Вопрос о необходимости написания заявления на выплату пособия остается одним из самых обсуждаемых в кадровом учете. С переходом на прямые выплаты из Социального фонда России (СФР, ранее ФСС) процедура существенно изменилась, но обязанность сотрудника заявлять о своем праве на пособие никуда не делась. В этой статье подробно разберем, когда заявление нужно, какую форму использовать, какова роль работодателя и какие существуют исключения.
Общее правило: Заявление пишется работодателю
Согласно действующему законодательству (ФЗ-255, ФЗ-125) и разъяснениям СФР, работник предоставляет работодателю заявление и документы, подтверждающие право на получение пособия. Это базовое правило для большинства видов пособий:
- Временная нетрудоспособность (больничный лист / ЭЛН);
- Пособие по беременности и родам;
- Пособие при рождении ребенка;
- Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет (и до 3 лет).
Работодатель выступает посредником: он принимает документы от сотрудника, проверяет их, формирует электронные сведения (ЕФС-1 / Подраздел 1.1 «Назначение выплат») и направляет их в СФР. Именно на основании этих сведений Фонд производит прямую выплату на банковскую карту сотрудника.
Форма заявления: Приказ ФСС № 578 (актуально на 2026 год)
Единой обязательной формы заявления для всех случаев жизни не существует, однако для пособий по ОСС (обязательное социальное страхование) давно устоялась форма, утвержденная Приказом ФСС России от № 578.
В практике (например, в сервисах Контур, Эльба, 1С) работодатели заполняют эту форму за сотрудника на основании представленных документов (ЭЛН, свидетельства о рождении, паспорта) и распечатывают её для подписи работником. Сотрудник лишь сверяет данные и ставит подпись.
Важно: Самостоятельное заполнение заявления рукой сотрудником не запрещено, но повышает риск ошибок. Лучше, если кадровый сотрудник или бухгалтер подготовит документ в программе учета.
Роль работодателя: прием, проверка, отправка в СФР
С введением обязательного электронного документооборота (ЭДО) с СФР обязанности работодателя расширились:
- Прием: Получить от сотрудника заявление (подписанное) и пакет документов (оригиналы или копии, ЭЛН приходит автоматически).
- Расчет среднего заработка: Рассчитать средний дневной заработок за расчетный период (2 календарных года).
- Формирование ЕФС-1: Заполнить Подраздел 1.1 «Сведения о назначении выплат по ОСС» (тип сведений «Назначение выплат»).
- Отправка: Направить сведения и сканы документов (при необходимости) в СФР через оператора ЭДО или личный кабинет застрахованного лица.
Как указано в разъяснениях: «Компания получает от сотрудника заявление и документы для выплаты пособия, направляет их в СФР в электронном виде, а Фонд напрямую выплачивает застрахованному работнику пособие».
Исключения и особые случаи
А. Пособие при рождении ребенка (Единовременное) — Проактивное назначение
С недавнего времени для единовременного пособия при рождении ребенка часто работает механизм проактивного назначения. Если данные о рождении ребенка (запись в ЗАГСе) и сведения о застрахованном лице уже есть у СФР, пособие может быть назначено без заявления ни от работника, ни от работодателя.
Однако, если автоматического назначения не произошло (нет данных о стаже, заработке или рождении в реестре), сотрудник обязан обратиться с заявлением, либо к работодателю, либо напрямую в СФР (через МФЦ или Госуслуги).
Б. Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет
Здесь заявление обязательно. Работодателю нужно получить у работника заявление о назначении пособия. Без него невозможно сформировать Подраздел 1.1 ЕФС-1 с типом сведений «Назначение выплат».
В. Внешний совместитель
Если сотрудник работает у вас по внешнему совместительству, а основное место работы — в другой организации, работодателю внешнего совместителя не требуется подавать Подраздел 1.2 ЕФС-1 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС». Эти данные передаст основной работодатель. Однако заявление от сотрудника (для подтверждения факта ухода в отпуск) у внешнего работодателя все равно забирают для личного дела.
Г. Пропущенные сроки сдачи больничного (ЭЛН)
Срок представления ЭЛН работодателю — в течение 6 месяцев со дня окончания нетрудоспособности. Если сотрудник пропустил этот срок (например, принес ЭЛН через год), работодатель не имеет права принять его для расчета и отправки в СФР.
В этом случае работнику придётся самостоятельно обратиться в СФР с заявлением (через личный кабинет, МФЦ или почту) для назначения пособия за счет средств Фонда.
Электронный документооборот и ЭЛН: как это работает сейчас
На 2026 год процесс максимально оцифрован:
- ЭЛН (Электронный лист нетрудоспособности): Врач закрывает его в АИС «ЭЛН». Сотрудник не приносит бумажный больничный. Работодатель получает сведения об ЭЛН автоматически через оператора ЭДО или ЛК СФР.
- Заявление на оплату ЭЛН: Отдельного заявления на оплату больничного в бумажном виде не требуется. Основанием для расчета и отправки ЕФС-1 является сам факт получения сведений об ЭЛН. Однако многие компании сохраняют внутреннюю практику: просят сотрудника написать заявление-обоснование (например, «Прошу оплатить дни нетрудоспособности с такими-то по такие-то даты») для внутреннего контроля и архива. Юридически для СФР это не обязательно.
- Подписание документов: Сотрудник может подписать заявление (на рождение, уход за ребенком) усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или простой электронной подписью в системе ЭДО/ЛК СФР, если компания переведена на безбумажный документооборот.
Краткий чек-лист для HR и бухгалтера
| Ситуация | Нужно ли заявление сотруднику? | Куда подается? | Форма |
|---|---|---|---|
| Больничный (ЭЛН) | Нет (для СФР). Да (для внутреннего архива, по желанию компании) | Работодателю (автоматически через ЭДО) | Не требуется / Произвольная |
| Да | Работодателю | Форма по Приказу № 578 | |
| Единовременное при рождении | Обычно нет (проактивное). Да — если не назначилось автоматически | Работодателю или в СФР/МФЦ/Госуслуги | Форма по Приказу № 578 / Форма СФР |
| Уход за ребенком до 1.5 / 3 лет | Да (обязательно) | Работодателю | Форма по Приказу № 578 |
| Пропущен срок сдачи ЭЛН (более 6 мес.) | Да | Напрямую в СФР (ЛК, МФЦ, почта) | Форма СФР (произвольная с реквизитами) |
Резюме
Ответ на главный вопрос: Да, в подавляющем большинстве случаев сотрудник должен написать заявление.
Но есть нюансы:
- При больничном (ЭЛН) заявление в СФР не отправляется — основание это сам ЭЛН. Внутреннее заявление в компанию — по правилам локального акта.
- При рождении ребенка часто работает автоматика (проактивное назначение), заявление не нужно.
- При декретном и уходе за ребенком заявление строго обязательно для запуска процесса назначения выплат работодателем.
- Если сроки упущены — заявление подается напрямую в Социальный фонд.
Работодатель должен быть готов принять заявление (в бумаге или электронном виде), грамотно заполнить ЕФС-1 и оперативно передать данные в СФР, чтобы сотрудник получил деньги в установленные законом сроки (не позднее 10 дней со дня представления документов для назначения, и далее, ежемесячно).
Полезные ссылки для углубленного изучения:
- Федеральный закон от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (статьи 14, 15).
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
- Приказ ФСС России от № 578 «Об утверждении формы заявления…».
- Приказ Минтруда России от № 107н (Порядок направления сведений ЕФС-1).
- Официальный сайт СФР (sfr.gov.ru), раздел «Работодателям» / «Выплаты».
Статья подготовлена на основе актуального законодательства и разъяснений СФР на 2026 год. Перед применением рекомендуется сверить информацию с последними изменениями в нормативных актах.