Архивный отдел Администрации города Белогорск является ключевым учреждением, обеспечивающим сохранность документального наследия города и предоставляющим доступ к архивной информации для государственных органов, организаций и граждан. В данной статье собрана актуальная информация о структуре, функциях, контактах и порядке обращения в архив.

Правовая основа деятельности

Деятельность Архивного отдела регулируется нормативными правовыми актами разных уровней:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (базовый закон).
• Закон Амурской области от № 21-ОЗ «Об управлении архивным делом Амурской области».
• Положение об Архивном отделе Администрации г. Белогорск, утвержденное постановлением главы города от № 2290.

Данные документы определяют полномочия отдела, порядок формирования архивных фондов, сроки хранения документов и правила доступа к ним.

Основные функции и задачи

Архивный отдел выполняет следующие ключевые функции:

• Управление архивным делом на территории городского округа.
• Государственная регистрация архивов юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, расположенных в городе.
• Контроль за состоянием делопроизводства и соблюдением сроков хранения документов в органах местного самоуправления и муниципальных учреждениях.
• Формирование и сохранение архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и иных организаций, подлежащих передаче в муниципальный архив;
• Обеспечение доступа к архивным документам для граждан и организаций (выдача справок, копий, проведение научных исследований).
• Методическое руководство за архивами муниципальных учреждений города.

Контактная информация и адрес

Официальный адрес размещения Архивного отдела совпадает с адресом Администрации города Белогорск.

Режим работы и прием граждан

Важно: Точный график приема посетителей Архивным отделом может отличаться от общего режима работы Администрации. Рекомендуется заранее звонить по телефону (41641) 2-34-31 для подтверждения часов приема и записи на консультацию.

Ориентировочный режим работы Администрации города Белогорск:

• Понедельник – четверг: 08:00 – 17:00 (перерыв на обед 13:00 – 14:00)
• Пятница: 08:00 – 16:00 (перерыв на обед 13:00 – 14:00)
• Суббота, воскресенье: Выходные дни

Примечание: В последнюю рабочую неделю месяца может проводиться санитарный день (день методической работы), когда прием граждан не осуществляется. Уточняйте по телефону.

Архивные фонды: что хранится в архиве?

Фонды Архивного отдела города Белогорск формируются за счет документов:

1. Органов местного самоуправления: Советы народных депутатов, исполкомы, администрации города (с 1920-х гг. по настоящее время).
2. Муниципальных учреждений: архивы ликвидированных или реорганизованных школ, детских садов, библиотек, клубов, ЖЭКов, управ домов и т.д.
3. Предприятий и организаций муниципальной собственности (после ликвидации/реорганизации).
4. Личных фондов выдающихся жителей города, ветеранов труда и войны.
5. Документов о награждении орденами и медалями СССР/РФ (дубликаты списков, листы учета).

Чаще всего запрашиваемые категории документов:

• Справки о стаже работы (для назначения пенсий) по ликвидированным предприятиям и учреждениям.
• Справки о заработной плате за советский период (для пересчета пенсии).
• Документы по жилищному вопросу (выписки из домовых книг, справки о составе семьи, приватизация — если дела передались в архив).
• Документы образования (дубликаты аттестатов, справки об обучении по закрытым школам/ПТУ).
• Генеалогические запросы (метрические книги, ревизские сказки — примечание: глубокие исторические фонды до 1917 г. чаще всего находятся в ГААО г. Благовещенск).

Порядок получения архивной справки или копии документа

Способ 1: Личный визит

1. Позвоните по телефону (41641) 2-34-31, уточните наличие нужного фонда/дела и время приема архивариуса.
2. При себе имейте: паспорт РФ (оригинал), документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете данные о другом лице — свидетельство о рождении/браке, решение суда и т.д.).
3. Напишите заявление по установленному образцу (обычно выдается на месте или можно скачать с сайта Администрации в разделе «Архивный отдел» -> «Формы заявлений»).
4. Оплатите госпошлину (если предусмотрена законом) или услуги по копированию/поиску. Квитанцию можно получить у архивариуса или оплатить через терминал/Сбербанк Онлайн по реквизитам Архивного отдела;

Способ 2: Почтовый запрос

Направьте заказное письмо с вложенным описью вложения на адрес: 676840, Амурская обл., г. Белогорск, ул. ###, 2, Архивный отдел Администрации города Белогорск.

В письме укажите:

• ФИО полностью, дату и место рождения.
• Что именно ищете (стаж работы на конкретном предприятии в определенные годы, справка о зарплате и т.д.).
• Контактный телефон и адрес для ответа.
• Копию паспорта (разворот с фото и пропиской).
• Документы, подтверждающие право получения информации (если запрос не от своего имени).
• Почтовый конверт с обратным адресом и марками для ответа.

Способ 3: Через портал Госуслуг (ЕПГУ / РПГУ Амурской области)

На портале Госуслуг (gosuslugi.ru) или на Портале госуслуг Амурской области доступна услуга: «Предоставление архивной справки (выдача копии архивного документа) из архивных фондов, хранящихся в Архивном отделе Администрации города Белогорск».

Это самый удобный способ: не нужно ездить лично, оплата производится онлайн (с 30% скидкой на госпошлину), срок исполнения — обычно до 30 календарных дней.

Сроки исполнения запросов

• Готовые справки (стандартные): до 10 рабочих дней.
• Сложные поисковые запросы (генеалогия, неполные входные данные): до 30 календарных дней (с возможностью продления до 30 дней дополнительно с уведомлением заявителя).
• Отказ в предоставлении: выдается в письменной форме с указанием основания (ст. 22 ФЗ-125) и порядка обжалования.

Важные нюансы и советы

Реквизиты для оплаты услуг (примерные, уточняйте актуальные у кассира/архивариуса)

Оплата производится в кассу Администрации или через банк по реквизитам ОГУ «Администрация города Белогорск» (КБК, ОКТМО указываются в платежке как для доходов бюджета города). Обычно плата взимается за:

• Поиск документов (за 1 час работы архивариуса).
• Изготовление копий (ксерокопия, скан, фото).
• Выдачу заверенных копий/выписок.
• Госпошлину за предоставление сведений (для отдельных категорий граждан — льготы/освобождение).

Полезные ссылки

• Официальный портал города Белогорск — новости, нормативные акты, реквизиты.
• Страница Архивного отдела на сайте Администрации — актуальные контакты, нормативная база, формы заявлений.
• Федеральное архивное агентство (Росархив) — федеральные стандарты, реестр архивов.
• Государственный архив Амурской области (Благовещенск), для запросов областного уровня.
• Портал Госуслуг, электронное обращение за архивной справкой.

Архивный отдел Администрации города Белогорск, это не просто склад старых бумаг, а работающий информационный ресурс для решения правовых и социальных вопросов граждан. Благодаря внедрению электронных сервисов (Госуслуги) и работе по оцифровке фондов, получение архивной справки стало доступнее. Главное правило — подготовьте максимально полные входные данные (ФИО, даты, названия организаций) и заранее свяжитесь с архивариусом по телефону (41641) 2-34-31 для планирования визита или оформления удаленного запроса.

Информация актуальна на момент публикации (основа: данные официального портала г. Белогорск, Портала «Архивы России», Закона Амурской области № 21-ОЗ). Перед визитом обязательно сверяйте контакты и режим работы на официальных источниках.