Списание лекарственных средств — это строго регламентированная процедура, обязательная для медицинских организаций, аптек, санаториев, пенсионатов и других учреждений, работающих с медикаментами. Главным документом, подтверждающим факт выбытия препаратов из учета, является Акт списания. В данной статье подробно разберем, как правильно оформить акт на списание выданных (распределенных по отделениям/подразделениям) медикаментов, какой образец использовать в 2026 году и какие нюансы законодательства необходимо учитывать.
Нормативная правовая основа оформления акта
Порядок обращения с лекарственными средствами, подлежащими изъятию из оборота и списанию, регулируется рядом ключевых документов. На 2026 год основными являются:
- Постановление Правительства РФ от № 1076 «Об утверждении Правил обращения с лекарственными средствами, подлежащими изъятию из гражданского оборота» (далее — Правила № 1076). Это базовый документ, регламентирующий состав комиссии, порядок уничтожения и формы документов.
- Приказ Минздравсоцразвития России от № 706н «Об утверждении формы акта об изъятии из обращения лекарственных средств, подлежащих изъятию из гражданского оборота» (Форма по Приложению № 2 к Правилам № 1076). Именно эта форма является единой обязательной для уничтожения/утилизации.
- ФЗ от № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (ст. 38, 40, требования к качеству и безопасности ЛС).
- Приказ Минфина России от № 257н (в ред. от 2024-2025 гг.) «О бухгалтерском учете запасов» (ФСБУ 27/2021 «Запасы») — для корректного отражения списания в учете.
- Внутренние локальные акты организации: Положение о комиссии по списанию, Инструкция по порядку списания ЛС, Учетная политика.
Важно: Единой унифицированной формы акта списания внутри организации (например, при передаче от центрального склада в отделение и обратном списании остатков) на федеральном уровне не установлено. Организация разрабатывает свой бланк самостоятельно (в Учетной политике), но Акт об уничтожении (утилизации) оформляется строго по Форме Приложения № 2 к Постановлению № 1076.
Основные основания для списания выданных медикаментов
Под «выданными медикаментами» обычно понимают препараты, отпущенные со склада организации структурным подразделениям (отделениям, постам медсестер, аптечным пунктам). Списание происходит при:
- Истечении срока годности. Самое частое основание.
- Нарушении условий хранения (разрыв холодильной цепи, превышение температуры/влажности), подтвержденном актом проверки.
- Истечении срока действия после вскрытия фасовки (для многоразовых флаконов, мазей, капель — согласно инструкции производителя).
- Обнаружении брака/несоответствия качеству (после проверки Росздравнадзором или внутренней экспертизы).
- Запрете оборота препарата на территории РФ (включение в перечень запрещенных/ограниченных).
- Полном использовании препарата (пустая тара списывается отдельно, как отходы класса А или Б, в зависимости от вида ЛС).
- Остатках к концу отчетного периода/года при инвентаризации, если препараты непригодны к дальнейшему применению.
Комиссия по списанию: состав и полномочия
Списание лекарственных средств недопустимо одним лицом. Обязательно создание комиссии приказом руководителя организации.
Минимальный состав комиссии:
- Председатель — завуч/заместитель главного врача по медицинской части / главный фармацевт (аптека).
- Члены:
- Ответственное лицо за хранение ЛС (старшая медсестра склада/отделения, провизор).
- Бухгалтер (для подтверждения стоимостного выбытия).
- Фармацевт/фармаколог организации (если есть в штате) — для экспертизы качества.
- Представитель администрации (юрист/контролер).
Приказ о создании комиссии должен утверждаться ежегодно или при смене кадров. Протокол заседания комиссии является основанием для составления Акта.
Образец акта списания выданных медикаментов (Внутренний бланк организации)
Поскольку единой формы для внутреннего списания (перемещения/выбытия) нет, ниже приведен рекомендуемый образец бланка, который соответствует требованиям ФСБУ 27/2021 и архивным стандартам. Организация может утвердить его как Приложение к Учетной политике.
Бланк Акта списания медикаментов (Образец)
______________________________________________________________________________ | УТВЕРЖДАЮ АКТ № ______ | | Директор ООО «Медицинский Центр» от «___» ______ 20__ г. | | _______________ /Иванов И.И./ г. _______________ | |____________________________________________________________________________|АКТ СПИСАНИЯ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ
(выданных в структурные подразделения / отпущенных по рецептам / остатков)
| Наименование организации: | ООО «Медицинский Центр «Здоровье» |
| Структурное подразделение (отделение): | Терапевтическое отделение № 1 (Пост медсестры) |
| Основание для списания: | Истечение срока годности / Нарушение условий хранения (акту проверки № 5 от ) |
| Приказ о создании комиссии: | № 125-од от |
СОСТАВ КОМИССИИ:
| Должность | ФИО | Подпись |
|---|---|---|
| Председатель (Зам. гл. врача) | Петров П.П. | ____________ /Петров/ |
| Член (Старшая медсестра отд.) | Сидорова С.С. | ____________ /Сидорова/ |
| Член (Бухгалтер) | Козлова К.К. | ____________ /Козлова/ |
| Член (Фармацевт) | Волков В.В. | ____________ /Волков/ |
ПЕРЕЧЕНЬ СПИСЫВАЕМЫХ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ:
| № п/п | МНН / Торговое наименование | Форма выпуска, дозировка | Серия | Срок годности | Кол-во (упак/шт/мл) | Цена за ед. (руб.) | Сумма (руб.) | Причина списания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Парацетамол | Таб. 500 мг №10 | 240501 | 05.2026 | 15 упак. | 25.50 | 382.50 | Истек срок годности |
| 2 | Инсулин гларгин (Лантус) | Раств. для инъ. 100 МЕ/мл, фл-картридж 3 мл | FN1234 | 11.2026 | 3 шт. | 1250.00 | 3750.00 | Нарушение т-ра хранения (разрыв холод. цепи) |
ИТОГО к списанию (руб.): ______________ (___________________________________________ рублей)
Комиссия установила, что перечисленные выше лекарственные средства не подлежат дальнейшему применению в медицинских целях и подлежат уничтожению (утилизации) в установленном порядке.
Акт составлен в 3 (трех) экземплярах: 1 — бухгалтерия, 2 — склад/аптека, 3 — структурное подразделение.
| Председатель комиссии ____________ /Петров П.П./ |
Члены комиссии ____________ /Сидорова С.С./ ____________ /Козлова К.К./ ____________ /Волков В.В./ |
| Материально ответственное лицо (МОЛ) склада/отделения ____________ /Сидорова С.С./ |
|
Пошаговая инструкция по заполнению акта
Шаг 1: Инвентаризация и выявление непригодных ЛС
МОЛ отделения/склада проводит осмотр запасов. Выявленные препараты с истекшим сроком годности, поврежденной упаковкой или нарушенными условиями хранения изолируются в специальном месте (шкаф/холодильник с табличкой «Непригодные к применению», «К списанию»). Доступ к ним ограничивается.
Шаг 2: Составление описи/ведомости для комиссии
МОЛ готовит предварительную ведомость (в Excel или 1С) со всеми реквизитами: МНН, серия, срок годности, количество, закупочная цена. Без этой ведомости комиссия не может объективно оценить объемы.
Шаг 3: Заседание комиссии и экспертиза
Комиссия в полном составе осматривает препараты. Фармацевт/фармаколог проводит визуальную инспекцию (целота упаковки, осадок, изменение цвета, читаемость этикетки). По каждому наименованию принимается решение: «Списать» или «Пригодно» (если срок годности нормален, а упаковка цела — списание недопустимо).
Шаг 4: Заполнение Акта (Образца выше)
- Шапка: Наименование организации, подразделение, номер и дата акта (дата = дата заседания комиссии).
- Основание: Ссылка на приказ о комиссии, акт инвентаризации, акт проверки холодильника, предписание Росздравнадзора.
- Табличная часть: Заполняется строго по каждой серии. Критично: указывать серию и срок годности — это обязательно для трассируемости.
- Причина: Формулировки должны быть стандартными: «Истек срок годности», «Нарушены условия хранения (протокол №…)», «Истек срок вскрытия», «Запрещен к обороту».
- Стоимость: Указывается учетная (закупочная) цена на момент списания (по ФСБУ 27/2021 — фактическая стоимость).
- Подписи: Все члены комиссии росписываются лично. Подпись МОЛ подтверждает, что препараты получены им в пользование и имputed к списанию.
Шаг 5: Бухгалтерская проводка
На основании акта бухгалтер делает проводку (типовая для бюджетных и коммерческих медорганзаций):
- Дт 260 (Затраты на мед. деятельность) / 330 (Расчеты с персоналом — если списаны нормативы) — Кт 1050 «Запасы» (ЛС) — списание стоимости.
- Если ЛС были на реализации (аптека): Дт 91.2, Кт 1050 (убыток от списания).
- НДС на приобретенные ЛС (если не вычетен ранее) восстанавливается: Дт 68.02 — Кт 19.03.
Шаг 6: Уничтожение / Утилизация
Внутренний акт списания НЕ дает права на физическое уничтожение. После списания с учета препараты передаются для утилизации лицензированной организации. Для этого оформляется Акт об уничтожении (утилизации) по Форме Приложения № 2 к Постановлению № 1076.
Акт об уничтожении (Форма Приложения № 2 к Постановлению № 1076) — Обязательная форма
Этот документ строго стандартизирован. Его заполняет комиссия по уничтожению (состав может совпадать с комиссией по списанию, но лучше утвердить отдельно).
Обязательные реквизиты формы (Приложение № 2):
- Наименование организации, место нахождения.
- Номер и дата акта.
- Состав комиссии (ФИО, должности, подписи).
- Основание (номер и дата акта списания/инвентаризации).
- Таблица с перечнем ЛС: Наименование (МНН), форма выпуска, доза, серия, дата выпуска, срок годности, количество, название производителя, страна производителя.
- Способ уничтожения (например: «Использование в качестве сырья для получения иных веществ», «Уничтожение путем сжигания в печах спец. завода», «Утилизация на полигоне ТБО класса Б» и т.д.).
- Место и дата уничтожения.
- Подписи членов комиссии и представителя утилизатора (если передача сторонней организации).
Внимание: Для наркотических, психотропных средств и прекурсоров (списки I-IV) процедура строже: уничтожение проводит комиссия с участием уполномоченного органа по контролю за оборотом наркотиков (территориального органа Минздрава/Росздравнадзора), оформляется отдельный Акт по утвержденной форме (Приказ Минздрава № 606н и др.). Учет ведется в журнале учета Н/ПС.
Особенности списания «выданных» медикаментов (Нюансы 2026 года)
Списание остатков в отделениях (пост медсестры)
ЛС выданы со склада на отделение по накладной (М-11 или ТОРГ-12/УПД). В отделении они хранятся у МОЛ (старшей медсестры).
- Если срок годности истек уже в отделении — акт списания оформляет комиссия этого отделения (или выездная комиссия ЦСК). МОЛ отделения — лицо, виновное в невосвоевременном использовании (материальная ответственность по договору).
- Если препараты возвращены на склад ДО истечения срока, оформляется возвратная накладная, списание не требуется.
Электронный документооборот (ЭДО) и 1С:Медицина / 1С:Аптека
В 2026 году большинство организаций перешли на безбумажный документооборот внутри контура (1С, МЕДИС, ЭМИАС).
- Акт списания формируется в программе на основании документа «Инвентаризация» или «Акт списания».
- Печатная форма программы должна содержать все реквизиты, указанные в образце выше (п. 2 ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»).
- Подписи ставится усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) членов комиссии. Распечатка для архива делается с отметкой «Подписано ЭП».
Маркировка «Честный ЗНАК» и ГИС МТ
При списании маркированных ЛС (все ЖНВЛС, антибиотики, инсулины и др. по перечню № 1956) обязательно выводить коды маркировки из оборота в ГИС МТ («Честный ЗНАК»).
- Операция: «Списание» -> Причина: «Истечение срока годности» / «Брак» / «Уничтожение».
- Если ЛС уничтожены самостоятельно — списание в ГИС МТ делает организация. Если переданы утилизатору — утилизатор списывает после уничтожения (по акту формы № 2).
- Несвоевременное списание в ГИС МТ грозит штрафами (КоАП ст. 14.43, 14.44) и блокировкой кодов.
Типичные ошибки и риски при проверках (Росздравнадзор, Прокуратура, СЧ)
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие приказа о создании комиссии | Акт недействителен, списание незаконно, убытки на организацию | Ежегодно переоформлять приказ, включать фармацевта |
| Списание без указания Серии и Срока годности | Невозможность трассировки, подозрение на хищение/подмену | Заполнять таблицу акта детально по каждой серии |
| Списание ЛС с нормальным сроком годности «за профилактику» | Квалификация как хищение (ст. 160 УК РФ) или злоупотребление | Списывать ТОЛЬКО по основаниям (п. 2 ст. 1). Хранить пригодные ЛС. |
| Отсутствие Акта формы № 2 (Приложение к Пост. 1076) при уничтожении | Нарушение порядка обращения с ЛС, штрафы до 500 тыс. руб. (КоАП 6.33) | Обязательно оформлять 2 акта: Внутренний (списание с учета) + Форма № 2 (уничтожение) |
| Несвоевременное списание в ГИС МТ (Честный ЗНАК) | Штрафы, блокировка остатков, проверки Росздравнадзора | Настроить интеграцию 1С с ГИС МТ, списывать коды в день акта |
| Списание наркотических средств без участия уполномоченного лица | Уголовная ответственность (ст. 228.1 УК РФ), лишение лицензии | Строго соблюдать Приказ Минздрава № 606н, заносить в Журнал учета Н/ПС |
Хранение документов и сроки
- Акт списания (внутренний): Хранить в бухгалтерии и на складе/в отделении в течение 5 лет после окончания года составления (по перечню типовых управленческой документации и ФЗ-402).
- Акт уничтожения (Форма № 2): Хранить 5 лет (п. 17 Правил № 1076).
- Журналы учета Н/ПС: Хранить 3 года после окончания ведения (но не менее 5 лет по общему правилу архивов).
- Документы по ГИС МТ: Данные хранятся в системе неограниченно, но локальные логи/выписки — 5 лет.
Резюме: Чек-лист для ответственного сотрудника
- [ ] Есть приказ о комиссии по списанию/уничтожению на текущий год.
- [ ] Проведена инвентаризация/проверка сроков годности (ежемесячно/квартально).
- [ ] Непригодные ЛС изолированы, доступ ограничен.
- [ ] Составлена ведомость к комиссии (МНН, серия, срок, кол-во, цена).
- [ ] Проведено заседание комиссии, все члены осмотрели ЛС.
- [ ] Заполнен Внутренний Акт списания (образец организации) — 3 экз., все подписи стоят.
- [ ] Бухгалтерия провела проводки по акту.
- [ ] В ГИС МТ («Честный ЗНАК») списаны коды маркировки (если применимо).
- [ ] Оформлен Акт уничтожения по Форме Приложения № 2 к Пост. № 1076.
- [ ] ЛС переданы лицензированному утилизатору / уничтожены комиссией (для Н/ПС — с уполномоченным).
- [ ] Получен Акт/Счет-фактура от утилизатора (подтверждение факта уничтожения).
- [ ] Все документы сшиты, пронумерованы, переданы в архив/бухгалтерию.
Грамотное оформление акта списания выданных медикаментов — это не просто бюрократия, а гарантия финансовой безопасности организации, соблюдения законодательства об обращении ЛС и защиты пациентов от применения некачественных препаратов. Использование утвержденного внутренним приказом образца акта, строгое соблюдение процедуры комиссии, разделение понятий «списание с учета» и «уничтожение» (Акт формы № 2), а также своевременная работа в ГИС МТ — ключевые условия успешного прохождения любых проверок в 2026 году.
Примечание: Данная статья носит информационный характер. Для применения в конкретной организации рекомендуется согласовать бланк акта и регламент с юристами и главным бухгалтером с учетом отраслевой специфики (стационар, поликлиника, аптека, скорная помощь) и актуальных изменений в законодательстве.