Когда сотрудник уходит в отпуск, его обязанности часто возлагают на другого работника. Чтобы такое замещение было законным и оплачиваемым, работодатель и работник подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору. Разберём, как правильно его составить, какие нормы Трудового кодекса РФ применяются, и приведём образец документа.

Законодательная основа

Замещение временно отсутствующего работника регулируется следующими нормами ТК РФ:

• Статья 60.2 ТК РФ — поручение дополнительной работы наряду с основной (совмещение, расширение зон обслуживания, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы);
• Статья 151 ТК РФ — оплата труда при совмещении и исполнении обязанностей отсутствующего работника;
• Статья 72 ТК РФ — изменение условий трудового договора по соглашению сторон.

Ключевое условие, письменное согласие работника. Без него возложить дополнительные обязанности нельзя.

Когда оформляется допсоглашение

Дополнительное соглашение требуется, если работник:

• исполняет обязанности отпускника наряду со своей основной работой в течение установленного рабочего дня;
• получает за это доплату, размер которой определяется соглашением сторон.

Если же работник полностью освобождается от своих обязанностей на время замещения, оформляется временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ) — это тоже фиксируется дополнительным соглашением, но с другим содержанием.

Обязательные пункты соглашения

1. Реквизиты сторон — наименование работодателя, ФИО и должность представителя, ФИО работника;
2. Ссылка на основной трудовой договор (номер и дата);
3. Должность замещаемого работника и причина отсутствия (ежегодный отпуск);
4. Срок замещения — конкретные даты;
5. Объём дополнительной работы — со ссылкой на должностную инструкцию;
6. Размер доплаты, фиксированная сумма или процент от оклада;
7. Порядок досрочного прекращения — по инициативе любой из сторон с письменным предупреждением не позднее чем за 3 рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ);
8. Подписи сторон и отметка о получении экземпляра работником.

Образец дополнительного соглашения

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № ___
к трудовому договору № ___ от «___» ________ 20__ г.

г. Москва      «___» ________ 20__ г.

Общество с ограниченной ответственностью «Пример», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Иванова И.И., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Петрова Анна Сергеевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Работник обязуется исполнять обязанности временно отсутствующего работника (ст. 60.2, 151 ТК РФ) по должности ведущего бухгалтера в течение установленной продолжительности рабочего времени наряду с работой, определённой трудовым договором, за дополнительную оплату.
2. Трудовая функция по должности ведущего бухгалтера содержится в должностной инструкции № ___ от «___» ________ 20__ г., с которой Работник ознакомлен под подпись.
3. Настоящее Соглашение действует на период ежегодного оплачиваемого отпуска ведущего бухгалтера Сидоровой Е.В. с по .
4. За выполнение дополнительной работы Работнику устанавливается доплата в размере 15 000 (Пятнадцать тысяч) рублей в месяц (пропорционально отработанному времени).
5. Соглашение может быть прекращено досрочно по инициативе любой из Сторон с письменным предупреждением другой Стороны не позднее чем за три рабочих дня.
6. Соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон, и является неотъемлемой частью трудового договора;

Реквизиты и подписи сторон:

Работодатель: ООО «Пример», ИНН/КПП, юридический адрес, р/с, к/с
Генеральный директор _____________ /Иванов И.И./

Работник: Петрова Анна Сергеевна, паспортные данные, адрес
_____________ /Петрова А.С./

Экземпляр соглашения получила: _____________ /Петрова А.С./

Дополнительные шаги работодателя

• Издать приказ о возложении обязанностей на время отпуска со ссылкой на допсоглашение;
• Ознакомить работника с должностной инструкцией замещаемой должности под подпись;
• Отразить доплату в расчёте заработной платы;
• Запись в трудовую книжку о временном замещении не вносится.

Частые ошибки

• Отсутствие письменного согласия работника — замещение будет незаконным;
• Не указан размер доплаты — споры при оплате;
• Не определён срок — рекомендуется привязывать к датам отпуска замещаемого сотрудника;
• Отсутствует отметка о выдаче экземпляра работнику.

Дополнительное соглашение на замещение на время отпуска — простой, но обязательный документ. Он защищает обе стороны: работник гарантированно получает доплату за дополнительный труд, а работодатель — законное основание для возложения обязанностей. Используйте приведённый образец, адаптируя его под специфику вашей организации.