Оформление отпуска по уходу за ребенком — это процесс, требующий внимательности к трудовому законодательству и актуальным изменениям в социальном страховании. На 2026 год сохраняется двухэтапная процедура: предоставление самого отпуска работодателем и назначение пособия Социальным фондом России (СФР). В статье подробно разберем пакет документов, порядок действий для разных категорий родственников и важные нюансы совмещения работы с отпуском.

Законодательная база и сроки отпуска

Основным документом, регулирующим отношения, является статья 256 ТК РФ. В соответствии с ней, отпуск по уходу за ребенком предоставляется:

• До 1,5 лет — с сохранением рабочего места (должности) и выплатой ежемесячного пособия (при условии страхового стажа).
• До 3 лет — с сохранением рабочего места, но без выплаты пособия (кроме отдельных категорий получателей федеральных пособий, например, жены призывников).

Важно: Отпуск может быть предоставлен не только матери, но и отцу, бабушке, дедушке, опекуну или иному родственнику, фактически ухаживающему за ребенком.

Пакет документов от сотрудника

Для начала процедуры работник должен написать заявление и приложить подтверждающие документы. Согласно актуальным требованиям СФР (Приказ СФР от № 643), пакет выглядит следующим образом:

Базовый пакет (для матери):

1. Заявление на предоставление отпуска по уходу за ребенком (в свободной форме или по бланку организации). Должно быть указано: ФИО, должность, дата начала отпуска, возраст ребенка, на которого оформляется отпуск.
2. Заявление на назначение ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет — строго на бланке, утвержденном Приказом СФР от № 643 (Приложение 4).
3. Свидетельство о рождении ребенка (оригинал и копия).
4. Паспорт работника (оригинал и копия разворота с фото и пропиской).
5. СНИЛС (оригинал и копия).
6. Данные для перевода пособия (номер банковского счета или карты «Мир»).

Дополнительные документы для отца (иных родственников):

Если отпуск оформляет отец, бабушка или иной родственник, к базовому пакету добавляются:

• Справка с работы матери (второго родителя) о том, что она не пользуется отпуском по уходу за ребенком и не получает пособие по уходу за данным ребенком. Справка берется у работодателя матери или в СФР (если мать не работает).
• Справка о доходах с предыдущего места работы (форма 182н) — если отец (заявитель) работал менее 2 лет на текущем месте или сменил работу за расчетный период (2 календарных года, предшествующих году наступления страхового случая). Это необходимо для корректного расчета среднего заработка.

Порядок оформления со стороны работодателя

После получения документов от сотрудника работодатель (кадровик/бухгалтер) выполняет следующие действия:

1. Проверка документов на полноту и достоверность.
2. Издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
   • В приказе указывают: наименование отпуска («по уходу за ребенком»), ФИО сотрудника, дату рождения ребенка, срок отпуска (например, «с по »), данные документа-основания (заявление, свидетельство о рождении).
   • Форма приказа: единая форма Т-6 или собственная форма организации, утвержденная локальным нормативным актом.
3. Внесение записи в трудовую книгу / СТД-Р (при необходимости, хотя запись в трудовую книгу об отпуске по уходу за ребенком не ставится, ставится запись о переводе на другую работу — нет, корректнее: запись в трудовую книгу об отпуске не делается, стаж учитытся автоматически). Важно: В СТД-Р (электронная трудовая книга) информация передается через отчетность СЗВ-ТД/СЗВ-СТАЖ.
4. Расчет и передача сведений в СФР для назначения пособия.
   • Работодатель формирует сведения о заработке (СЗВ-ЗАРПЛАТА) и сведения для назначения пособия (в электронном виде через ЭДО/личный кабинет СФР).
   • Срок передачи: в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления от сотрудника (ст. 15 ФЗ-255).
5. Ознакомление сотрудника с приказом под роспись.

Особенности 2024–2026 годов: Совмещение работы и отпуска

С 2024 года (ФЗ от № 12-ФЗ) кардинально изменились правила работы во время отпуска по уходу за ребенком:

• Работник имеет право работать на неполное рабочее время или работать на дому (удаленно) без прекращения отпуска.
• При этом пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет сохраняется в полном размере (ранее оно не выплачивалось за дни работы).
• Для оформления работы во время отпуска сотрудник пишет заявление о согласии на работу на неполное время/на дому. Работодатель издает приказ о привлечении к работе (дополнительное соглашение к трудовому договору).
• В табеле учета рабочего времени (Т-12/Т-13) такие дни отмечаются кодом «РВ» (работа во время отпуска по уходу за ребенком) или комбинацией кодов отпуска и работы.

Нюанс 2026 года: С 2026 года введены новые правила предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска в период отпуска по уходу за ребенком. Теперь ежегодный отпуск можно предоставить (присоединить) к отпуску по уходу за ребенком до 1,5 лет по желанию сотрудника, и за него начисляется оплата (в отличие от неоплачиваемого отпуска по уходу). Это позволяет «перекрыть» периоды и получить оплату за ежегодный отпуск.

Сроки назначения и выплаты пособия

• СФР назначает пособие в течение 10 рабочих дней со дня получения от работодателя необходимых сведений и документов.
• Первая выплата производится в течение этого же срока.
• Дальнейшие выплаты — ежемесячно (обычно до 26-го числа месяца, следующего за отчетным).
• Размер пособия в 2026 году: 40% от среднего заработка за 2 расчетных года (2024 и 2025 гг.), но не ниже минимального (с учетом районных коэффициентов) и не выше максимального установленного предела.

Продление отпуска до 3 лет

Если сотрудник хочет продлить отпуск с 1,5 до 3 лет:

1. Написать новое заявление заранее (обычно за 2 недели до окончания текущего отпуска, но закон не устанавливает жесткий срок, главное — до дня окончания).
2. Работодатель издает новый приказ о предоставлении отпуска до 3 лет.
3. Пособие по уходу за ребенком перестает выплачиваться с дня достижения ребенком 1,5 лет (кроме случаев федерального пособия).
4. В СФР передаются сведения об окончании права на пособие (СЗВ-ОТПУСК с кодом окончания).

Ранний выход из отпуска (преждевременное прекращение)

Сотрудник может выйти на работу раньше срока, указанного в приказе:

• Написать заявление о досрочном выходе из отпуска (минимум за 2 недели до предполагаемой даты выхода, если иное не установлено коллективным договором).
• Работодатель издает приказ о досрочном прекращении отпуска.
• В СФР передаются сведения об окончании отпуска (для прекращения пособия).

Чек-лист для HR-специалиста (кратко)

Частые ошибки, которых стоит избегать

• Отсутствие справки со 2-го родителя при оформлении на отца/бабушку — СФР откажет в назначении пособия.
• Несвоевременная сдача СЗВ-ЗАРПЛАТА — задержка назначения пособия и штрафы для работодателя.
• Использование старых бланков заявления на пособие — допускается только форма Приказа СФР № 643 (ред. 2024 г.).
• Неучет работы во время отпуска в табеле — риски при проверках ГИТ и СФР.
• Игнорирование права на ежегодный отпуск — сотрудник может написать заявление на присоединение ежегодного отпуска к декретному/по уходу, и работодатель обязан предоставить его с оплатой.

Грамотное оформление отпуска по уходу за ребенком — залог спокойствия и сотрудника, и работодателя. Ключевые моменты на 2026 год: использование актуальных форм СФР (Приказ № 643), обязательное получение справки о неполучении пособия вторым родителем, учет возможности совмещения работы с сохранением пособия и соблюдение сроков электронного обмена данными с Фондом. Рекомендуется вести внутренний реестр декретников с контролем дат окончания отпусков для своевременного продления или приема на работу.