Командировка руководителя, обычная ситуация в жизни любой компании. Однако именно она часто вызывает у бухгалтеров, кадровиков и юристов массу вопросов: кто подписывает документы, нужно ли издавать приказ о замещении, можно ли временно перевести другого сотрудника на должность директора. Разберёмся в этих вопросах подробно.
Что такое служебная командировка
Служебной командировкой признаётся поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.
Ключевой момент, который необходимо понимать: директор, находясь в командировке, продолжает исполнять свои должностные обязанности. Он не считается временно отсутствующим работником, ведь командировка, это и есть выполнение служебного задания, то есть работа.
Почему нельзя издать приказ о возложении обязанностей
Распространённая ошибка, издавать приказ о возложении обязанностей директора на заместителя или главного инженера на время командировки. Юридически это некорректно, и вот почему:
- Возложить исполнение обязанностей по штатной единице на другого работника (как с освобождением от основной работы — временный перевод, так и без освобождения) возможно только в двух случаях: если должность вакантна либо если постоянный работник временно отсутствует (отпуск, болезнь и т.п.).
- Во время командировки директор не является временно отсутствующим — он при исполнении обязанностей.
- Следовательно, ни временный перевод другого сотрудника на должность директора, ни возложение обязанностей в порядке совмещения в данной ситуации невозможны.
Как решить вопрос с подписанием документов
Вариант 1. Директор подписывает документы сам
Поскольку директор находится при исполнении своих обязанностей, он вправе подписать любой документ — приказ, договор, доверенность. Для оперативного обмена документы могут быть:
- направлены директору в электронном виде;
- подписаны и высланы обратно в адрес организации;
- оригиналы впоследствии пересылаются по почте.
Вариант 2. Выдача доверенности
Если требуется, чтобы от имени организации действовал другой сотрудник (например, главный инженер), ему выдаётся доверенность на совершение юридически значимых действий. Доверенность от имени юридического лица подписывает руководитель или иное лицо, уполномоченное учредительными документами.
Важно понимать разницу: руководитель действует от имени организации без доверенности в силу своих полномочий, а любой другой сотрудник, только на основании доверенности.
Типичная ситуация: заместитель заболел
Рассмотрим пример: директор в длительной командировке, его замещает заместитель, который заболел. Планируется приказом возложить обязанности на главного инженера. Кто подписывает приказ?
Ответ: такой приказ издан быть не может, поскольку директор не является временно отсутствующим. Документы продолжает подписывать директор, а главному инженеру при необходимости выдаётся доверенность.
Может ли директор подписывать документы в отпуске или в выходной день
Этот вопрос теоретически спорный из-за двойственного статуса руководителя:
- с одной стороны, директор, исполнительный орган юридического лица, полномочия которого действуют с момента избрания до момента их прекращения;
- с другой стороны, он — работник, на которого распространяются нормы трудового законодательства об отпусках и выходных днях.
Отпуск — это освобождение от работы по трудовому договору для отдыха. В выходные дни трудовые обязанности также не исполняются. Поэтому во избежание сомнений в юридической силе документов рекомендуется:
- оформлять отзыв директора из отпуска соответствующим приказом;
- при необходимости работы в выходной — оформлять привлечение к работе в выходной день в установленном порядке.
Практические рекомендации
- Не издавайте приказ о замещении директора на время командировки, это юридически необоснованно.
- Используйте доверенности для передачи полномочий на подписание конкретных документов и совершение сделок.
- Настройте электронный документооборот, чтобы директор мог оперативно подписывать документы дистанционно.
- Закрепите в локальных актах порядок действий на период командировок руководителя.
- При отпуске директора (в отличие от командировки) приказ о возложении обязанностей необходим и правомерен, поскольку работник в отпуске действительно временно отсутствует.
Командировка директора — это не его отсутствие, а выполнение служебного задания; Поэтому все полномочия руководителя сохраняются: он подписывает документы, издаёт приказы и выдаёт доверенности. Для обеспечения непрерывности управления достаточно грамотно организовать обмен документами и при необходимости выдать доверенности другим сотрудникам. Такой подход защитит организацию от юридических рисков и споров о действительности подписанных документов.