Акт списания — это первичный учетный документ‚ который подтверждает факт выбытия товарно-материальных ценностей (ТМЦ)‚ основных средств или иных активов из хозяйства организации. Грамотное оформление этого документа необходимо для списания затрат на убытки‚ уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль и исключения имущества с баланса. В данной статье подробно разберем‚ как составить акт‚ какие формы использовать‚ обязательные реквизиты и где найти актуальный образец для скачивания в формате PDF.

Нормативная база и формы бланков

С 2013 года организации имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов‚ включая акты списания‚ и закреплять их в учетной политике (ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»). Тем не менее‚ до сих пор широко используются утвержденные ранее государственными комитетами статистики унифицированные формы:

• Форма ОКУД 0504143 (ТОРГ-16) — «Акт о списании (повреждении) ценностей». Применяется для списания материалов‚ товаров‚ бывшего в употреблении тары‚ обмундирования и т.д.
• Форма ОКУД 0504230, «Акт о списании материальных ценностей‚ пришедших в негодность». Используется‚ если ТМЦ потеряли потребительские свойства (испортились‚ сломались безнадежно).
• Форма ОС-4 / ОС-4а — для списания основных средств.
• Собственная форма — разработанная организацией самостоятельно.

Важно: Если вы используете свою форму‚ она должна содержать все обязательные реквизиты‚ установленные ст. 9 ФЗ-402.

Обязательные реквизиты акта списания

Согласно бухгалтерскому законодательству‚ в акте обязательно должны быть зафиксированы следующие данные:

1. Наименование документа (например‚ «Акт о списании материальных ценностей»).
2. Дата составления и номер документа (сквозная нумерация за год).
3. Наименование организации (полное или сокращенное) и структурного подразделения.
4. Основание для составления (приказ директора‚ распоряжение‚ заявление МОЛ‚ акт инвентаризации).
5. Состав комиссии: фамилии‚ инициалы‚ должности членов комиссии и председателя. Акт должен быть подписан всеми участниками комиссии.
6. Перечень списываемых активов: наименование‚ номенклатурный номер‚ единица измерения‚ количество.
7. Оценка: первоначальная (балансовая) стоимость‚ сумма износа (амортизации)‚ остаточная (балансовая) стоимость на дату списания.
8. Причина списания: пришедшие в негодность‚ естественная убыль‚ брак‚ порча‚ хищение‚ передача в производство‚ утилизация и т.д.
9. Цель расхода (если списание связано с производством).
10. Подписи председателя и членов комиссии с расшифровкой‚ а также утверждающая подпись руководителя организации (директора).
11. Подпись материально ответственного лица (МОЛ) — для подтверждения факта выбытия.

Процедура составления и количество экземпляров

Процесс оформления акта списания обычно выглядит следующим образом:

1. Инициирование: МОЛ (кладовщик‚ начальник цеха) пишет заявление или служебную записку о необходимости списания.
2. Приказ о комиссии: Руководитель издает приказ (распоряжение) о создании комиссии по списанию.
3. Осмотр и оценка: Комиссия осматривает ценности‚ определяет их состояние‚ причину непригодности и стоимость списания.
4. Заполнение акта: Заполняется табличная часть бланка.
5. Подписание: Все члены комиссии‚ МОЛ и директор подписывают документ.
6. Бухгалтерская проводка: На основании акта бухгалтер делает запись в учете (например‚ Дт 94 / Кт 10‚ 41‚ 01 и др.).

Сколько экземпляров нужно?

Обычно составляется 3 экземпляра:

• 1-й экземпляр, направляется в бухгалтерию (основание для проводок).
• 2-й экземпляр — остается в подразделении (на складе/цехе).
• 3-й экземпляр — выдается материально ответственному лицу.

При использовании формы ТОРГ-16 часто готовят 2 экземпляра: в бухгалтерию и к МОЛ.

Особенности оценки списываемых ТМЦ

Стоимость‚ по которой списываются активы‚ зависит от их вида и учета:

• Материалы и товары (счета 10‚ 41): по фактической стоимости (закупочной или себестоимости)‚ по которой они учитывались на складе (ФИФО‚ средняя взвешенная‚ по партиям).
• Основные средства (счет 01): по остаточной стоимости (первоначальная минус накопленная амортизация).
• Незавершенное производство (счет 20): по фактически понесенным затратам.

Суммы списания списываются на убытки хозяйственной деятельности (счет 94 «Краткосрочные убытки и убытки от списания активов»)‚ а затем — на финансовый результат (Дт 99 / Кт 94) или в производственные затраты‚ если списание связано с технологическим процессом (естественная убыль в нормах).

Сроки хранения акта списания

Срок хранения первичных учетных документов‚ включая акты списания‚ устанавливается организацией самостоятельно в учетной политике на основании Роскархива (Приказ № 236 от ).

• Минимальный срок для первичных документов по учету имущества и расчетам с МОЛ — 5 лет после окончания года составления.
• Если акт связан с проверками‚ спорами или налоговыми аудитами — до завершения процедур.

Участие представителей надзорных органов

В определенных случаях (например‚ списание алкогольной продукции‚ лекарственных средств‚ драгметаллов‚ ценностей‚ изъятых по решению суда/следствия‚ а также при проверке естественной убыли в больших объемах) акт составляется с участием представителя санитарного‚ таможенного или иного надзорного органа. Их подпись в акте обязательна.

Где скачать образец акта списания (PDF‚ Excel‚ Word)

Ниже приведены ссылки на актуальные бланки и заполненные образцы в различных форматах. Вы можете скачать их бесплатно‚ нажав на соответствующие кнопки (в реальной статье здесь размещаются гиперссылки на файлы).

Основные бланки:

• Форма ТОРГ-16 (ОКУД 0504143), универсальный бланк для списания ТМЦ‚ тары‚ обмундирования.
  • Скачать в Excel (XLSX) — удобен для автоматического расчета сумм.
  • Скачать в Word (DOCX) — удобен для ручного заполнения и печати.
  • Скачать в PDF, для просмотра и печати чистовика.
• Форма ОКУД 0504230, специально для ТМЦ‚ пришедших в негодность (испорченные продукты‚ сломанное оборудование‚ не подлежащее ремонту).
  • Скачать в Excel / Word / PDF.
• Форма ОС-4 / ОС-4а — для списания основных средств (ОС).

Образцы заполнения (примеры):

• Образец акта списания материалов в производство (списание сырья‚ комплектующих в себестоимость продукции).
• Образец акта списания ТМЦ‚ пришедших в негодность (порча‚ брак‚ срок годности).
• Образец акта списания товаров (ТОРГ-16) с заполненной табличной частью и расчетом НДС (если применимо).

Совет: Рекомендуем скачать бланк в формате Excel (XLSX), в нем часто уже прописаны формулы для автоматического подсчета общей стоимости по строкам и итоговой суммы‚ что исключает арифметические ошибки.

Типичные ошибки при заполнении

1. Отсутствие приказа о комиссии. Акт‚ подписанный лицами‚ не уполномоченными приказом‚ не имеет юридической силы.
2. Неполный состав комиссии. Минимум 3 человека (председатель + 2 члена)‚ если иное не установлено внутренними документами.
3. Скрытая причина списания. Фраза «по износу» для материалов недопустима. Нужно писать: «пришли в негодность вследствие порчи»‚ «естественная убыля в пределах норм»‚ «обнаружен брак производства» и т.д.
4. Несоответствие стоимости учета. Списание по рыночной цене вместо балансовой — грубое нарушение ПБУ.
5. Отсутствие подписи МОЛ. Без подписи кладовщика/ответственного лица бухгалтер не имеет права списывать ценности со счета 10/41.

Автоматизация в 1С:Бухгалтерия 8.3

В современных конфигурациях 1С (Бухгалтерия 3.0‚ ERP‚ КА) акт списания формируется автоматически на основании документа «Списание товаров» или «Акт списания ТМЦ» (в разделе «Склад» или «Производство»).

• Заполняется табличная часть из остатков на складе.
• Программа сама подтягивает себестоимость по партии (ФИФО/Средняя).
• Печатная форма генерируется по бланку ТОРГ-16 или пользовательскому шаблону.
• Сразу формируются проводки: Дт 20/26/44/94, Кт 10/41.

Это минимизирует риск ошибок и ускоряет закрытие периода.

Акт списания, ключевой документ для законного вывода активов из учета. Используйте утвержденные в учетной политике формы (ТОРГ-16‚ 0504230 или собственные)‚ строго соблюдайте перечень обязательных реквизитов‚ собирайте полноценную комиссию и фиксируйте реальную причину выбытия. Храните акты не менее 5 лет. Для удобства работы скачайте готовые бланки в Excel или Word по ссылкам выше и адаптируйте их под специфику вашей организации.

Информация актуальна на 2026 год. Перед использованием бланков проверьте актуальность форм на официальных ресурсах (ФНС‚ Минфин‚ консультантские системы) и согласуйте с учетной политикой вашей компании.