Когда на адрес юридического лица поступает корреспонденция, забрать её может либо руководитель компании, либо другой сотрудник — но только при наличии доверенности, выписанной на его имя. Это же правило действует и при отправке почтовых отправлений. В этой статье подробно разберём, как правильно составить доверенность для Почты России от организации, какие сведения она должна содержать и какие нюансы важно учесть.
Что такое доверенность для почты и зачем она нужна
Доверенность — это документ, позволяющий одному лицу действовать от имени другого (ст. 185 ГК РФ). В данном случае руководитель организации (генеральный директор, учредитель, президент, начальник филиала или индивидуальный предприниматель) передаёт полномочия получать и отправлять корреспонденцию другому сотруднику.
Основное предназначение документа:
- установление порядка взаимоотношений между представителем компании и работниками Почты России;
- предоставление сотруднику права получать заказные письма, посылки, бандероли и извещения;
- предоставление права отправлять корреспонденцию от имени организации.
Документ необходим, когда на адрес предприятия пришло извещение о поступлении почтового отправления. Поскольку получение почты обычно не входит в служебные обязанности руководителя, он может передоверить это право любому работнику — секретарю, водителю, кадровику, бухгалтеру, начальнику отдела и т. д.
Кто может быть доверенным лицом
Представителем организации по доверенности может быть:
- дееспособный и совершеннолетний гражданин РФ;
- лицо, имеющее регистрацию на территории Российской Федерации;
- сотрудник компании, от имени которой он будет взаимодействовать с работниками почты.
Оформлением документа чаще всего занимаются юристы предприятия или секретарь, а подписывает доверенность руководитель или его заместитель.
Нужно ли нотариальное заверение
Нотариально заверять доверенность на получение почты не требуется. Исключение составляет лишь один случай: если доверенное лицо получает право передоверять свои полномочия другим сотрудникам (передоверие). Только в этой ситуации необходимо посетить нотариуса.
Форма доверенности
Официально утверждённой формы доверенности для Почты России не существует. Многие компании разрабатывают собственный унифицированный шаблон для всех подразделений.
Основные требования к оформлению:
- документ распечатывается на листе формата А4 или А5 в единственном экземпляре;
- при наличии фирменного бланка лучше использовать его — это выглядит более солидно;
- заполнение допускается как машинописное, так и от руки;
- подпись руководителя обязательна;
- печать ставится только в том случае, если её использование закреплено в уставных документах организации.
Обязательные реквизиты доверенности
Чтобы доверенность была действительной, в ней должны быть указаны следующие сведения:
- Название документа — «Доверенность»;
- Место выдачи — населённый пункт, где составлен документ;
- Дата составления — обязательный реквизит, без него доверенность недействительна;
- Данные доверителя — наименование юридического лица, ИНН, ОГРН;
- ФИО руководителя и его паспортные данные;
- Данные доверенного лица, ФИО, должность согласно штатному расписанию, паспортные данные;
- Перечень разрешённых действий, получение заказных писем, посылок, бандеролей, извещений, отправка корреспонденции и т. д.;
- Перечень почтовых служб, с которыми будет взаимодействовать работник (например, отделения Почты России);
- Срок действия доверенности;
- Подписи руководителя и доверенного лица.
Образец доверенности для Почты России
Ниже приведён примерный шаблон документа:
ДОВЕРЕННОСТЬ
г. Москва «___» __________ 20___ г.
Общество с ограниченной ответственностью «Название» (ИНН ###, ОГРН 1100000000000), в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает:
Петрова Петра Петровича, занимающего должность секретаря, паспорт серия 4500 № 000000, выдан (кем и когда), зарегистрированного по адресу: ______________,
получать в отделениях АО «Почта России» почтовые отправления, поступающие на адрес организации, в т.ч. заказные письма, бандероли, посылки, почтовые извещения, а также отправлять корреспонденцию от имени организации, расписываться и совершать иные действия, связанные с исполнением настоящего поручения.
Доверенность выдана сроком на один год без права передоверия;
Подпись доверенного лица: __________ /Петров П.П./
Генеральный директор: __________ /Иванов И.И./
М.П. (при наличии)
Срок действия доверенности
По закону (ст. 185 ГК РФ) внутренние доверенности не имеют ограничений по максимальному сроку действия. Однако по умолчанию принято считать, что срок равен одному календарному году. По желанию организации можно указать период до трёх лет с момента выдачи.
Когда доверенность прекращает действие
Доверенность утрачивает силу в следующих случаях:
- истёк срок её действия;
- смерть руководителя или доверенного лица;
- банкротство, ликвидация или реорганизация юридического лица;
- увольнение сотрудника, на которого выписана доверенность, раньше срока её окончания;
- отмена доверенности доверителем — руководитель может отозвать документ в любой момент.
Полезные рекомендации
- Всегда указывайте дату составления — без неё доверенность считается ничтожной;
- Максимально подробно перечисляйте полномочия сотрудника, чтобы избежать отказа в выдаче корреспонденции;
- Храните копии выданных доверенностей и ведите их учёт в журнале;
- При увольнении сотрудника не забудьте отозвать доверенность и уведомить об этом отделение почты;
- Проверяйте паспортные данные доверенного лица — ошибки могут стать причиной отказа в выдаче отправления.
Доверенность от организации для Почты России — простой, но важный документ, который позволяет делегировать получение и отправку корреспонденции любому сотруднику компании. Для её оформления не требуется нотариус и строгая форма, однако необходимо указать все обязательные реквизиты: данные организации, руководителя и доверенного лица, перечень полномочий, дату и срок действия. Грамотно составленная доверенность избавит от проблем при получении посылок и писем и обеспечит бесперебойную работу с почтовой корреспонденцией.