Руководителям крупных предприятий приходится часть забот перекладывать на плечи своих подчинённых. Ранее сотрудники‚ действующие от имени организации‚ могли работать с электронными документами‚ используя только свою личную электронную подпись. Однако с 1 сентября 2024 года правила изменились: подписывать электронные документы от организации с помощью только электронной подписи физлица больше не получится, нужна машиночитаемая доверенность (МЧД).
Сотрудники‚ представляющие компании-импортёры‚ торговые сети или производства‚ должны иметь машиночитаемую доверенность для работы в системе маркировки «Честный знак». В этой статье подробно разберём‚ что такое МЧД‚ зачем она нужна и как её оформить.
Что такое машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ в формате XML‚ который подтверждает полномочия сотрудника действовать от имени организации. В отличие от бумажной доверенности‚ МЧД:
- создаётся в стандартизированном электронном формате‚ утверждённом ФНС;
- подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации;
- регистрируется в распределённом реестре ФНС;
- проверяется автоматически при подписании документов.
Зачем нужна МЧД для работы в «Честном знаке»
В системе маркировки товаров «Честный знак» участники оборота обязаны подписывать электронные документы: УПД‚ акты приёма-передачи‚ отчёты о нанесении кодов маркировки и другие. Если документы подписывает не руководитель‚ а уполномоченный сотрудник‚ система должна убедиться‚ что у него есть соответствующие полномочия.
Без зарегистрированной МЧД сотрудник не сможет:
- подписывать электронные документы от имени компании;
- принимать и отгружать маркированный товар через ЭДО;
- выполнять операции в личном кабинете «Честного знака» от имени организации.
Как оформить МЧД: пошаговая инструкция
Шаг 1. Подготовьте необходимые данные
Для оформления доверенности понадобятся:
- ИНН организации-доверителя;
- данные руководителя (ФИО‚ ИНН‚ СНИЛС);
- данные доверенного лица (ФИО‚ ИНН‚ СНИЛС‚ паспортные данные);
- перечень полномочий‚ которые передаются сотруднику;
- срок действия доверенности.
Шаг 2. Сформируйте XML-файл доверенности
МЧД создаётся по формату‚ утверждённому ФНС России. Сформировать файл можно несколькими способами:
- Через оператора ЭДО — большинство операторов электронного документооборота предоставляют удобные сервисы для создания МЧД;
- Через личный кабинет «Честного знака» — в системе есть встроенный функционал для работы с доверенностями;
- Самостоятельно — с помощью специализированного программного обеспечения‚ формирующего XML по схеме ФНС.
Шаг 3. Подпишите доверенность
Готовый XML-файл необходимо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации. Важно: подпись должна принадлежать именно лицу‚ имеющему право действовать от имени компании без доверенности.
Шаг 4. Зарегистрируйте МЧД в реестре ФНС
Подписанную доверенность нужно зарегистрировать в распределённом реестре машиночитаемых доверенностей ФНС. Сделать это можно:
- через оператора ЭДО;
- через сервисы ФНС;
- через личный кабинет «Честного знака».
После регистрации доверенность получает уникальный номер‚ по которому её можно проверить.
Шаг 5. Привяжите МЧД к сотруднику в «Честном знаке»
В личном кабинете системы маркировки укажите зарегистрированную доверенность для соответствующего сотрудника. После этого он сможет подписывать документы своей электронной подписью‚ а система автоматически проверит его полномочия по МЧД.
Важные нюансы
- Срок действия. МЧД выдаётся на определённый срок. Следите за датой окончания и своевременно оформляйте новую доверенность.
- Отзыв доверенности. Если сотрудник уволился или его полномочия изменились‚ доверенность необходимо отозвать через реестр ФНС.
- Передоверие. Если предполагается передоверие полномочий‚ это должно быть прямо указано в МЧД.
- Проверка. Любую зарегистрированную доверенность можно проверить на сайте ФНС по её номеру.
Машиночитаемая доверенность стала обязательным инструментом для компаний‚ работающих с маркированными товарами. Оформление МЧД, несложная процедура: достаточно сформировать XML-файл‚ подписать его УКЭП руководителя и зарегистрировать в реестре ФНС. Своевременное оформление доверенностей для сотрудников позволит избежать сбоев в документообороте и обеспечит бесперебойную работу с системой «Честный знак».