С 2022 года оформление листков нетрудоспособности полностью перешло в электронный формат (ЭЛН). В 2026 году этот процесс окончательно устоялся: бумажные «больничные» остались лишь исключением для отдельных категорий граждан (работники гостайны, лица под госзащитой). Для бухгалтерии и кадровых служб это означает смену акцентов: вместо сбора подписей и печатей на бланках — работа с данными в личном кабинете работодателя на портале Социального фонда России (СФР) и в информационных системах (1С, Контур.Экстерн и др.).

В этой статье подробно разберем, какие документы и данные необходимы для начисления пособия по временной нетрудоспособности в 2026 году, как изменился расчетный период и какие нюансы учесть при работе с новыми категориями застрахованных лиц.

Нормативная база 2026 года

Основными документами, регулирующими порядок оформления и оплаты больничных в 2026 году, являются:

• Федеральный закон от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (в ред. на 2026 год).
• Приказ Минздрава и Минтруда России от № 1089н (в ред. от 2025 г.) — утверждение формы ЭЛН и правил его заполнения.
• Постановление Правительства РФ от № 91 — правила исчисления среднего заработка.
• Федеральный закон от № 456-ФЗ — введение эксперимента по ОСС для самозанятых.

Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН): как работодатель получает данные

В 2026 году работодатель не получает больничный лист на руках. Информация о нетрудоспособности сотрудника автоматически попадает в личный кабинет работодателя на портале СФР (или в интегрированную программу бухгалтерии) после закрытия ЭЛН врачом.

Действия работодателя при получении ЭЛН:

1. Получение уведомления. Система СФР направляет уведомление о формировании/закрытии ЭЛН.
2. Проверка данных. Кадровик/бухгалтер сверяет табельный номер, ФИО, период нетрудоспособности, код причины нетрудоспособности.
3. Подтверждение сведений о заработке (при необходимости). Если СФР запросит данные для расчета (например, при отсутствии сведений за расчетный период), работодатель предоставляет их через ЛК СФР или ЭДО в течение 5 рабочих дней.
4. Начисление пособия. Расчет производится в зарплатной программе на основании данных ЭЛН и сведений о заработке за расчетный период.

Важно: Бумажный бланк строгой отчетности (старого образца) в 2026 году не используется. Исключение — оформление листка нетрудоспособности на лиц, работающих с гостайной или находящихся под госзащитой (п. 4 ст. 14 255-ФЗ). Для них врач выдает бумажный бланк, который сотрудник сдает работодателю.

Документы, необходимые для расчета пособия (чек-лист бухгалтера)

Хотя сам «листок» электронный, для корректного расчета среднедневного заработка (СДЗ) и начисления пособия бухгалтеру нужен пакет документов/данных:

А. Данные из ЭЛН (подгружаются автоматически):

• Период нетрудоспособности (дата начала и окончания).
• Код причины нетрудоспособности (болезнь, травма, уход за больным членом семьи, БИР, карантин, протезирование и т.д.).
• Режим лечения (стационарный / амбулаторный) — влияет на оплату первых дней.
• Категория застрахованного лица (новые категории 2026 года — см. ниже).

Б. Сведения о заработке за расчетный период (формируются работодателем):

Расчетный период в 2026 году: 2024 и 2025 годы.

• Справки о заработке за 2024 и 2025 годы (если сотрудник работал у данного работодателя).
• Сведения о заработке и взносах от предыдущих работодателей (если стаж за расчетный период неполный), запрашиваются через СФР или предоставляются сотрудником (справка в форме, утвержденной Приказом Минтруда от № 356н).
• Данные об исключенных периодах (отпуск по уходу за ребенком, оплачиваемый отпуск за счет работодателя более 14 дней и др.) — для возможной замены расчетных лет.

В. Данные о страховом стаже (для определения процента оплаты):

• Сведения о стаже из ИЛС (индивидуального личного счета) в СФР — подгружаются автоматически.
• Документы, подтверждающие нестраховые периоды (военная служба, уход за ребенком до 1,5 лет до 2007 г., уход за инвалидом/пенсионером 80+ и т.д.) — если они не отражены в СФР.

Г. Заявление сотрудника (в отдельных случаях):

• На замену расчетных периодов (если замена выгодна сотруднику).
• На назначение пособия по БИР (если ЭЛН открыт на беременность и роды).
• От самозанятого о добровольном участии в ОСС (для новой категории застрахованных).

Ключевые параметры расчета больничного в 2026 году

Для корректного начисления необходимо заложить в программу актуальные лимиты и базы.

Минимальный СДЗ (исходя из МРОТ 27 093 руб.):

Формула: МРОТ × 24 месяца / 730 дней = 890,73 рубля в день.

Однако при расчете пособия за конкретный месяц минимальный СДЗ не может быть ниже:

• 967,61 рубля — для месяцев по 28 календарных дней (февраль невисокосный);
• 903,10 рубля — для месяцев по 30 календарных дней;
• 873,97 рубля, для месяцев по 31 календарный день.

Пособия по Беременности и Родам (БИР) в 2026 году (минимум/максимум):

• Минимум (140 дней): 124 702,20 рубля (890,73 × 140).
• Максимум (140 дней): 955 836 рублей (6 827,40 × 140).
• Аналогично рассчитываются 156 дней (осложненные роды) и 194 дня (многоплодная беременность).

Процент оплаты в зависимости от страхового стажа

Процент оплаты больничного (кроме БИР и ухода за больным членом семьи, они оплачиваются по 100% и 50%/60%/75% соответственно, но с учетом стажа для ухода за ребенком до 7/14 лет) определяется стажем на день наступления страхового случая:

• 8 лет и более — 100% от среднего заработка.
• От 5 до 8 лет — 80%.
• Менее 5 лет — 60%.

Стаж подтверждается данными СФР. Работодатель не рассчитывает стаж вручную, если данные в ИЛС полные. Если сотрудник предоставляет документы о периодах, отсутствующих в СФР, они учитываются при расчете.

Кто платит: Работодатель vs Социальный фонд России (СФР)

Порядок финансирования в 2026 году сохраняется:

• Первые 3 дня нетрудоспособности (болезнь, травма) оплачивает работодатель за свой счет.
• С 4-го дня и до конца листа нетрудоспособности платит СФР.
• Исключения (платит СФР с 1-го дня):
  • Пособия по БИР (беременность и роды).
  • Уход за больным членом семьи (в стационаре — весь период; амбулаторно — первые 3 дня работодатель, далее СФР).
  • Новая категория №1 (Приказ 1089н, п. 1): Лица, заболевшие в период приостановления трудового договора/госслужбы после военной службы по мобилизации/контракту или после действия контракта о добровольном содействии ВС РФ. Пособие выплачивается СФР с первого дня.
  • Новая категория №2 (456-ФЗ): Самозанятые, добровольно вступившие в ОСС по временной нетрудоспособности (эксперимент до ). Выплата при условии уплаты взносов не менее 6 месяцев. Платит СФР.

Особенности оформления в специальных ситуациях (2026 год)

Больничный во время отпуска по уходу за ребенком (до 3 лет)

Если сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком у основного работодателя, но в это время работает у другого страхователя, и у него наступила нетрудоспособность:

• ЭЛН формируется на общих основаниях у второго работодателя.
• Пособие начисляется и выплачивается вторым работодателем/СФР по правилам для работающих.
• Основной работодатель (где оформлен отпуск по уходу) пособие не начисляет, так как трудовой договор приостановлен.

Продление ЭЛН

• Первичный лист выдается на срок до 15 календарных дней.
• Если выздоровления нет — назначается ВК (врачебная комиссия).
• Продление: не реже чем через каждые 15 календарных дней, максимальный срок, до 12 месяцев (в т.ч. первичный).

Смерть застрахованного лица во время нетрудоспособности

ЭЛН закрывается на день смерти включительно. Пособие начисляется полностью за весь период нетрудоспособности, в день смерти, за счет СФР (если это не первые 3 дня болезни, оплачиваемые работодателем). Наследники получают невыплаченное пособие.

Порядок выплаты и отчетность в 2026 году

Сроки выплаты сотрудникам:

• Пособие выплачивается в день выдачи заработной платы (аванса) за соответствующий период, но не позднее 10 дней после получения работодателем сведений ЭЛН (для дней, оплачиваемых работодателем).
• Дни, оплачиваемые СФР: СФР перечисляет средства на карту «Мир» сотрудника (или другой способ) в течение 10 дней после получения от работодателя сведений для расчета (сведений о заработке).

Отчетность в СФР:

• Сведения о заработке (СЗВ-ТД / СЗВ-СТАЖ) сдаются ежемесячно до 15 числа следующего месяца. На их основе СФР формирует расчет СДЗ.
• Сведения для назначения пособия (СЗВ-ПОСОБИЕ / форма в ЛК СФР) — передаются в течение 5 рабочих дней с момента получения уведомления о закрытии ЭЛН (если СФР их запросил или если работодатель платит первые 3 дня и должен подтвердить факт выплаты).
• Отдельного «расчетного листа» в СФР для больничного с 2023 года не сдается, все идет через ЭЛН и СЗВ.

Частые ошибки при начислении в 2026 году

1. Игнорирование замены расчетного периода. Если у сотрудника за 2024–2025 гг. низкий заработок, а за 2022–2023 гг. — высокий, сотрудник имеет право написать заявление о замене лет. Отказ — нарушение права.
2. Неучет предельной базы по годам. Нельзя просто сложить заработок за 2 года и разделить на 730. Нужно ограничить заработок каждого года предельной базой своего года (2 225 000 за 2024 и 2 759 000 за 2025).
3. Ошибка с МРОТ при неполном месяце. Минимальный СДЗ зависит от количества календарных дней в месяце болезни (28/30/31), а не от отработанных дней.
4. Несвоевременная передача сведений в СФР. Просрочка 5 дней грозит штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ и задержке выплаты сотруднику СФР.
5. Неучет новых категорий застрахованных. Пропуск факта, что сотрудник относится к категории «после мобилизации» или «самозанятый в эксперименте», ведет к ошибке в источнике финансирования (кто платит 1-е 3 дня).

Резюме: алгоритм действий бухгалтера в 2026 году

1. Получить уведомление о закрытии ЭЛН в ЛК СФР / 1С.
2. Проверить корректность данных ЭЛН (ФИО, даты, код причины, категория застрахованного).
3. Определить расчетный период (2024–2025 гг.) и проверить, подано ли заявление о замене лет.
4. Собрать/сформировать сведения о заработке за расчетный период с учетом предельных баз по годам (2 225 000 / 2 759 000).
5. Рассчитать СДЗ (с учетом минимума от МРОТ 27 093 руб. и максимума 6 827,40 руб.).
6. Определить страховой стаж (данные СФР + документы сотрудника) → процент оплаты (60/80/100%).
7. Рассчитать сумму пособия.
8. Разделить сумму: первые 3 дня (болезнь) — на работодателя, остальное — на СФР (или все на СФР для особых категорий/БИР).
9. Перечислить «работодательскую» часть сотруднику в день зарплаты.
10. Передать сведения о заработке (СЗВ) в СФР для оплаты части СФР в срок до 5 рабочих дней.
11. Отразить в учете (ДТ 70 / КТ 69 — взносы, ДТ 20/44 / КТ 70 — начисление, ДТ 70 / КТ 68 — НДФЛ, ДТ 70 / КТ 51/52 — выплата).

В 2026 году процесс начисления больничного максимально автоматизирован за счет ЭЛН и интеграции с СФР. Главная задача работодателя — обеспечить достоверность и своевременность передачи сведений о заработке за расчетный период (2024–2025 гг.) с правильным применением предельных баз каждого года и МРОТ 27 093 руб. Особое внимание требуют новые категории застрахованных лиц (ветераны СВО, самозанятые в эксперименте), для которых меняется источник оплаты первых дней нетрудоспособности. Грамотная настройка ПО (1С, Контур и др.) и контроль входящих уведомлений из СФР — залог отсутствия ошибок, штрафов и претензий со стороны сотрудников.