Архивы органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Республики Беларусь хранят документы, подтверждающие важнейшие события в жизни человека: рождение, заключение и расторжение брака, усыновление, перемену имени и смерть. Эти сведения необходимы при восстановлении утраченных документов, оформлении наследства, пенсии, гражданства, а также при генеалогических исследованиях.
Как устроена система хранения документов ЗАГС
В Беларуси действует двухуровневая система хранения актовых записей:
- Первый экземпляр актовой записи хранится в архиве органа ЗАГС по месту её составления в течение установленного срока (как правило, 75–100 лет в зависимости от вида записи), после чего передаётся на постоянное хранение в государственные архивы.
- Второй экземпляр хранится в архиве управления (главного управления) юстиции соответствующего областного исполнительного комитета или Минского городского исполнительного комитета.
Куда обращаться
Запросы о повторной выдаче свидетельств и справок принимают:
- Органы ЗАГС — по месту государственной регистрации акта гражданского состояния.
- Архивы управлений юстиции облисполкомов — если орган ЗАГС был реорганизован или запись составлена давно. Например, архив органов ЗАГС Главного управления юстиции Минского облисполкома расположен в г. Минске (ул. ###. Цеткин).
- Государственные архивы областей — для записей, срок хранения которых в ЗАГС истёк (обычно документы старше 75–100 лет).
- Дипломатические представительства и консульские учреждения Беларуси, для граждан, проживающих за границей.
Какие документы можно получить
- повторные свидетельства о рождении, заключении брака, расторжении брака, перемене имени, смерти;
- справки о государственной регистрации актов гражданского состояния;
- справки об отсутствии записи акта (например, о том, что брак не регистрировался);
- архивные справки и выписки для генеалогических запросов (по документам, переданным в госархивы).
Порядок подачи запроса
Для получения документа необходимо:
- Подать заявление лично, через представителя (с нотариальной доверенностью) или направить запрос по почте.
- Предъявить документ, удостоверяющий личность.
- Указать известные данные: ФИО, дату и место события, наименование органа ЗАГС.
- Оплатить государственную пошлину (размер зависит от вида документа и срочности).
Повторные свидетельства выдаются самому гражданину, его родственникам (при наличии подтверждающих документов) либо законным представителям. Справки о регистрации брака и расторжении брака выдаються супругам (бывшим супругам).
Генеалогические запросы
Для изучения истории семьи следует обращаться в зональные государственные архивы, куда переданы метрические книги (до 1918 года) и актовые записи ЗАГС советского периода. Крупнейшие из них:
- Национальный исторический архив Беларуси (Минск и Гродно);
- зональные государственные архивы в Бресте, Витебске, Гомеле, Могилёве, Минске, Барановичах, Пинске, Молодечно, Бобруйске и других городах.
Запрос можно подать письменно, указав максимум известных сведений о предках. Услуга поиска, как правило, платная, стоимость зависит от объёма работы.
Полезные советы
- Если неизвестно, где именно регистрировался акт, начните с архива управления юстиции того региона, где предположительно произошло событие.
- При смене фамилии указывайте все известные варианты написания.
- Документы, выданные в Беларуси, для использования за рубежом могут потребовать апостилирования или консульской легализации.
Таким образом, архивы органов ЗАГС Республики Беларусь обеспечивают надёжное хранение актовых записей и предоставляют гражданам возможность восстановить документы и получить сведения о родственниках в установленном законодательством порядке.