Акт проверки отдела кадров — это официальный документ, который фиксирует результаты контроля за состоянием кадровой документации и соблюдением требований трудового законодательства в организации. Такой документ может составляться как по итогам внутреннего аудита, так и в рамках проверки, проводимой вышестоящей организацией или контролирующими структурами. В данной статье мы подробно рассмотрим, зачем нужен этот документ, какова его структура и как правильно его оформить.

Зачем нужен акт проверки отдела кадров

Кадровое делопроизводство — одна из наиболее регламентированных сфер деятельности любой организации. Ошибки в оформлении трудовых договоров, приказов, личных дел и трудовых книжек могут привести к серьёзным штрафам со стороны трудовой инспекции. Акт проверки позволяет:

• выявить нарушения и недостатки в ведении кадровой документации;
• оценить соответствие кадровых процедур требованиям Трудового кодекса РФ;
• зафиксировать результаты проверки для руководства организации;
• определить перечень мероприятий по устранению выявленных нарушений;
• подготовиться к возможной проверке государственных контролирующих органов.

Кто проводит проверку

Проверку отдела кадров может проводить:

• внутренняя комиссия, назначенная приказом руководителя организации;
• специалисты вышестоящей организации (для филиалов и дочерних структур);
• привлечённые аудиторы или консультанты по кадровому делопроизводству;
• сотрудники службы внутреннего контроля или ревизионной комиссии.

Состав комиссии, сроки и цели проверки утверждаются приказом руководителя. В комиссию рекомендуется включать юриста, специалиста по делопроизводству и представителя профсоюзной организации (при её наличии).

Что проверяется в отделе кадров

Типовой перечень проверяемых вопросов включает:

1. Трудовые договоры — наличие, правильность оформления, соответствие типовой форме, наличие обязательных условий, своевременность заключения.
2. Приказы по личному составу, о приёме, переводе, увольнении, отпусках, поощрениях и взысканиях.
3. Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности — правильность ведения, учёт, хранение, своевременность внесения записей.
4. Личные дела и личные карточки работников (форма Т-2) — комплектность, актуальность сведений.
5. Локальные нормативные акты — правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о премировании, о персональных данных.
6. Табели учёта рабочего времени и графики отпусков.
7. Журналы учёта и регистрации — регистрация трудовых договоров, приказов, инструктажей.
8. Соблюдение порядка работы с персональными данными — согласия работников, условия хранения документов.
9. Воинский учёт, наличие карточек формы 10, своевременность подачи сведений в военкомат.

Структура акта проверки отдела кадров

Унифицированной формы акта законодательством не установлено, поэтому организация вправе разработать собственный бланк. Однако документ должен содержать следующие обязательные разделы:

Шапка документа

Указывается наименование организации, название документа («Акт проверки отдела кадров»), дата и место составления, регистрационный номер.

Основание проверки

Приводится ссылка на приказ руководителя о проведении проверки (номер и дата), указываются цели и период проверки.

Состав комиссии

Перечисляются председатель и члены комиссии с указанием должностей.

Предмет проверки

Описывается, какие документы и направления деятельности отдела кадров были проверены, за какой период.

Результаты проверки

Это основная часть акта. Здесь фиксируются:

• установленные факты и состояние документации;
• выявленные нарушения и недостатки со ссылками на конкретные документы и нормы законодательства;
• положительные стороны работы отдела (при наличии).

Комиссия формулирует выводы о состоянии кадрового делопроизводства и предлагает мероприятия по устранению нарушений с указанием сроков и ответственных лиц.

Подписи

Акт подписывают все члены комиссии. С документом под подпись знакомят руководителя отдела кадров. При несогласии с выводами он вправе приложить своё мотивированное мнение.

Образец акта проверки отдела кадров

АКТ № ___
проверки отдела кадров

г. Москва      «___» __________ 20___ г.

Комиссия в составе: председатель комиссии — заместитель директора по общим вопросам Иванова И.И., члены комиссии — юрисконсульт Петров П.П., специалист по делопроизводству Сидорова С.С., назначенная приказом ООО «Пример» от «___» __________ 20___ г. № ___, провела проверку состояния кадрового делопроизводства в отделе кадров за период с __________ по __________.

В ходе проверки установлено:

1. Трудовые договоры с работниками заключены в полном объёме, за исключением договора с работником __________ (дата приёма __________), в котором отсутствует условие о месте работы.
2. Приказы по личному составу оформлены в соответствии с унифицированными формами, зарегистрированы в журнале регистрации.
3. В трудовой книжке работника __________ запись о переводе внесена с нарушением порядка, установленного Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
4. График отпусков на 20___ год утверждён своевременно, ознакомление работников проведено.
5. Журнал регистрации инструктажей по охране труда ведётся не в полном объёме.

1. Внести изменения в трудовой договор с работником __________ в срок до __________.
2. Внести исправление в трудовую книжку работника __________ в установленном порядке.
3. Обеспечить надлежащее ведение журнала регистрации инструктажей.
4. Ответственный за исполнение — начальник отдела кадров __________.

Председатель комиссии: __________ /Иванова И.И./
Члены комиссии: __________ /Петров П.П./
__________ /Сидорова С.С./

С актом ознакомлен: начальник отдела кадров __________ /Фамилия И.О;/

Рекомендации по составлению акта

• Формулируйте выявленные нарушения конкретно, со ссылками на документы, даты и нормы права.
• Избегайте оценочных суждений, акт должен содержать только факты.
• Составляйте акт не менее чем в двух экземплярах: один — для руководства, второй — для отдела кадров.
• Устанавливайте реальные сроки устранения нарушений и назначайте ответственных.
• Храните акты проверок в соответствии с номенклатурой дел организации — как правило, не менее 5 лет.

Грамотно составленный акт проверки отдела кадров, это эффективный инструмент внутреннего контроля, который помогает поддерживать кадровое делопроизводство в порядке и минимизировать риски при проверках государственных органов. Регулярное проведение таких проверок (рекомендуется не реже одного раза в год) позволяет своевременно выявлять и устранять недостатки, а также повышать квалификацию кадровых специалистов.