Акт — один из самых распространённых видов документов в деловом обороте․ Он используется организациями, государственными органами и частными лицами для фиксации фактов, событий, результатов проверок, выполненных работ и оказанных услуг․ В данной статье рассмотрим, к какой категории документов относятся акты, какие требования предъявляются к их оформлению, а также приведём образец структуры типового акта․
К каким документам относятся акты
Акты относятся к организационно-распорядительной документации (ОРД), а в ряде случаев — к первичным учётным документам в бухгалтерском и налоговом учёте․ В зависимости от назначения выделяют следующие виды актов:
- Акт выполненных работ (оказанных услуг) — подтверждает факт исполнения обязательств по договору;
- Акт приёма-передачи — фиксирует передачу имущества, документов, товарно-материальных ценностей;
- Акт сверки взаиморасчётов — подтверждает состояние расчётов между контрагентами;
- Акты проверок и обследований — составляются контролирующими органами или комиссиями;
- Акты списания — оформляют выбытие имущества с баланса организации;
- Акты о браке, повреждении, недостаче — фиксируют выявленные нарушения․
Акт как первичный учётный документ
Согласно законодательству о бухгалтерском учёте, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом․ Акт выполненных работ, подписанный обеими сторонами, является именно таким документом и служит основанием для отражения операций в учёте и принятия расходов при исчислении налога на прибыль․
Важно учитывать, что акт сверки взаиморасчётов, как правило, не является первичным документом — он лишь подтверждает состояние задолженности и не может сам по себе служить основанием для учёта затрат․ Для признания расходов необходимы первичные документы: накладные, акты выполненных работ, универсальные передаточные документы (УПД)․
Обязательные реквизиты акта
Чтобы акт имел юридическую силу, он должен содержать следующие реквизиты:
- Наименование документа (слово «Акт» и его вид);
- Дата составления;
- Наименование организации (сторон), составившей документ;
- Содержание факта хозяйственной жизни;
- Измерители операции в натуральном и денежном выражении;
- Наименование должностей лиц, совершивших операцию;
- Подписи указанных лиц с расшифровкой․
Образец акта выполненных работ
Ниже приведена типовая структура акта:
АКТ № ___
сдачи-приёмки выполненных работ (оказанных услуг)
г․ __________ «___» __________ 20___ г․
________________ (наименование заказчика), именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице ________________, действующего на основании ________________, с одной стороны, и ________________ (наименование исполнителя), именуемое «Исполнитель», в лице ________________, с другой стороны, составили настоящий Акт о нижеследующем:
Исполнитель выполнил, а Заказчик принял работы (услуги) по договору № ___ от «___» ________ 20___ г․ на общую сумму ______ руб․ ___ коп․, в т․ч․ НДС ______․
Стороны претензий друг к другу по объёму, качеству и срокам выполнения работ не имеют․
Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу․
От Заказчика: __________ / __________ /
От Исполнителя: __________ / __________ /
Исправление и замена актов
Если в акте обнаружена ошибка, исправленный экземпляр оформляется на замену ранее составленного․ Такой документ должен быть подписан теми же должностными лицами, которые подписывали первоначальный акт․ При электронном документообороте исправленный акт подписывается электронными подписями уполномоченных лиц обеих сторон․ Самостоятельно вносить исправления в уже подписанный документ второй стороны недопустимо․
Акты относятся к важнейшей категории деловых документов, подтверждающих факты хозяйственной деятельности․ Правильное оформление акта — с соблюдением обязательных реквизитов, наличием подписей сторон и ссылкой на договор — гарантирует его юридическую силу и позволяет использовать документ в бухгалтерском и налоговом учёте, а также при разрешении споров․