График отпусков (унифицированная форма № Т-7) — это основной документ‚ планирующий периоды отдыха сотрудников на календарный год․ Хотя форма Т-7 утверждена еще в 2004 году (постановлением Госкома № 1)‚ на практике кадровики часто сталкиваются с вопросами по заполнению колонки «Примечание» (графа 10)․ В этой статье подробно разберем‚ какая информация туда вносится‚ опираясь на актуальные разъяснения Минтруда‚ Роструда и судебную практику на 2026 год․

Назначение графы «Примечание» (графа 10)

Согласно инструкции по заполнению формы Т-7‚ графа 10 «Примечание» предназначена для отражения дополнительных сведений‚ которые не помещаются в основные колонки (ФИО‚ табельный номер‚ должность‚ вид отпуска‚ продолжительность‚ дата начала)‚ но важны для правильного расчета‚ предоставления и контроля отпусков․

Использование этой графы не является обязательным для каждого сотрудника — она заполняется по мере необходимости․

Основные случаи заполнения примечания

На основе разъяснений ведомств (письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-6853‚ письмо Роструда от № ПГ/59141-6-1) и типичных кадровых ситуаций‚ выделяют следующие ключевые основания для записи в графе 10:

Отпуск‚ приходящийся на два календарных года

Это одна из самых частых ситуаций․ Если ежегодный оплачиваемый отпуск начинается в текущем году‚ но заканчивается в следующем‚ в графике на текущий год указывают только дни‚ приходящиеся на этот период․

• Что пишут: «Дни следующего года (указать количество) отражаются в графике на [год] год» или «Остаток отпуска [Кол-во] календарных дней переноситься на [Год] год»․
• Пример: Отпуск с по (28 дней)․ В графике на 2026 год в графе 6 (дата начала), ‚ в графе 5 (продолжительность), 7 дней (или 28 дней с пометкой)․ В примечании: «21 календарный день отпуска приходятся на 2027 год‚ будут отражены в графике на 2027 год»․

Разделение отпуска на части

Согласно ст․ 125 ТК РФ‚ отпуск может быть разделен на части по соглашению сторон․ Важно: до утверждения графика работодатель не обязан знать‚ будет ли сотрудник просить разделить отпуск․

• Позиция Минтруда (письмо от № 14-6/ООГ-6853): Если к моменту составления графика соглашения о разделении нет‚ в графике указывается отпуск полной продолжительности (целиком)․
• Что пишут в примечании (если разделение уже согласовано): «Отпуск предоставляется частями: 1-я часть [даты]‚ 2-я часть [даты]» или указывают даты каждой части в отдельных строках с ссылкой на заявление и приказ․
• Если разделение возникнет позже: Изменения вносятся в график по приказу (графы 8‚ 9)‚ а в примечании можно сослаться на основание: «Разделен по заявлению от [дата] № [номер]‚ приказу от [дата] № [номер]»․

Внешние совместители (ст․ 286 ТК РФ)

Для внешних совместителей ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском на основной работе (если он короче, за счет неоплачиваемых дней)․

• Проблема: К моменту составления графика совместитель часто еще не знает даты отпуска на основном месте работы․
• Что пишут в примечании: «Внешний совместитель․ Даты отпуска уточнятся после предоставления справки с основного места работы» или «Примерные даты: [месяц]․ Точные даты — по справке с основного места работы»․
• Это снимает вопросы у инспекторов ГИТ по поводу «пустых» или примерных дат в графе 6․

Дополнительные отпуска и их основания

Если сотрудник имеет право на дополнительный отпуск (за вредность‚ нестандартный график‚ за выслугу лет‚ региональный и т․д․)‚ в графе 4 «Вид отпуска» указывают код (например‚ «ДО» — дополнительный оплачиваемый)‚ а в примечании — правовое основание․

• Примеры записей:
  • «Доп․ отпуск за нестандартный рабочий день — 5 кал․ дней (ст․ 119 ТК РФ‚ местный нормативный акт от [дата])»․
  • «Доп․ отпуск за вредные условия — 7 кал․ дней (ст․ 117 ТК РФ‚ УТК/Карта оценки условий труда)»․
  • «Доп․ отпуск за выслугу лет — [категория работников‚ напр․ работники бюджетной сферы]»․
• Это критически важно для обоснования расходов и ответа на вопросы трудовой инспекции․

Учебный отпуск

Предоставляется на основании справки из учебного заведения․ В примечании фиксируют:

• «Учебный отпуск на основании справки от [дата] № [номер] от [название учебного заведения] для сдачи государственных экзаменов / защиты диплома / прохождения промежуточной аттестации»․
• Указывают вид обучения (очное‚ заочное) и курс‚ если это релевантно для продолжительности․

Отпуск без сохранения заработной платы (ОБСЗП / неоплачиваемый)

Хотя неоплачиваемые отпуска часто не планируются в годовом графике заранее (даются по заявлению)‚ если они известны (например‚ по соглашению сторон‚ для пенсионеров-ветеранов‚ родителей детей-инвалидов — ст․ 128 ТК РФ)‚ их вносят в график․

• В примечании: «Неоплачиваемый отпуск [Кол-во] кал․ дней на основании ч․ 1 ст․ 128 ТК РФ (пенсионер по возрасту) / по соглашению сторон (договор от [дата])»․

Перенос отпуска с прошлого года (просроченный)

Если сотрудник не использовал отпуск за прошлые годы (просроченный более 2 лет подряд)‚ работодатель обязан составить график с его учетом (ст․ 124 ТК РФ)․

• В примечании: «В том числе за 2024 год — 14 кал․ дней (просроченный)‚ за 2025 год — 28 кал․ дней»․
• Это демонстрирует инспектору‚ что работодатель выполняет обязанность по предоставлению просроченных отпусков․

Ссылки на локальные нормативные акты (ЛНА) и соглашения

Если порядок предоставления отпусков регулируется Коллективным договором‚ Соглашением о порядке предоставления отпусков или Положением об отпусках‚ в примечании (или в общем блоке примечаний к графику) удобно сослаться на них:

• «График составлен с учетом Положения об отпусках от [дата] и Коллективного договора от [дата]»․
• «Порядок очереди установлен Соглашением с профсоюзом от [дата]»․

Технические нюансы заполнения графы 10

Конкретные даты‚ а не месяцы

Роструд в письме от № ПГ/59141-6-1 категорически указал: в графике отпусков нужно указывать конкретные календарные даты начала и окончания (или дату начала и количество дней)‚ а не просто «июнь»‚ «лето»․ Это относится и к примечаниям — если вы уточняете даты там‚ пишите числа (ДД․ММ․ГГГГ)․

Реквизиты документов-оснований

Минтруд рекомендует (письмо от ) указывать в примечании реквизиты документов‚ на основании которых предоставляется тот или иной вид отпуска или его разделение․ Это сильно упрощает жизнь при проверках ГИТ: инспектор сразу видит основание‚ не запрашивая приказы/заявления по каждому сотруднику․

• Формат: «По приказу от № 12-ОД»‚ «По заявлению от № 45»‚ «По справке с осн․ места работы от »․

Заполнение в процессе года (фактические даты)

При составлении графика (обычно до конца декабря текущего года или в начале нового) графы 7‚ 8‚ 9‚ 10 часто остаются пустыми․ Они заполняются в течение года по мере ухода сотрудников в отпуск:

• Графа 7: Фактическая дата ухода в отпуск (подпись сотрудника о знакомстве)․
• Графа 8: Документ-основание переноса (приказ‚ заявление)‚ если дата сдвинулась․
• Графа 9: Новая дата начала отпуска․
• Графа 10 (Примечание): Дополнительные сведения по факту (например‚ «Фактически ушел по приказу № 50»‚ «Возвратился раньше на 3 дня по заявлению»)․

Образцы записей в графе «Примечание» (Шпаргалка)

Частые ошибки и риски

1. Пустая графа при наличии оснований․ Не писать «Внешний совместитель» или основание доп․ отпуска — риск замечания от ГИТ за неполноту документа․
2. Запись «по соглашению сторон» без реквизитов․ Всегда указывайте номер и дату заявления/договора/приказа․
3. Указание месяцев вместо дат․ Нарушение рекомендаций Роструда‚ затрудняет контроль сроков уведомления (за 2 недели)․
4. Игнорирование стыка лет; Неуказание остатка дней на следующий год ведет к ошибкам в расчете срока заработка отпуска в следующем году․
5. Заполнение примечания от руки в электронном документе․ Если график ведется в 1С/ЭДО‚ примечание должно быть в структурированном виде‚ а не сканом рукописного листа․

Резюме: чек-лист для кадровика перед утверждением

Перед подписью директора и знакомлением сотрудников (под роспись в графе 7) проверьте:

• [ ] У всех ли сотрудников заполнены графы 1–6?
• [ ] Указаны ли конкретные даты начала (графа 6)‚ а не месяцы?
• [ ] Отражены ли в примечании (графа 10) основания доп․ отпусков‚ статус совместителей‚ стык лет?
• [ ] Есть ли ссылки на ЛНА/Коллективный договор‚ регулирующие порядок очереди?
• [ ] Учтены ли просроченные отпуска прошлых лет?
• [ ] Согласован ли график с выборным органом профсоюза (если есть) — ст․ 372 ТК РФ (срок до 8 рабочих дней)?

Графа «Примечание» в форме Т-7, это не просто формальность‚ а инструмент правовой защиты работодателя․ Грамотно заполненное примечание отвечает на вопросы инспектора еще до их возникновения: почему у совместителя примерные даты‚ на чем основано 5 дней доп․ отпуска‚ куда делись 10 дней‚ уходящие на следующий год․ В 2026 году‚ при усиленном контроле за соблюдением трудового законодательства‚ детализация этой графы — признак качественного кадрового управления․

Статья подготовлена на основе Трудового кодекса РФ‚ Постановления Госкомстата от № 1 (форма Т-7)‚ писем Минтруда России и Роструда‚ актуальных на 2026 год․ Материал носит информационный характер и не является правовой консультацией по конкретному случаю․