Взаимодействие с налоговыми органами требует строгого соблюдения установленных форм отчетности. Одним из самых востребованных документов является Справка о доходах и суммах налога физического лица (ранее известная как форма 2-НДФЛ). На сегодняшний день (по состоянию на 2026 год) действует обновленный бланк, утвержденный приказами ФНС России. В данной статье подробно разбираем актуальные формы, порядок их заполнения, сроки сдачи и источники для скачивания официальных бланков.

Нормативная база: какие приказы регулируют форму справки

С 2024 года основным документом, устанавливающим формат справки, является Приказ ФНС России от № ЕД-7-11/649 (с изменениями от № ЕД-7-11/1). Данный приказ утвердил:

• Формат Справки о доходах и суммах налога физического лица (КНД 1175018).
• Порядок заполнения справки.
• Формат представления в электронном виде (XML-схема).

Важно: Старая форма 2-НДФЛ (утвержденная приказом ММВ-7-6/170@ от 2011 года) с 2024 года не применяется. Все организации и индивидуальные предприниматели обязаны использовать новый бланк (Приложение № 4 к Приказу ЕД-7-11/649).

Структура актуального бланка справки (КНД 1175018)

Новый бланк имеет модульную структуру и состоит из следующих разделов:

1. Общая часть — сведения о налоговом агенте (организации или ИП), кодах ИФНС, периоде отчетности.
2. Раздел 1. Сведения о доходах, суммах удержанного и (или) исчисленного налога — основная таблица с данными по каждому получателю дохода (работнику).
3. Раздел 2. Сведения о доходах, полученных в виде ценных бумаг (заполняется при наличии таких операций).
4. Раздел 3. Сведения о доходах, полученных в виде имущественных прав.
5. Раздел 4. Сведения о налоговых вычетах — предоставленные стандартные, социальные, имущественные и иные вычеты.
6. Приложение по вычетам — детализация по предоставленным вычетам (например, на детей, обучение, лечение).

Ключевое изменение 2024 года: в бланк была добавлена отдельная графа для отражения кодов вида дохода в соответствии с новым справочником ФНС, а также уточнены правила заполнения полей, касающихся налоговых вычетов.

Кому и когда необходимо предоставлять справку

Предоставление налоговому органу (в составе расчета 6-НДФЛ)

Справка о доходах является неотъемлемой частью Расчета по налогу на доходы физических лиц (6-НДФЛ). Согласно ст. 216 и п. 5 ст. 226 НК РФ, налоговый агент сдает расчет 6-НДФЛ ежеквартально. Справка (Приложение № 4) направляется в ФНС вместе с расчетом за 4-й квартал (годовой расчет) не позднее 25 февраля года, следующего за отчетным.

Выдача физическому лицу (работнику)

Работодатель обязан выдать справку работнику:

• При увольнении — в день выдачи трудовой книжки (последний рабочий день).
• По требованию работника за текущий или прошлые годы — в течение 5 рабочих дней с момента обращения.
• По итогам года — до 25 февраля следующего года (если работник не уволен).

Справка выдается на бумажном носителе (с синей печатью организации, если она имеется, и подписью руководителя/бухгалтера) или в электронном виде через личный кабинет налогоплательщика / системы ЭДО (СБИС, Контур, 1С и др.).

Образец заполнения справки на 2024–2025 годы (пошагово)

Ниже приведен алгоритм заполнения основных полей бланка (КНД 1175018) на примере типовой ситуации.

Шаг 1: Общая часть (Шапка)

• Код ИФНС: Код инспекции, в которую сдается отчетность (по месту учета налогового агента).
• Код причины представления: «1» — представление в установленный срок; «2» — исправленная справка; «3» — обнуляющая.
• Период: Код периода (например, 34 — год, 21 — 1 квартал и т.д.). Для годовой справки ставится «34».
• Год: Отчетный год (например, 2024).
• ИНН / КПП налогового агента: Заполняются в соответствии с ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
• Наименование организации / ФИО ИП: Полное официальное название.

Шаг 2: Раздел 1 — Основные доходы и НДФЛ

Заполняется по строке на каждого получателя дохода.

Шаг 3: Раздел 4 — Налоговые вычеты

Заполняется, если работнику предоставлялись вычеты (стандартные на детей, социальные за лечение/обучение, имущественные).

• Указывается код вычета (например, 111 — стандартный на первого ребенка, 311 — социальный за обучение).
• Указывается сумма вычета, предоставленного за отчетный период.
• В Приложении по вычетам детализируются основания (номера свидетельств о рождении, договоры, чеки).

Особенности заполнения в 2024–2026 годах: частые ошибки

• Использование старой формы. Недопустимо использовать бланк приказа ММВ-7-6/170@. Только КНД 1175018 (Приказ ЕД-7-11/649).
• Неверные коды видов дохода. С 2024 года обновился справочник кодов видов дохода. Обязательно сверяйтесь с актуальной версией на сайте ФНС (раздел «Справочники» -> «Коды видов дохода»).
• Отсутствие данных по неудержанному налогу. Если НДФЛ не удержан (например, у нерезидента или при недостаточности дохода), строка 070 обязательна к заполнению. Это основание для ФНС направить требование физлицу об уплате налога самостоятельно.
• Ошибки в коде причины представления. При сдаче исправленной справки нужно ставить код «2» и указывать номер первичной справки.

Как скачать официальный бланк (Excel, PDF, XML)

Официальные бланки и XML-схемы для программного обеспечения (1С, Контур, СБИС и др.) доступны на официальных ресурсах:

1. Сайт ФНС России (nalog.gov.ru): Раздел «Налоги и сборы» -> «Налог на доходы физических лиц» -> «Отчетность» -> «Формы отчетности». Прямая ссылка на Приказ ЕД-7-11/649 с приложениями в формате Excel и XML.
2. Сервис «КонсультантПлюс» / «Гарант»: В карточке Приказа ЕД-7-11/649 есть вкладка «Формы» с готовыми файлами .xls/.xlsx.
3. Личный кабинет налогоплательщика (юридическое лицо): Раздел «Отчетность» -> «Получить бланки».
4. Сайты операторов ЭДО (Контур.Экстерн, СБИС, 1С-Отчетность): Бланки встроены в программу и обновляются автоматически при выходе новых приказов.

Рекомендация: Не заполняйте бланк вручную в Excel для сдачи в ФНС — используйте специализированное ПО (1С:ЗУП, Контур.Бухгалтерия, Экстерн), которое формирует валидный XML-файл для отправки через Телекоммуникационный канал (ТКС). Ручной ввод в Excel допустим только для выдачи справки работнику на руки (в бумажном или PDF-виде).

Справка для получения налоговых вычетов (Декларация 3-НДФЛ)

Не путать Справку о доходах (2-НДФЛ / КНД 1175018) с Налоговой декларацией 3-НДФЛ (КНД 1150087).

• Справка о доходах готовит и сдает налоговый агент (работодатель). Она подтверждает доход и удержанный налог.
• Декларация 3-НДФЛ подает сам физическое лицо для получения вычетов (на покупку жилья, лечение, обучение, взносы на ИИС/ДЛС и т.д.). В декларацию приложение копии справок о доходах.

Актуальный бланк 3-НДФЛ на 2024–2025 годы утвержден Приказом ФНС от № ЕД-7-11/1087@ (с изменениями). Скачать его можно на тех же ресурсах, что и справку о доходах.

Электронное взаимодействие: как сдать справку в ФНС

С 2024 года сдача отчетности (в т.ч. 6-НДФЛ со справкой) возможна только в электронном виде (ст. 80 НК РФ, изменения от 2023 г.).

• Через операторов ЭДО (Экстерн, СБИС, 1С-Отчетность, Астрал и др.).
• Через Личный кабинет налогоплательщика юрлица/ИП на сайте ФНС (для малого объема отчетности).
• Через систему «Налогоплательщик ЮЛ» (десктопное приложение ФНС).

При сдаче через ЭДО формируется пакет: XML-файл расчета 6-НДФЛ + XML-файл Справки о доходах (Приложение № 4). Подписывается усовершенствованной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица.

Штрафы за нарушение правил представления справки

Нарушение сроков или порядка предоставления справки влечет ответственность по ст. 126, 126.1 НК РФ:

• За несдачу расчета 6-НДФЛ (в составе которого идет справка): 200 руб. за каждый месяц просрочки (не более 1000 руб., не менее 1000 руб. за отчетный период) — п. 1 ст. 126 НК РФ.
• За несдачу справки работнику в срок: штраф на должностных лиц 300–500 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ) или предупреждение.
• За недостоверные сведения: 10% от суммы налога, подлежащего удержанию, но не менее 30 000 руб. (п. 2 ст. 123 НК РФ) — для организации; 300–500 руб., для должностного лица.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли сдать справку за 2023 год по новому бланку в 2024 году?

Нет. За 2023 год (сдаваемый в 2024 году) использовалась форма по Приказу ММВ-7-6/170@ (старая 2-НДФЛ). Новый бланк (КНД 1175018) применяется к отчетности за 2024 год и последующие периоды (сдаваемой в 2025 году и позже).

Нужно ли ставить печать на справке, выдаваемой работнику?

Согласно ст. 226 НК РФ и разъяснениям ФНС, печать на справке, выдаваемой физическому лицу, не обязательна, если это не предусмотрено учетной политикой организации или внутренними локальными актами. Однако большинство банков и иных организаций, запрашивающих справку, требуют наличие печати (если она есть у организации) и «живой» подписи руководителя/бухгалтера.

Как заполнить справку, если работник ушел в неоплачиваемый отпуск или был в Декрете?

Если доходов не было — справка за этот период не заполняется (строки в Разделе 1 не создаются). В расчете 6-НДФЛ по такому работнику просто не будет строк. При выдаче справки на руки за год, в котором были периоды без дохода, в Разделе 1 просто не будет строк за эти месяцы. Сумма дохода и налога будет отражать только фактически выплаченные суммы.

Что такое код КНД 1175018?

Это Классификатор налоговой документации. Каждой утвержденной форме ФНС присваивается уникальный код. КНД 1175018 — это официальный идентификатор «Справки о доходах и суммах налога физического лица» (новой формы, Приложение № 4 к Приказу ЕД-7-11/649). При сдаче по ТКС в XML-файле обязательно указывается этот код.

Использование актуального бланка Справки о доходах и суммах налога физического лица (КНД 1175018) является обязательным требованием для всех налоговых агентов начиная с отчетности за 2024 год. Главные правила успеха:

1. Скачивайте бланки и XML-схемы только с официального сайта ФНС или через проверенные операторы ЭДО/бухгалтерские программы.
2. Следите за обновлениями справочника кодов видов дохода.
3. Сдавайте отчетность (6-НДФЛ + Справка) исключительно в электронном виде в установленные сроки (квартально — расчет, ежегодно — расчет + справка до 25 февраля).
4. Выдавайте справки работникам своевременно (при увольнении, в последний день, по запросу — за 5 дней).

Грамотное ведение учета НДФЛ и своевременное формирование справок исключают риски начисления штрафов, претензий со стороны ФНС и проблем у сотрудников при получении налоговых вычетов или оформлении кредитов.

---

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных бухгалтерских и правовых вопросов рекомендуется обращаться к квалифицированным специалистам и актуальным версиям НК РФ, приказов ФНС России.