Цифровизация коснулась многих сфер жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), а с 2021 года при приеме на работу кадровые специалисты в большинстве случаев ведут именно электронный формат․ В этой статье подробно разберем, что происходит, если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, какие действия должен предпринять работодатель и какие права сохраняются за сотрудником;
Что такое электронная трудовая книжка
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ В нее работодатель вносит сведения о том, где и в какой должности человек работал, когда был принят и уволен, какие получал награды․
Электронная трудовая книжка, это не отдельный документ, а форма ведения сведений о трудовой деятельности․ Информация хранится в базе Пенсионного фонда России (ныне — Социального фонда России, СФР) в виде отчетов по форме СЗВ-ТД, которые работодатель обязан передавать при каждом кадровом событии:
- прием на работу;
- перевод на другую должность;
- увольнение;
- переименование организации;
- установление второй профессии и другие события․
Как подать заявление на электронную трудовую книжку
Работник, который уже трудоустроен, может в любой момент подать работодателю заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде․ Заявление составляется в свободной форме на имя руководителя организации․ В нем указывается:
- ФИО работника и должность;
- просьба вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса РФ;
- дата и подпись․
Для тех, кто впервые устраивается на работу с 2021 года и позже, бумажная трудовая книжка вообще не оформляется — сведения ведутся только в электронном виде автоматически․
Что должен сделать работодатель после получения заявления
После того как человек подал заявление на электронную трудовую книжку, работодатель обязан выполнить ряд действий․
Внести запись в бумажную трудовую книжку
В бумажной трудовой книжке делается запись о том, что работник подал заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде․ Указывается дата подачи заявления․
Выдать бумажную трудовую книжку на руки
Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки под подпись․ В книге учета движения трудовых книжек делается соответствующая отметка․ С этого момента ответственность за хранение бумажного документа несет сам работник․
Передавать сведения в СФР
Работодатель продолжает (или начинает) подавать отчеты по форме СЗВ-ТД при каждом кадровом мероприятии․ Сроки подачи строго регламентированы: при приеме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня, при иных событиях, в установленные законом сроки․
Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку
В электронном формате фиксируется следующая информация:
- место работы (наименование работодателя);
- даты приема и увольнения;
- должность, специальность, профессия;
- структурное подразделение;
- переводы на другую работу;
- основания прекращения трудового договора․
Важно отметить: сведения о награждениях в электронную форму не вносятся, эта информация сохраняеться только в бумажной книжке, если она велась ранее․
Как работнику получить сведения о трудовой деятельности
Даже после перехода на ЭТК работник сохраняет право получать информацию о своем стаже․ Сделать это можно несколькими способами:
- У работодателя — по месту работы выдается справка по форме СТД-Р (на бумаге или в электронном виде);
- Через портал Госуслуг — в личном кабинете можно заказать выписку из электронной трудовой книжки, документ приходит в течение нескольких минут;
- В Социальном фонде России — лично или через МФЦ выдается справка по форме СТД-ПФР;
- Через приложение СФР — в мобильном приложении также доступна актуальная информация․
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке
Нет, обратный переход законодательством не предусмотрен․ Если работник однажды подал заявление на электронную трудовую книжку, сведения о его трудовой деятельности в дальнейшем ведутся только в электронном виде․ Бумажная книжка, выданная на руки, сохраняет юридическую силу как документ о ранее наработанном стаже, но новые записи в нее не вносятся․
Преимущества электронного формата
- Надежность хранения — сведения не потеряются и не испортятся, в отличие от бумажного документа;
- Доступность — выписку можно получить онлайн в любое время;
- Удобство при трудоустройстве, новому работодателю не нужно требовать оригинал книжки;
- Актуальность данных, информация о стаже обновляется оперативно;
- Упрощение кадрового документооборота — меньше бумажной работы для обеих сторон․
- Храните бумажную трудовую книжку — она подтверждает стаж, наработанный до перехода на электронный формат;
- Периодически проверяйте сведения через Госуслуги, чтобы убедиться, что работодатель своевременно передает данные;
- При обнаружении ошибок обращайтесь к работодателю с заявлением об исправлении сведений;
- При увольнении запросите справку СТД-Р, работодатель обязан выдать ее в день увольнения․
На что обратить внимание работнику
Переходя на электронную трудовую книжку, стоит помнить о нескольких важных моментах:
Подача заявления на электронную трудовую книжку, это простой и необратимый шаг, который переводит учет трудового стажа в цифровую среду․ Для работника это означает удобный доступ к информации о своей трудовой деятельности через Госуслуги и СФР, а для работодателя — обязанность своевременно передавать сведения в фонд․ Бумажная книжка при этом сохраняет свою ценность как документ о прошлом стаже, поэтому ее следует бережно хранить․