График отпусков (форма Т-7 или самостоятельно разработанная форма) — обязательный локальный документ, который составляется не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Но что делать, если сотрудник, чей отпуск был запланирован, уволился? Разберём все типичные ситуации.
Ситуация 1. Работник уволился до утверждения графика
По позиции Минтруда (Письмо от № 14-2/В-321), в график отпусков включаются все работники, состоящие в трудовых отношениях с организацией на день утверждения графика. Следовательно:
- если на момент утверждения графика трудовой договор с работником уже расторгнут — включать его в график не нужно;
- если работник ещё числится в штате, но планирует уволиться в начале следующего года — его в график включать необходимо, ведь на дату утверждения он является работником организации.
Ситуация 2. Работник уволился до даты начала запланированного отпуска
Это самый распространённый случай. В конце года в графике возникает видимое противоречие: плановые даты отпуска заполнены, а фактические — нет. Как правильно оформить:
- Графы 1–6 (плановые сведения) остаются без изменений — их корректировать не нужно.
- Графа 7 «Дата фактическая» не заполняется, так как отпуск фактически не предоставлялся.
- В графе 10 «Примечание» принято указывать: «Работник уволился до начала отпуска (приказ от … № …)». Нередко дополнительно отмечают, что при увольнении ему выплачена денежная компенсация за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ).
Такая запись снимает вопросы при проверках: видно, что отпуск не был предоставлен не по вине работодателя, а в связи с прекращением трудовых отношений.
Ситуация 3. Работнику предоставлен отпуск с последующим увольнением
Если отпуск по графику выпадает на период, предшествующий увольнению, и работник просит предоставить его с последующим увольнением, работодатель обязан предоставить такой отпуск (при условии, что увольнение не связано с виновными действиями работника).
В этом случае график заполняется как обычно:
- в графе 7 указывается фактическая дата начала отпуска;
- в графе 8 — реквизиты приказа о предоставлении отпуска с последующим увольнением;
- в примечании можно указать, что отпуск предоставлен с последующим увольнением.
Это полноценный отпуск, предоставленный в натуре, поэтому сведения о нём отражаются в полном объёме.
Ситуация 4. Работник уволился, находясь в отпуске
Если сотрудник подал заявление об увольнении по собственному желанию во время отпуска, график корректировать не требуется: отпуск фактически предоставлен, графа 7 заполнена. Дополнительные отметки об увольнении в график не вносятся — достаточно кадровых документов об увольнении.
Чего делать не нужно
- Вычёркивать или удалять строку уволившегося работника из утверждённого графика — документ должен сохранять историю планирования.
- Ставить прочерки или отметки «отменено» вместо пояснения в примечании.
- Переносить отпуск уволившегося работника на следующий год — перенос возможен только для действующих сотрудников и только в исключительных случаях (ст. 124 ТК РФ).
Краткие выводы
- Уволившегося до утверждения графика работника в него не включают.
- Если работник уволился до начала запланированного отпуска, в графе «Примечание» указывают факт увольнения и, при желании, выплату компенсации за неиспользованный отпуск.
- Отпуск с последующим увольнением отражается в графике как обычный отпуск.
- Строки из утверждённого графика не удаляют и не исправляют — только дополняют примечаниями.
Правильное ведение графика отпусков помогает избежать претензий со стороны трудовой инспекции и споров с работниками при расчёте компенсаций.