Ситуация, когда сотруднику излишне выплатили пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, встречается на практике нередко. Ошибка может быть обнаружена при сверке с Социальным фондом России (СФР), при камеральной проверке или при внутреннем аудите. Разберем, как действовать работодателю, в каких случаях переплату можно удержать, а в каких — нет.
Почему возникает переплата
Наиболее распространенные причины излишней выплаты пособия:
- счетная (арифметическая) ошибка — неверный расчет среднего заработка или суммы пособия;
- ошибка в программе — некорректные настройки в 1С или другой учетной системе;
- представление сотрудником недостоверных сведений — например, сокрытие информации о выходе на работу на полную ставку, о втором месте работы, о прекращении отпуска по уходу за ребенком;
- несвоевременное уведомление работодателя об обстоятельствах, влияющих на право получения пособия (досрочный выход из отпуска, устройство к другому работодателю и т.п;).
Ключевой вопрос: можно ли удержать переплату
Порядок возврата зависит от причины переплаты. Здесь действуют нормы статьи 137 Трудового кодекса РФ и положения законодательства об обязательном социальном страховании.
Переплата возникла из-за недостоверных сведений сотрудника
Если сотрудник представил документы с ошибками или скрыл важную информацию, излишне выплаченные суммы подлежат возврату. Работодатель вправе:
- предложить сотруднику вернуть сумму добровольно — единовременно или в рассрочку;
- при согласии сотрудника — удержать переплату из заработной платы или зачесть ее в счет будущих выплат пособия на основании письменного заявления работника;
- при отказе — обратиться в суд.
Переплата возникла из-за счетной ошибки
Удержание возможно, но с ограничениями:
- решение об удержании работодатель должен принять не позднее одного месяца с момента обнаружения ошибки;
- сотрудник не должен оспаривать основания и размеры удержания;
- общий размер удержаний при каждой выплате, как правило, не может превышать 20% заработной платы (ст. 138 ТК РФ).
Ошибка не является счетной (неправильное применение закона)
Если бухгалтер неверно истолковал нормы законодательства (например, ошибочно включил в расчет лишние выплаты), удержать переплату с сотрудника нельзя — ни из зарплаты, ни через суд, если работник действовал добросовестно. В этом случае потери ложатся на работодателя, а взыскать сумму можно только с виновного должностного лица в порядке возмещения материального ущерба.
Алгоритм действий работодателя
- Зафиксируйте факт переплаты. Составьте бухгалтерскую справку с расчетом излишне выплаченной суммы и указанием причины ошибки;
- Уведомите сотрудника. Направьте письменное уведомление с суммой переплаты и предложением вернуть ее добровольно.
- Получите письменное согласие. Если сотрудник согласен, он пишет заявление об удержании суммы из заработной платы или о зачете переплаты в счет будущих пособий. Без заявления удержание из зарплаты производить рискованно.
- Издайте приказ об удержании (в пределах месячного срока при счетной ошибке), соблюдая ограничение в 20% от выплаты.
- Отразите операции в учете и отчетности: скорректируйте начисления, при необходимости подайте уточненные сведения в СФР и уточненный расчет по страховым взносам.
- При отказе сотрудника и наличии законных оснований — обращайтесь в суд с иском о взыскании неосновательного обогащения.
Особенности при прямых выплатах из СФР
С 2021 года пособие по уходу за ребенком работающим гражданам выплачивает напрямую СФР. Поэтому чаще всего переплату выявляет и взыскивает именно фонд:
- если переплата возникла по вине страхователя (работодатель передал недостоверные сведения) — СФР вправе потребовать возмещения от работодателя;
- если виноват сам получатель — фонд взыскивает сумму с сотрудника напрямую, в т.ч. через суд.
Работодателю важно своевременно и достоверно передавать в СФР сведения о сотрудниках: о выходе из отпуска по уходу за ребенком, об изменении режима работы и иных обстоятельствах, влияющих на право получения пособия.
Налоговые последствия
При возврате переплаты необходимо скорректировать:
- базу по страховым взносам и подать уточненный расчет (РСВ) за соответствующий период;
- данные персонифицированного учета;
- бухгалтерский учет, сторнировать излишне начисленные суммы.
Практические рекомендации
- Всегда получайте от сотрудника письменное заявление на удержание — это защитит от споров с трудовой инспекцией.
- Соблюдайте месячный срок для принятия решения об удержании при счетной ошибке.
- Не превышайте лимит удержаний — 20% от каждой выплаты.
- Проводите регулярные сверки с СФР, чтобы выявлять расхождения как можно раньше.
- При сомнениях в правовой квалификации ошибки проконсультируйтесь со специалистом — неправильное удержание грозит работодателю штрафом и обязанностью выплатить сотруднику компенсацию.
Переплата пособия по уходу за ребенком — ситуация рабочая, но требующая аккуратного и юридически грамотного подхода. Главное, правильно определить причину переплаты: от этого зависит, можно ли взыскать сумму с сотрудника. Действуйте письменно, соблюдайте сроки и лимиты удержаний, а при отказе работника и наличии оснований не бойтесь отстаивать интересы организации в суде.