среднему), материальная помощь, компенсации питания и проезда.
Особые ситуации
Отпуск с последующим увольнением
Если сотрудник берет отпуск с последующим увольнением, днем увольнения считается последний день отпуска. Компенсация за неиспользованный отпуск в этом случае не выплачивается, поскольку отпуск уже использован.
Расчетный период полностью состоит из исключаемых периодов
Если весь расчетный период сотрудник был в отпусках (например, по уходу за ребенком), средний заработок определяется исходя из зарплаты, начисленной за предшествующий период, равный расчетному. Если и там нет начислений — берется установленный оклад или тарифная ставка.
Отпуск без сохранения зарплаты
Дни отпуска за свой счет также исключаются из расчетного периода, а зарплата за этот месяц учитывается только в части, начисленной за отработанные дни.
Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается так:
Средний дневной заработок = сумма учитываемых выплат / (29,3 × число полных месяцев + дни в неполных месяцах)
Компенсация = средний дневной заработок × количество дней неиспользованного отпуска
Если в расчетный период входит отпуск, дни отдыха и отпускные исключаются из расчета. Это не уменьшает несправедливо средний заработок работника — формула учитывает только фактически отработанное время и начисленную за него зарплату. Главное для бухгалтера, корректно определить количество календарных дней в неполных месяцах и не включить в базу выплаты, которые по закону учитывать нельзя.