Дело производств (делопроизводство) — это сложная, нормативно регламентированная система создания, оформления, обработки, исполнения, учета, хранения и использования документов в организации. Учебные пособия по данной дисциплине (например, фундаментальная работа Е.В. Нечаевой «Делопроизводство», изд. СПбПУ, 2015) служат основой для освоения профессиональных компетенций специалистов в области документоведения, архивоведения и управления информационными ресурсами.

Данная статья структурирует ключевые аспекты, рассматриваемые в стандартных учебных пособиях по делопроизводству, и представляет их в виде практического руководства для студентов, делопроизводителей, секретарей и руководителей административно-хозяйственных отделов.

Глава 1. Историческая эволюция систем делопроизводства

Понимание истории необходимо для осознания логики современных правил. Учебные пособия традиционно выделяют ключевые этапы развития делопроизводства в России:

Делопроизводство Древнерусского государства (IX–XV вв.)

• Основа: Устная традиция, переходящая к письменной (пергаментные грамоты, берестяные грамоты).
• Ключевые понятия: «Столп» (архив), «дяк» (чиновник по документам), «приказ» (управленческий орган).
• Особенности: Отсутствие единых форм, преобладание нарративного (повествовательного) стиля, использование печатей для удостоверения подлинности.

Приказное делопроизводство (XV–XVII вв.)

• Централизация: Возникновение разрядов и приказов — центральных управленческих органов.
• Документы: Грамоты (внешние), заповеди, приказы, ведомости, рапорты (внутренние).
• Оформление: Строгая иерархия реквизитов: место и дата выдачи, имя царя, дяка, подлинник/список.
• Дело: Основная единица учеба — «дело» (связанный свод документов по одному вопросу), оформляемое в обложку с завязкой и надписью (инвентарем);

Коллежское делопроизводство (XVIII в.)

Реформы Петра I привели к замене приказов коллежий.

• Новые виды документов: Решения коллегий, отношения (доклады), презентации (предложения), рапорты.
• Язык: Переход с церковнославянского на простой гражданский шрифт и русский язык делопроизводства.

Министерское делопроизводство (XIX – нач. XX в.)

• Министерская реформа 1802 г.: Создание министерств с едиными принципами организации работы с документами.
• Уставы делопроизводства: Утверждение типовых уставов (1868, 1900 гг.), унифицировавших регистрацию, исполнение, учет и хранение.
• Техника: Появление копировальных приборов, печатных машин, начала типографического оформления бланков.

Советское делопроизводство (1917–1991)

• Декрет СНК РСФСР от «Об управлении делами»: Первый нормативный акт, закрепивший единые принципы для всех учреждений.
• ГОСТы: С 1970-х гг. переход на государственную систему стандартов (ГОСТ 6.0–6.30 и др.), обеспечивавших высокую степень унификации форм, реквизитов, правил оформления.

Современный этап (с 1991 г. по н.в.)

• Законодательная база: ФЗ от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
• Электронное делопроизводство (ЭДО): Переход к электронным документам, усиленным квалифицированным электронным подписям (УКЭП), системам электронного документооборота (СЭД).
• Стандарты: Действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документационное обеспечение управления. Общие требования), ГОСТ Р 7.0.8-2013 (Бланки документов), ГОСТ Р 7.0.100-2018 (Электронные документы).

Глава 2. Нормативно-методическая база современного делопроизводства

Современный делопроизводитель должен ориентироваться в иерархии нормативных актов:

1. Уровень закона: Конституция РФ, ФЗ-149, ФЗ-125, ФЗ-63 «Об электронной подписи», Трудовой кодекс РФ (трудовые документы), Налоговый кодекс (первичная учетная документация);
2. Уровень подзаконных актов: Постановления Правительства РФ (например, № 188 об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти), приказы Минкультуры России (утверждение типовых номенклатур дел, сроков хранения).
3. Уровень стандартов (ГОСТ Р):
   • ГОСТ Р 7.0.97-2016 — основной стандарт, устанавливающий состав реквизитов, правила оформления, термины.
   • ГОСТ Р 7.0.8-2013 — требования к бланкам.
   • ГОСТ Р 7.0.100-2018 — электронные документы.
   • ГОСТ Р 7.0.12-2013, номенклатура дел.
4. Внутренние нормативные акты организации: Инструкция по делопроизводству, Номенклатура дел, График сроков хранения, Положение о секретариате/делопроизводстве. Именно эти документы являются «рабочим законом» для конкретного предприятия.

Глава 3. Документирование управленческой деятельности

Документ и системы документации

Документ, материальный объект, содержащий фиксированную в материальной форме информацию с реквизитами, позволяющими его идентифицировать (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Ключевые свойства: правовая сила, доказательная сила, информационность, материальность.

Системы документации:

• Организационно-распорядительная (приказы, распоряжения).
• Нормативно-техническая (стандарты, ТУ).
• Научно-техническая (отчеты, акты НИР).
• Производственно-технологическая (чертежи, технологические карты).
• Учетно-финансовая (счета, накладные, акты).
• Кадровая (трудовые договоры, личные карточки).

Бланки документов: требования и жизненный цикл

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013, бланк — это форма документа с предварительно напечатанными постоянными реквизитами.

• Этапы жизни бланка: Проектирование → Утверждение → Изготовление (типография/принтер) → Учет (журнал бланков строгой отчетности) → Выдача на заполнение → Использование → Списание остатков.
• Защита: Водяные знаки, микропечать, УФ-метки, нумерация (для БСО).

Реквизиты документа: состав, расположение, оформление

ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает 30 реквизитов, разделенных на обязательные (для всех документов данного вида) и условно-обязательные (при наличии соответствующей информации).

Язык и стиль текста документа

• Официально-деловой стиль: Стандартизация, точность, безличность, императивность, логичность.
• Лексика: Использование общеупотребительных слов в специальном значении (например, «рассмотреть», «утвердить», «взыскать»), канцеляризмов (устойчивых словосочетаний: «в связи с чем», «на основании чего», «для принятия мер»), терминов.
• Грамматика: Преобладание безличных и безсубъектных предложений, пассивных залогов («Приказываю: утвердить…», «Постановляет: считать…»), сложноподчиненных конструкций.
• Запреты: Разговорная лексика, жаргонизмы, эмоционально-оценочная лексика, двусмысленность.

Глава 4. Составление и оформление основных видов документов

Распорядительная документация

Документы, содержащие волеизъявление руководителя, обязательные к исполнению.

• Приказ (Распоряжение): Основной вид. Приказ, по основным вопросам деятельности (долгосрочное действие), Распоряжение — по текущим/оперативным вопросам.
• Структура приказа: Шапка (реквизиты организации) → Регистрационный номер/Дата → Наименование вида (ПРИКАЗ) → Тема (кратко: О СОГЛАСОВАНИИ…) → ПРЕАМБУЛА (На основании…, В целях…, Руководствуясь…) → РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ (нумерованные пункты, начинающиеся с глаголов: 1. Утвердить. 2. Назначить. 3. Контроль за исполнением возложить на…) → ПОДПИСЬ (Должность, ФИО, подпись, расшифровка) → ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ.
• Указание, Постановление, Решение: Используются в коллегиальных органах или вышестоящих инстанциях.

Организационно-правовая документация

• Устав: Основной учредительный документ юрлица (структура: Общие положения, Цели/Предмет деятельности, Управление, Имущество/Финансы, Реорганизация/Ликвидация).
• Положение: Регламентирует структуру, функции, права/ответственность подразделения или порядок выполнения работы (напр., Положение о секретариате, Положение о премировании).
• Инструкция: Регламентирует порядок выполнения конкретных операций/функций должностным лицом (Инструкция делопроизводителя, Инструкция по охране труда).
• Договор: Двусторонний (многосторонний) правовой акт. Обязательные реквизиты: стороны, предмет, цена/порядок расчетов, сроки, права/обязательства/ответственность, реквизиты сторон, подписи/печати.

Кадровая документация (Специфика)

Регулируется ТК РФ и приказами Минтруда (например, Приказ № 761н).

• Приказ о приеме на работу (Т-1/Т-1а).
• Трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).
• Личная карточка работника (Т-2).
• Приказы о переводах, отпусках, награждении, увольнении.
• Важно: С 2021 г. допускается ведение трудовой книги в электронном виде (ЭТК), но бумажные документы (приказы, договоры) хранятся в организации 75 лет.

Входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция

• Входящий документ: Регистрация в журнале/СЭД в день поступления -> Виза руководителя (кто исполняет, срок) -> Исполнение -> Контроль срока -> Ответ (исходящий).
• Исходящий документ: Подготовка исполнителем -> Согласование -> Подписание руководителем -> Регистрация -> Отправка (Почта, ЭДО, Курьер, Лично) -> Контроль получения ответа.
• Внутренние документы: Служебные записки, акты, справки, протоколы совещаний. Регистрируются по внутренней номенклатуре или в общем журнале.

Глава 5. Организация делопроизводства в организации: Практический алгоритм

На основе учебных пособий и ГОСТ Р 7.0.97-2016, процесс организации делопроизводства включает следующие обязательные этапы:

1. Утверждение Инструкции по делопроизводству. Локальный нормативный акт, описывающий: пути документов, сроки исполнения, правила регистрации, номенклатуру дел, порядок работы с СЭД, ответственных лиц.
2. Утверждение Номенклатуры дел. Систематизированный перечень дел, формируемых в организации, с указанием индексов, наименований и сроков хранения. Утверждается руководителем ежегодно до 1 января.
3. Утверждение Графика сроков хранения. Приложение к номенклатуре. Сроки: временные (до 10 лет) и постоянные (более 10 лет / бессрочно). Основаны на Типовых номенклатурах Минкультуры.
4. Организация регистрации. Заведение журналов регистрации (бумажных или электронных в СЭД) для входящих, исходящих, внутренних документов, приказов. Назначение регистраторов.
5. Обеспечение исполнительской дисциплины. Контроль сроков исполнения поручений (контрольные карточки, отчеты СЭД, еженедельные планерки).
6. Формирование дел. Сборка документов в дела по номенклатуре по ходу года (текущие дела) или по окончании года (дея дела). Оформление обложек дел (ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приложение Б), прошивка, нумерация листов, составление внутренних описей.
7. Передача в архив. По истечении года хранения в организации дела передаются в архив организации (или в государственный архив при ликвидации) по Акту приема-передачи с составлением описей (формы 1-арх, 2-арх).

Глава 6. Электронное делопроизводство (ЭДО) и СЭД

Современные пособия уделяют этому разделу приоритетное внимание.

Правовая сила электронного документа

Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), приравнен к бумажному документу с собственноручной подписью (ст; 6 ФЗ-63, ст. 9 ФЗ-149). Обмен документами в ЭДО возможен:

• Между организациями (Б2Б, Б2Г, Г2Г) — через операторов ЭДО (Ростелеком, СБИС, Диадок, Контур и др.).
• Внутри организации — через Систему Электронного Документооборота (СЭД: 1С:Документооборот, Directum, DocsVision, Навигатор и др.).

Особенности оформления в СЭД

• Реквизиты формируются автоматически (номер, дата, автор, исполнитель).
• Подписание — через ЭЦП (токен/облачный ключ).
• Визирование — электронные визы согласующих лиц.
• Исполнение — отметки о выполнении, прикрепление файлов-результатов.
• Формирование дел — автоматическое или полуавтоматическое по номенклатуре.
• Архивирование, перевод в долгосрочное хранение с обеспечением целостности (хэш-суммы) и читаемости (миграция форматов).

Гибридное делопроизводство

Большинство организаций сейчас работают в гибридном режиме. Правило: Один документ — один оригинал. Либо бумажный (с «мокрой» подписью), либо электронный (с УКЭП). Дублирование не допускается для избежания коллизий. Перевод бумажного в электронный (сканирование) допускается для удобства работы, но юридическую силу имеет оригинал.

Глава 7. Контрольные вопросы для самопроверки (по материалам пособий)

1. Каков состав обязательных реквизитов приказа по ГОСТ Р 7.0.97-2016?
2. В чем разница между номенклатурой дел и графиком сроков хранения?
3. Какие виды классификации секретности существуют и как они оформляются на документе?
4. Опишите путь входящего документа от получения до исполнения/архивации.
5. Каковы требования к оформлению бланка строгой отчетности (БСО)?
6. Какие документы подлежат обязательной регистрации, а какие — нет?
7. Как оформляется дело для постоянного хранения (обложка, переплет, опись)?
8. В чем отличия служебной записки от объяснительной и рапорта?
9. Каков порядок действий при утере документа?
10. Какие требования предъявляются к электронной подписи для приравнивания эл. документа к бумажному?

Учебное пособие по делопроизводству — это не просто свод правил оформления бумажек; Это методология управления организационной информацией. Грамотно организованное делопроизводство:

• Минимизирует правовые риски (документы как доказательства в суде, проверках).
• Повышает управляемость (прозрачность поручений, контроль сроков).
• Обеспечивает сохранность корпоративной памяти (архив, история организации).
• Является обязательным условием соответствия требованиям аудиторов, инспекторов Росархива, налоговой и трудовой инспекции.

Переход на электронное делопроизводство (СЭД, ЭДО) не отменяет фундаментальных принципов: идентификации документа (реквизиты), авторизации (подпись), регистрации (учет), исполнения (контроль) и архивирования (хранение). Изучение классических пособий (как Нечаева Е.В. и др.) в сочетании с актуальными ГОСТами и законодательством позволяет сформировать у специалиста системное мышление, необходимое для эффективной работы в современных информационных системах.

Источники и рекомендуемая литература:
Нечаева Е.В. Делопроизводство: учеб. пособие / Е.В. Нечаева. – 2-е изд., доп. и перераб. – СПб.: Изд-во Политехн. ун-та, 2015. – 178 с.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документационное обеспечение управления. Общие требования.
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Бланки документов. Общие требования к проектированию, изготовлению и применению.
ФЗ от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Приказ Минкультуры России от № 236 «Об утверждении Типовой номенклатуры управленческой документации…».