Акт, один из самых распространённых документов в деловом обороте. Им фиксируют выполнение работ, передачу имущества, факты нарушений, результаты проверок и множество других событий. При этом составить акт можно совершенно бесплатно — достаточно знать основные правила оформления и иметь под рукой грамотный шаблон. В этой статье мы подробно разберём, что такое акт, какие виды актов существуют и как правильно их составить.

Что такое акт и зачем он нужен

Акт — это письменный документ, который фиксирует определённый факт, событие или действие и закрепляет возникновение, изменение или прекращение правоотношений. Акты составляются комиссионно (как правило, не менее чем двумя-тремя лицами) или двумя сторонами договора.

Основные функции акта:

• документальное подтверждение факта (выполнения работ, передачи товара, обнаружения недостатков);
• основание для бухгалтерского и налогового учёта;
• доказательство в случае споров и судебных разбирательств;
• фиксация нарушений, проступков, отказов и разногласий.

Основные виды актов

В зависимости от ситуации применяются разные виды актов:

• Акт выполненных работ (оказанных услуг) — подтверждает, что исполнитель выполнил обязательства по договору, а заказчик их принял;
• Акт приёма-передачи — фиксирует передачу имущества, документов, товара (например, автомобиля по договору купли-продажи с указанием VIN, номеров агрегатов, комплектности);
• Акт сверки взаиморасчётов, подтверждает состояние расчётов между контрагентами;
• Акт о расхождении и несоответствии товара — составляется при приёмке, если выявлены недостача или брак;
• Акт обследования, проверки, ревизии — фиксирует результаты контрольных мероприятий;
• Кадровые акты — об отказе сотрудника подписать документ, о совершении дисциплинарного проступка, об отсутствии на рабочем месте;
• Акт списания, о выбытии материальных ценностей, основных средств.

Общие требования к оформлению акта

Чтобы документ считался актом и имел юридическую силу, необходимо составить его правильно, в соответствии с установленными требованиями. Акт оформляется на общем бланке организации (продольном или угловом) либо на обычном листе формата А4 с указанием всех обязательных реквизитов.

Обязательные реквизиты акта

1. Наименование организации (или данные физического лица), составившей документ;
2. Название вида документа — слово «АКТ» с уточнением (например, «Акт приёма-передачи»);
3. Дата составления — дата события или дата подписания;
4. Регистрационный номер — если в организации ведётся регистрация актов;
5. Место составления — город или населённый пункт;
6. к тексту — кратко отвечает на вопрос «о чём?» (например, «о приёмке выполненных работ по договору № 15 от »);
7. Текст акта — состоит из вводной и констатирующей частей;
8. Подписи — всех членов комиссии или сторон с расшифровкой и указанием должностей.

Структура текста акта

Текст акта традиционно состоит из двух частей:

Вводная часть

В ней указываются:

• основание составления акта (договор, приказ, распоряжение, нормативный документ);
• состав комиссии: председатель и члены комиссии в алфавитном порядке с указанием должностей;
• период проведения работы или проверки (при необходимости).

Пример: «Настоящий акт составлен комиссией в составе: председатель комиссии — директор Иванов И.И., члены комиссии: бухгалтер Петрова А.С., инженер Сидоров В.П., — о приёмке работ, выполненных по договору № 12 от ».

Констатирующая часть

Здесь излагаются цели, задачи и суть проведённой работы, описываются установленные факты, выводы и результаты. Информация должна быть конкретной: указывайте точные наименования, количества, суммы, номера документов, характеристики объектов.

Если к акту прилагаются дополнительные материалы (фотографии, ведомости, таблицы), на них делается отметка о приложениях.

Как составить акт выполненных работ: пошагово

1. Укажите реквизиты сторон: наименования заказчика и исполнителя, ИНН, адреса;
2. Сошлитесь на договор, в рамках которого выполнялись работы (номер и дата);
3. Перечислите выполненные работы или оказанные услуги с указанием объёма, единиц измерения, цены и стоимости;
4. Укажите итоговую сумму, в т.ч. НДС (или отметку «НДС не облагается»);
5. Включите формулировку об отсутствии претензий: «Работы выполнены в полном объёме, в установленные сроки и с надлежащим качеством. Заказчик претензий не имеет»;
6. Проставьте подписи обеих сторон с расшифровкой и печатями (при наличии).

Важно: акт выполненных работ должны подписать заказчик и исполнитель. Если заказчика что-то не устраивает и он отказывается подписывать документ, необходимо составить акт разногласий либо направить официальное письмо с описанием замечаний.

Исправление ошибок в акте

Если в бумажном акте обнаружена ошибка, неправильные сведения аккуратно зачёркивают, вписывают правильные и делают надпись «Исправлено». Исправление заверяется подписью ответственного лица с указанием должности и Ф.И.О; (п. 21 ФСБУ 27/2021). Электронный акт не исправляют — вместо него формируют новый документ с пометкой, что он составлен взамен ошибочного.

Где бесплатно взять шаблоны актов

Составить акт бесплатно можно несколькими способами:

• скачать готовый бланк в формате Word или PDF на специализированных правовых и бухгалтерских порталах;
• воспользоваться бесплатными онлайн-конструкторами документов — вы заполняете поля, а сервис формирует готовый акт для печати или скачивания;
• составить документ самостоятельно по образцу, приведённому в этой статье.

Типичные ошибки при составлении актов

• отсутствие ссылки на договор или иное основание;
• размытые формулировки вместо конкретных фактов, цифр и характеристик;
• отсутствие подписей всех членов комиссии или одной из сторон;
• неуказанные дата и место составления;
• подписание акта лицом без соответствующих полномочий.

Правильно составленный акт — надёжная защита интересов обеих сторон и важный документ для учёта и возможных споров. Соблюдайте структуру документа, указывайте все обязательные реквизиты, формулируйте факты конкретно и не забывайте о подписях. Используя бесплатные шаблоны и рекомендации из этой статьи, вы сможете грамотно оформить акт для любой ситуации — от приёмки работ до фиксации кадровых нарушений.