Оформление и учет пособий по временной нетрудоспособности (ВН) — одна из самых ответственных задач кадрового и бухгалтерского учета. Ошибки в документах ведут к претензиям Социального фонда России (СФР), налоговых органов и трудовых споров. В статье подробно разбираем состав документов, порядок их оформления, хранения и сдачи отчетности актуально на 2026 год.

Нормативная база: на что опираться в 2026 году

Главные документы, регулирующие процедуру:

• ФЗ-255 «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (для профзаболеваний/травм);
• ФЗ-125 «Об обязательном социальном страховании от временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (основной закон для «обычных» больничных);
• Трудовой кодекс РФ (ст. 183, 184) — гарантии выплат;
• Приказ Минздрава РФ от № 925н (с изменениями) — правила оформления листа нетрудоспособности (ЛН);
• Постановление Правительства РФ от № 375 — порядок расчета среднего заработка;
• Приказы СФР (ранее ФСС) — порядок обмена данными, формы отчетности, требования к электронному документообороту.

Основной документ: Листок нетрудоспособности (ЛН / Больничный лист)

С основным документом, подтверждающим право на пособие, является электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН). Бумажные бланки используются только в исключительных случаях (отсутствие связи, технические сбои, лечение за рубежом, оформление пострадавших при ЧС).

Особенности ЭЛН в 2026 году

• Формирование: Врач заполняет ЭЛН в АИС «СОЦИУМ» / ЕРССЗН / портале СФР. Работодатель видит его в личном кабинете СФР или через интегрированную систему (1С, Контур, СБИС и др.).
• Подписание: Закрытый ЭЛН подписывается ЭЦП врача и ЭЦП МО. Работодатель не подписывает ЭЛН, он лишь получает сведения для расчета.
• Сроки получения: Работодатель обязан получить сведения о закрытом ЭЛН не позднее 3 рабочих дней со дня его закрытия (п. 7 Приказа Минтруда/Минздрава/ФСС от № 861н/1089н/471).

Бумажный ЛН: когда еще актуален

Если выдан бумажный бланк (форма 040/у на строгой отчетности), бухгалтер/кадровик должен проверить:

1. Наличие печати МО (треугольной на ленте, прямоугольной на клеевой полосе) и подписей врача/главврача.
2. Правильность заполнения кодов причин нетрудоспособности (01 — болезнь, 02 — травма, 03 — карантин, 04 — уход за больным, 05 — материнство и др.).
3. Отсутствие исправлений и зачисток (недопустимы).
4. Срок представления: работник должен сдать его в течение 6 месяцев со дня выдачи (ст. 14 ФЗ-255).

Документы для назначения пособия (пакет для расчета)

Помимо самого ЛН (ЭЛН), для корректного расчета среднего заработка и выплаты пособия работодателю необходимы:

Документы, подтверждающие стаж и заработок

• Сведения о заработке за 2 расчетных календарных года (для 2026 года расчетный период, 2024 и 2025 гг.). Формируются в форме Справки о заработке для расчета пособия (Приказ СФР от № 139).
• Если работник работал у данного работодателя менее 2 лет — справки запрашиваются у предыдущих мест работы (работодатель обязан выдать за 3 рабочих дня).
• Сведения о стаже (страховой стаж определяется СФР автоматически по индивидуальному лицевому счету, но работодатель проверяет его при расчете % выплаты: 60% / 80% / 100%).

Документы для особых случаев

Внутренние документы работодателя (обязательные для учета)

Работодатель должен иметь внутренний пакет документов, регулирующий процесс:

Приказ о назначении ответственных лиц

Согласно п. 75 Приказа Минздрава № 925н (действовал до , но практика сохраняется) и требованиям внутреннего контроля, необходим приказ о лице, ответственном за:

• Получение, учет и хранение бланков бумажных ЛН (если используются);
• Работу с ЭЛН в личном кабинете СФР / АРМ;
• Расчет и выплату пособий.

Политика учета (бухгалтерская и налоговая)

• Метод расчета среднего дневного заработка (в соответствии с Постановлением № 375).
• Порядок отражения в учете: дебет 70 / кредит 69 (страховые взносы на пособие не начисляются, но НДФЛ удерживается).
• Для госсектора: применение КВР (Код вида расходов) и КОСГУ (Код операции по классификации государственных расходов и доходов).

Справка-расчет (Внутренний документ)

Хотя единой утвержденной формы справки-расчета не существует (отменена старым Приказом 925н), работодатель обязан хранить расчет пособия на бумажном или электронном носителе. Обычно это:

• Расчетный лист (Т-51 / Т-53) с приложением расчета пособия;
• Внутренняя справка-расчет с детализацией: расчетный период, суммы заработка по годам, исключенные периоды, средний дневной заработок, % по стажу, предельная база (макс. база за 2024-2025 гг.), сумма пособия, удержанный НДФЛ.

Отчетность в СФР: порядок и сроки 2026 года

С 2023 года отчетность сдается в СФР (ФСС ликвидирован). Ключевые формы:

Сведения о заработке (СЗ) — форма ЕДВ / СЗВ-ТД / СЗВ-СТАЖ

Передаются ежемесячно. На их основе СФР формирует страховую историю. Ошибки в СЗВ-ТД приводят к неверному определению стажа и % пособия.

Расчет страховых взносов (РСВ)

Пособие по ВН не облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 422 НК РФ). В РСВ сумма пособия показывается в разделе 1, строка 130 (код вида дохода 2000), но в раздел 2 (база взносов) она не переносится.

6-НДФЛ

Пособие облагается НДФЛ (13% / 30% / 15%). Отражается в разделе 2 (начислено) и разделе 1 (удержано/перечислено) за месяц фактической выплаты работнику.

Сведения для назначения пособия (Приказ СФР № 139)

Если СФР не может автоматически назначить пособие (например, нет данных о заработке у предработодателей, или это особый случай — травма, уход за больным, смерть), работодатель направляет Сведения для назначения пособия в установленной форме (XML-файл через ЛК СФР / ЭДО / оператора).

• Срок: в течение 3 рабочих дней со дня получения сведений о закрытом ЭЛН (или бумажного ЛН от работника).
• Для госсектора: направляются в казенный орган / главное распорядительство, а оттуда в СФР.

Особенности учета в 1С:ЗУП / 1С:ЗКГУ (Госсектор)

В программах 1С (ЗУП 3.1, ЗКГУ 3.1) процесс автоматизирован:

1. Получение ЭЛН: Обмен с СФР (кнопка «Получить ЭЛН»). Система заполняет документ «Листок нетрудоспособности».
2. Проверка расчетного периода: Автоматический сбор заработка за 2024-2025 гг. (регистр «Расчетный период для пособий»).
3. Документ «Начисление пособия по ВН»: Рассчитывает средний заработок, применяет предельную базу, определяет % по стажу (подтягивается из СФР или вводится вручную).
4. Проводки (ЗУП): Дт 70 — Кт 69.04 (пособие), Дт 69.04, Кт 69.01 (НДФЛ), Дт 70 — Кт 50/51 (выплата на руки/карту).
5. Проводки (ЗКГУ / Бюджет): Используются счета 101xxxx / 106xxxx / 107xxxx с аналитикой по КВР/КОСГУ. Пособие списывается на КОСГУ 211 (оплата больничных) или соответствующие коды для травм/декрета.

Сроки выплаты и ответственность

• Срок выплаты: Не позднее дня выдачи заработной платы за отработанное время (следующего за периодом расчета), т.е. в день зарплаты или аванса (ст. 136 ТК РФ).
• Срок направления сведений в СФР: 3 рабочих дня со дня получения закрытого ЭЛН.
• Ответственность:
  • За нарушение сроков выплаты — ст. 5.27 КоАП РФ (штраф на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлицо до 50 000 руб.).
  • За несвоевременную сдачу сведений в СФР — ст. 5.27 КоАП РФ (штраф 500 руб. за каждый пропущенный ЛН).
  • За невыплату — ст. 236 ТК РФ (компенсация задержанных сумм выше ключевой ставки ЦБ).

Хранение документов

Срок хранения документов по учету пособий — 50 лет (документы, подтверждающие стаж и заработок, Листки учета рабочего времени Т-12/Т-13, Расчетные листы Т-51/Т-53, Приказы о назначении пособий).

Электронные документы (ЭЛН, Сведения для назначения, РСВ, 6-НДФЛ) хранятся в информационных системах работодателя и СФР в течение установленных сроков с обеспечением их подлинности и доступности.

Чек-лист проверки перед сдачей отчетности

1. Все ЭЛН за период получены и загружены в программу?
2. У всех работников с ЭЛН заполнены «Сведения о заработке» за 2024-2025 гг.?
3. Страховой стаж подтвержден (сверка с ЛК СФР)?
4. Предельная база за 2024-2025 гг. учтена верно (макс. база 2024 г., 2 225 000 руб., 2025 г. — актуализируется Минтрудом/СФР)?
5. НДФЛ удержан и перечислен в срок?
6. РСВ сдано корректно (пособие в доходах, но не в базе взносов)?
7. Сведения для назначения пособия направлены в СФР по всем случаям, требующим ручного назначения?
8. Внутренние справки-расчеты сохранены и подписаны ответственным лицом?

Грамотное документирование учета пособий по ВН — это не только выполнение формальностей, но и защита интересов компании при проверках. Переход на ЭЛН и автоматический обмен данными с СФР значительно снизил бумажную волокучу, но повысил требования к своевременности и точности электронных сведений. Регулярная сверка данных с Личным кабинетом СФР, актуализация политики учета и контроль сроков, залог отсутствия штрафов и конфликтов с персоналом.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным нормативным правовым актам или консультироваться со специалистом по трудовому праву и бухгалтерскому учету.