Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Изменение паспортных данных сотрудника — обычное дело в кадровой практике․ Причины могут быть разными: смена фамилии при браке/разводе, получение паспорта гражданина РФ иностранным работником, замена документа по достижении 20 или 45 лет, исправление ошибки или утеря паспорта․ В этой статье подробно разберем, обязательно ли заключать дополнительное соглашение, как его правильно составить, какой образец использовать в 2026 году и какие сопутствующие документы нужно обновить․

Правовая природа: обязательно ли заключать доп․ соглашение?

Согласно ст․ 57 ТК РФ, в трудовой договоре должны быть указаны паспортные данные работника (серия, номер, кем и когда выдан)․ Однако законодатель прямо не обязывает оформлять дополнительное соглашение при их изменении․

Эту позицию подтверждают:

Роструд (письмо от № ПГ/19821-6-1): изменение сведений о документе, удостоверяющем личность, не требует обязательного внесения изменений в трудовой договор․
Судебная практика (определения Суда Еврейской АО от № 33-561/2015, Ростовского обл․ суда от № 33-14738, Кемеровского обл․ суда от № 33-4451): стороны могут, но не обязаны фиксировать изменения доп․ соглашением․
КонсультантПлюс, ГАРАНТ (актуальные разъяснения на 2025–2026 гг;): вносить изменения в ТД по своему усмотрению, оформив доп․ соглашение, можно, но это не является нарушением, если не делать․

Когда оформление доп․ соглашения особенно актуально

Несмотря на необязательность, есть ситуации, когда подписание соглашения настоятельно рекомендуется:

Иностранный гражданин получил паспорт РФ․ Меняется не только номер документа, но и статус работника (снимаются ограничения по патенту/РВП/ВНЖ, меняется порядок налогообложения НДФЛ)․ ГАРАНТ в образцах 2025 года выделяет этот кейс отдельно․
Смена фамилии․ Требуется не только обновить паспорт, но и привести в соответствие личную карточку (Т-2), страховой номер СНИЛС, банковские реквизиты для зарплатного проекта․
Исправление ошибки в ТД; Если при приеме на работу в договор внесли неверные реквизиты паспорта․

Структура и обязательные реквизиты дополнительного соглашения

Единой утвержденной формы не существует (форма Т-5 не подходит, она для перевода)․ Документ составляется в свободной письменной форме, но должен содержать обязательные реквизиты (ст․ 57 ТК РФ, ГК РФ):

Наименование документа: «Дополнительное соглашение к трудовому договору № [Номер] от [Дата]»․
Место и дата составления․
Стороны: Полное наименование работодателя (ИП) и ФИО работника (как в старом, так и в новом паспорте, если менялась фамилия)․
Ссылка на основной договор: номер, дату заключения․
Суть изменения: четкое указание, какие пункты договора меняются (обычно преамбула или пункт о паспортных данных)․
Новые реквизиты паспорта: серия, номер, дата выдачи, код подразделения, кем выдан․
Дата вступления в силу (обычно — дата выдачи нового паспорта или дата подписания)․
Подписи сторон с расшифровкой (Директор/Уполномоченное лицо + М․П․ организации, Работник)․

Образец дополнительного соглашения (актуальный на 2026 год)

Ниже приведен универсальный образец, подходящий для смены фамилии, замены паспорта по возрасту или получения гражданина РФ паспорта․ Текст адаптирован под рекомендации ГАРАНТ и КонсультантПлюс․

 ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № ___
 к трудовому договору № ___ от «___» _______ 20__ г․ г․ _______________ «___» _____________ 20__ г․
[Полное наименование организации / ФИО ИП], в лице [Должность руководителя, ФИО], действующего на основании [Устава / Доверенности], именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и [ФИО Работника полностью по НОВОМУ паспорту], именуемый(ая) в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:
В связи с [получением Работником паспорта гражданина РФ / заменой паспорта по достижении возраста / сменой фамилии / исправлением ошибки] ввести в трудовой договор № ___ от «___» _______ 20__ г․ (далее — Договор) следующие изменения:
В преамбуле Договора (пункт ___ Договора) сведения о документе, удостоверяющем личность Работника, изложить в следующей редакции:
 «Паспорт гражданина Российской Федерации серии ____ № _________, выдан ______________________________________ [кем выдан полностью] «___» _______ 20__ г․, код подразделения ___-___»․
[При смене фамилии] Во всем тексте Договора фамилию Работника «[Старая фамилия]» заменить на «[Новая фамилия]»․
[Для иностранцев, ставших гражданами РФ] Исключить из Договора сведения о [патенте / РВП / ВНЖ / удостоверении беженца] и соответствующие ссылки на разрешение на работу․
Настоящее Соглашение вступает в силу с «___» _______ 20__ г․ [обычно дата выдачи паспорта] и действует до окончания срока действия Договора․
Соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах: по одному для каждой из Сторон, имеющих равную юридическую силу․
АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН:
РАБОТОДАТЕЛЬ: РАБОТНИК:
 ________________ / ________________ ________________ / ________________
 М․П․ (подпись)
 [Должность, ФИО] [ФИО полностью] 

Пошаговая процедура оформления (алгоритм действий КАДРОВИКА)

Даже если доп․ соглашение не обязательно по закону, процесс обновления данных в организации должен быть системным:

Получение уведомления от работника․ Сотрудник обязан сообщить о смене паспорта (ст․ 21 ТК РФ, исполнение трудовых функций, ст․ 65 ТК РФ — представление документов)․ Лучше зафиксировать это заявлением от работника с копией нового паспорта․
Подготовка доп․ соглашения (по желанию/правилам ВНП)․ Заполнить бланк в 2 экземплярах․
Подписание соглашения․ Сначала подписывает работодатель (директор/уполномоченный), потом работник․ Обязательно проставить дату․
Издание приказа (распоряжения)․ По форме Т-5 (при смене фамилии) или свободной формы «Об изменении паспортных данных работника [ФИО]»․ Приказ нужен для бухгалтерии и основания для изменений в личной карточке․
Обновление локальных документов:
- Личная карточка работника (ф․ Т-2) — стр․ «Паспортные данные» и «Фамилия, имя, отчество» (если менялась);
- Табель учета рабочего времени (ф․ Т-12/Т-13) — при следующем заполнении․
- Книжка учета трудовой книги (если ведется бумажно) / СТД-Р (электронно)․
- Карточка учета отпусков (ф․ Т-7)․
Взаимодействие с бухгалтерией/кадровым учетом:
- Обновление СНИЛС (через СФР/МФЦ работником, работодатель получает уведомление)․
- Изменение данных в зарплатном проекте (банк)․
- Корректировка сведений в СЗВ-ТД (при следующем сдаче отчета) и ЕФС-1․
- Для бывших иностранцев: уведомление МВД о прекращении действия патента/РВП (если работодатель — получатель уведомлений)․

Особенности для иностранных граждан, получивших паспорт РФ

Это самый сложный кейс, требующий комплексного подхода (актуально для 2025–2026 гг․ в связи с упрощением процедурnaturalизации):

Доп․ соглашение меняет реквизиты документа и исключает ссылки на патент/РВП/ВНЖ․
НДФЛ: С дня получения паспорта РФ работник становится налоговым резидентом (если был НР) или продолжает быть резидентом․ Ставка 13% применяется с первого дня месяца получения паспорта (п․ 2 ст․ 207, п․ 2 ст․ 210 НК РФ)․ Бухгалтерия должна пересчитать налог․
Страховые взносы: Порядок расчета не меняется, но меняется категория лица в отчетности (ЕФС-1)․
Уведомление МВД: Работодатель обязан уведомить МВД о прекращении трудовых отношений с иностранным гражданином (в старой статусе) в течение 3 рабочих дней (ст․ 18 Закона № 115-ФЗ), так как основание пребывания (патент/РВП) утратило силу․ Одновременно оформляется прием на работу уже как гражданина РФ (но это не новый прием, а продолжение стажа)․

Частые ошибки и риски

Ошибка	Последствие	Как избежать
Не взяли копию нового паспорта к личному делу	Штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ при проверке ГИТ (до 100 т․р․ для юрлиц)	Обязательно храните копию разворота с фото и пропиской (если есть) в личном деле (раздел «Документы»)․
Не обновили СНИЛС до сдачи отчетности	Ошибки в ЕФС-1, СЗВ-ТД, отказы в назначении пособий сотруднику	Контролируйте получение работником новой карты СНИЛС (зеленой или уведомления)․
Забыли изменить данные в банке для зарплатного проекта	Возврат зарплаты банком, задержка выплаты (ст․ 136 ТК РФ)	Передайте в банк копию паспорта и заявление работника заранее․
Не уведомили МВД об изменении статуса иностранца	Штрафы на организацию до 800 т․р․ (ст․ 18․15 КоАП РФ)	Служба кадров должна иметь чек-лист действий при получении гражданиством РФ․

Хранение и сроки

Дополнительное соглашение хранится:

В личном деле работника (раздел «Трудовой договор и доп․ соглашения»)․
В учетной папке/журнале регистрации локальных нормативных актов и договоров․
Срок хранения: 75 лет (для документов, относящихся к трудовой книжке/СТД-Р) или 50 лет (для остальных кадровых документов) — согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждаемым Росархивом․ Рекомендуется хранить 75 лет вместе с ТД․

Электронный документооборот (ЭДО) и СТД-Р

При ведении электронных трудовых книжек (СТД-Р) дополнительное соглашение не загружается в СФР․ В СФР передаются сведения о приеме, переводе, увольнении (СЗВ-ТД)․ Изменение паспортных данных передается автоматически при сдаче ЕФС-1 (блок «Сведения о застрахованном лице») или при следующем СЗВ-ТД․ Однако оригинал подписанного соглашения на бумаге (или в ЭДО с ЭП) должен остаться у работодателя для подтверждения воли сторон при спорах․

Резюме

Оформление дополнительного соглашения при смене паспорта, это хорошая кадровая гигиена, хотя закон не наказывает за его отсутствие․ Главное — своевременно обновить данные во всех учетных системах (Т-2, СНИЛС, Банк, СФР, МВД для иностранцев)․ Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте под локальные акты своей организации (Положение о личных данных, ВНП) и всегда проставляйте дату вступления в силу, дату выдачи нового паспорта гражданина РФ․

Статья подготовлена на основе актуальной судебной практики, разъяснений Роструда и справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, ГАРАНТ) на 2026 год․ Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу․