Делопроизводитель — это ключевой сотрудник организационно-инспекторской части (ОИЧ) или иного структурного подразделения Министерства внутренних дел (МВД), обеспечивающий документационное сопровождение деятельности органа. В Новосибирске, как и во всех региональных управлениях МВД России, работа делопроизводителей регламентируется федеральными законами, приказами МВД России и локальными нормативными актами Управления МВД по Новосибирской области.

Основные функции делопроизводителя МВД

Деятельность делопроизводителя направлена на обеспечение единого порядка делопроизводства, сохранность документов и соблюдение сроков их исполнения. К основным обязанностям относятся:

• Регистрация и учет входящей, исходящей и внутренней документации в автоматизированных информационных системах (АИС «Делопроизводство», АИС «Офис» и др.).
• Распределение документов по исполнителям с указанием сроков и контроля за исполнением;
• Организация исполнения поручений руководства МВД России, Управления по области, вышестоящих прокуроров и судов.
• Формирование дел по номенклатуре делопроизводителя, их своевременная сдача в архив.
• Обеспечение режима секретности при работе с документами, содержащими государственную тайну, сведения ограниченного распространения (служебная, коммерческая тайна, персональные данные).
• Контроль за движением дел по этапам: от регистрации до архивации или уничтожения (по актам).
• Взаимодействие с гражданами и организациями при приеме письменных обращений, заявлений, жалоб и направлении ответов.

Структура делопроизводства в Управлении МВД по Новосибирской области

В структуре Главного управления МВД по Новосибирской области делопроизводство организовано на нескольких уровнях:

1. Организационно-инспекторская часть (ОИЧ) Управления — центральный узел делопроизводства, координирующий работу со входящей/исходящей корреспонденцией ведомства, поручениями вышестоящих инстанций, подготовкой материалов для коллегии и совещаний.
2. Делопроизводители территориальных органов (ОМВД/УМВД районов и городов) — обеспечивают документооборот внутри районных управлений полиции (например, ОМВД Ленинского района, ОМВД Октябрьского района и др.).
3. Делопроизводители линейных и спецподразделений — работают в структуре линейных управлений МВД на транспорте, Центров по миграционным вопросам, Центров «К» (экстремизм) и др.
4. Секретари заседаний коллегий и совещаний — часто функции совмещены с должностями старших делопроизводителей.

Порядок обращения граждани к делопроизводителю

Гражданин, обращающийся в МВД (лично, по почте, через интернет-приемную), взаимодействует с делопроизводителем на следующих этапах:

Прием обращения

Делопроизводитель (или дежурный по части, сотрудник окна приема) регистрирует заявление/жалобу в журнале учета (КНД 1120051) или в АИС. Гражданину выдается талон-уведомление с регистрационным номером, датой принятия и сроком рассмотрения (обычно 30 дней по общему правилу, 15 дней — если не требуется дополнительная проверка, до 3 месяцев — в сложных случаях).

Направление на исполнение

После регистрации документ передается руководителю подразделения для разрешения (визы), после чего делопроизводитель направляет его ответственному исполнителю (участковому, следователю, оперативно-розыскному сотруднику и т.д.).

Контроль сроков

Делопроизводитель ведет контроль за соблюдением сроков рассмотрения. При нарушении срока он информирует руководство и принимает меры к ускорению исполнения.

Направление ответа

Готовый ответ (постановление, решение, справка) регистрируется в исходящем журнале, подписывается руководителем и направляется заявителю почтой (заказным письмом с вложением) или выдается лично под роспись. Копия ответа остается в деле.

Требования к кандидатам на должность делопроизводителя МВД

Должность делопроизводителя в МВД относится к категории федеральной государственной гражданской службы (ФГСС) или شغلящихся по трудовому договору (работники МВД). Основные требования:

• Образование: высшее профессиональное (юридическое, гуманитарное, управленческое) или среднее профессиональное (по специальностям документационного обеспечения, архивоведения, секретариата).
• Знание нормативной базы: ФЗ-59 «О порядке рассмотрения обращений граждан», ФЗ-149 «Об информации…», Приказ МВД России № 174 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в МВД», Приказ МВД России № 989 (номенклатура дел), ГОСТ Р 7.0.97-2016 (системы стандартизации).
• Навыки: владение 10-пальцевым методом печати, работа в АИС МВД, MS Office, знание деловых бумаж, правил оформления документов.
• Личные качества: ответственность, внимательность, исполнительность, умение работать с конфиденциальной информацией, стрессоустойчивость.
• Спецусловия: прохождение специальной проверки (допуск к гостайне/сведениям ограниченного распространения), отсутствие судимостей, соответствие медицинским противопоказаниям для службы в МВД.

Контакты и реквизиты для обращений (Общие сведения)

Для направления обращений в Управление МВД по Новосибирской области используются следующие каналы:

• Почтовый адрес: 630099, г. Новосибирск, ул. ###, д. 24 (Управление МВД по Новосибирской области).
• Интернет-приемная: Официальный сайт novosib.mvd.ru (раздел «Обращения граждан» / «Электронная приемная»). Это наиболее быстрый способ регистрации обращения с получением уведомления на e-mail.
• Телефон доверия / Справочно-информационная служба: Телефоны указаны на официальном сайте в разделе «Контакты» или «Структура».
• Личный прием: График приема граждан руководителями структурных подразделений публикуется на сайте и на информационных стендах в здании Управления.

Нормативная правовая база делопроизводства МВД

Работа делопроизводителей строится на иерархии нормативных актов:

1. Федеральный уровень: Конституция РФ, ФЗ «О полиции», ФЗ «О государственной гражданской службе РФ», ФЗ «Об обращениях граждан», ФЗ «Об архивном деле в РФ».
2. Ведомственный уровень (Приказы МВД России):
   • Приказ № 174 от «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел» (основной документ).
   • Приказ № 989 от «Об утверждении Типовой номенклатуры дел управления документацией, формируемых в органах внутренних дел, и сроков их хранения».
   • Приказ № 657 от «Об организации работы с обращениями граждан в МВД России».
3. Региональный уровень: Приказы начальника Управления МВД по Новосибирской области, регулирующие специфику работы ОИЧ и территориальных органов.

Перевод дел в архив

Завершенные дела (по итогам года или по закрытию производства) делопроизводитель готовит к сдаче в архив Управления МВД или в Государственный архив Новосибирской области (для дел постоянного хранения). Процедура включает:

• Проверку полноты дел (наличие всех листов, подписей, приложений).
• Сшивку и скрепление дел.
• Заполнение обложек дел по форме (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
• Составление описей дел к сдаче в архив (в 2-х экземплярах).
• Оформление акта приема-сдачи дел.

Делопроизводитель МВД в Новосибирске — это специалист, обеспечивающий законность, прозрачность и оперативность документооборота в системе внутренних дел. Качественная работа делопроизводителя напрямую влияет на соблюдение прав граждан при рассмотрении их обращений, на исполнение судебных актов и прокуратурских реактивов, а также на сохранность исторической памяти ведомства через архивные фонды. Обращение гражданина проходит через руки делопроизводителя на старте и на финише процедуры рассмотрения, что делает эту должность невидимой, но критически важной звеньев системы МВД.