Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Проверка отдела кадров — это важная процедура для обеспечения соответствия кадрового документооборота действующему трудовому законодательству (ТК РФ)‚ локальным нормативным актам организации и установленным внутренним регламентам. Результатом такой проверки является Акт проверки отдела кадров — официальный документ‚ фиксирующий выявленные нарушения‚ замечания и рекомендации по их устранению.

В данной статье подробно разберем структуру акта‚ предоставим универсальный образец заполнения и укажем на типичные ошибки‚ которые встречаются при проведении ревизии.

Цели и основания проведения проверки

До составления акта необходимо четко определить цели проверки. Основаниями могут служить:

Плановая проверка (ежегодная‚ квартальная) по решению руководства организации.
Внеплановая проверка (смена руководителя отдела кадров‚ подготовка к внешним аудитам/проверкам ГИТ‚ выявление системных ошибок в отчетности).
Тематическая проверка (проверка только оформления отпусков‚ только личных дел‚ только воинского учета и т.д.).

Важно: Проверку должен проводить уполномоченное лицо (комиссия) по приказу (распоряжению) директора/генерального директора. Без приказа акт может не иметь юридической силы.

Структура Акта проверки отдела кадров

Единой утвержденной государством формы акта проверки отдела кадров не существует (в отличие от форм инвентаризации или акта приема-передачи). Организация разрабатывает форму самостоятельно и утверждает её локальным нормативным актом (например‚ Положением о проверках или Положением об отдела кадров).

Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и деловой практике):

Наименование документа: «Акт проверки отдела кадров».
Дата составления (число‚ месяц‚ год).
Место составления (населенный пункт).
Основание: Номер и дата приказа о проведении проверки.
Состав комиссии: ФИО‚ должности членов комиссии‚ указание председателя.
Объект проверки: Наименование организации‚ структурное подразделение (Отдел кадров)‚ период проверяемой деятельности.
Суть проверки (описание процесса): Какие документы проверялись‚ какие методы применялись (селективная проверка‚ полная ревизия‚ опрос сотрудников).
Результаты проверки (Таблица/Список): Выявленные нарушения‚ ссылки на нормы права/локальные акты‚ меры по устранению‚ ответственные лица‚ сроки.
Подписи: Председателя и членов комиссии‚ руководителя отдела кадров (с ознакомлением)‚ руководителя организации (для утверждения).

Образец заполнения Акта проверки отдела кадров

Ниже приведен типовой образец‚ который можно адаптировать под специфику вашей организации.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Вектор»

_____________ /Иванов И.И./
«___» _____________ 202_ г.

АКТ ПРОВЕРКИ ОТДЕЛА КАДРОВ

г. Москва «15» октября 2023 г.

Мы‚ нижеподписавшиеся:

Председатель комиссии: Петров Петр Петрович — Заместитель генерального директора по администрированию ООО «Вектор»;
Член комиссии: Сидорова Анна Сергеевна — Главный бухгалтер ООО «Вектор»;
Член комиссии: Козлов Дмитрий Викторович — Юрисконсульт ООО «Вектор»;

действующие на основании Приказа № 125-од от «О проведении плановой проверки отдела кадров»‚ составили настоящий Акт о результатах проверки деятельности отдела кадров ООО «Вектор» за период с по .

ПЕРЕЧЕНЬ ПРОВЕРЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОБЛАСТЕЙ

В ходе проверки были изучены следующие массивы документов и регистров:

Личные дела сотрудников (выборка 30% от штатного расписания‚ всего 45 дел).
Трудовые договоры и дополнительные соглашения (актуальность‚ подписи‚ сроки).
Приказы о приеме‚ переводе‚ отпусках‚ увольнении‚ поощрениях и наказаниях (нумерация‚ регистрация‚ своевременность).
Журналы учета приказов‚ трудовых книжек‚ вставок‚ личных карточек (формы Т-2).
Документы по учету рабочего времени (табели учета рабочего времени формы Т-12/Т-13 за январь-сентябрь 2023 г.).
Документы по оформлению отпусков (график отпусков‚ заявления‚ приказы‚ расчеты).
Военный учет (учетные карточки‚ уведомления военкомата).
Охрана труда (обучение‚ инструктажи‚ СОУТ‚ выдача СИЗ).
Работа с персональными данными (согласия‚ локальные акты‚ журнал учета инцидентов).
Архив отдела кадров (нуменклатура‚ сроки хранения‚ акты отбора).

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОВЕРКИ (ВЫЯВЛЕННЫЕ НАРУШЕНИЯ И НЕДОСТАТКИ)

№	Наименование нарушения / недостатка	Нормативная база / Внутренний документ	Мера по устранению	Ответственное лицо
1	В 5 личных делах (7‚ 12‚ 33‚ 41‚ 44) отсутствуют автобиографии сотрудников.	ст. 65 ТК РФ‚ П. 2 Постановления Минтруда РФ от № 546н	Получить автобиографии от сотрудников‚ поместить в личные дела‚ составить служебные записки о причине отсутствия.	Кадровый специалист Иванова М.В.
2	В 3 трудовых договорах (№ 105‚ 112‚ 118) не указаны условия оплаты труда (ссылка на несуществующий Приложение).	ст. 57 ТК РФ‚ ЛНА «Положение об оплате труда»	Подготовить доп. соглашения по изменению условий ТД с указанием конкретных сумм/тарифов.	Начальник отдела кадров Смирнова Е.А.
3	Нарушены сроки ознакомления сотрудников с приказами о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков (позднее 3 дней до начала отпуска) — 8 случаев.	ст. 123 ТК РФ‚ ПП РФ № 1657 (п. 36)	Провести повторное ознакомление под роспись‚ внести коррективы в журнал ознакомления‚ усилить контроль за сроками.	Кадровый специалист Иванова М.В.
4	Журнал учета выдачи трудовых книжек не прошит‚ не пронумерован‚ отсутствует печать организации на последней странице.	Постановление Минтруда РФ от № 693н (п. 14)	Завести новый журнал в установленной форме‚ оформить согласно требованиям‚ старый журнал списать актом.	Начальник отдела кадров Смирнова Е.А.
5	Отсутствуют подписи сотрудников в личных карточках учетной формы Т-2 на страницах с записями о награждении/дисциплинарных взысканиях (системное нарушение за 2023 г.).	Постановление Госкомстата от № 1 (п. 6)	Обеспечить подписание карточек сотрудниками при каждом изменении данных‚ ввести контрольный чек-лист.	Кадровый специалист Иванова М.В.
6	Не актуализирована Политика по обработке персональных данных (версия 2020 г.‚ не учтены изменения 152-ФЗ от 2022 г.).	152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 18.1‚ 21)	Разработать новую редакцию Политики‚ согласовать с юристом‚ утвердить приказом‚ оповестить субъектов ПДн.	Юрисконсульт Козлов Д.В. / Нач. отд. кадров Смирнова Е.А.

ПОЛОЖИТЕЛЬНЫЕ МОМЕНТЫ

Ведение кадрового делопроизводства в электронном виде (СЭД «Диадок/1С:Документооборот») организовано на высоком уровне‚ сквозная нумерация соблюдена.
График отпусков на 2023 год утвержден своевременно‚ доведен до сведения всех сотрудников под роспись.
Военный учет ведется в полном соответствии с приказом Минобороны № 495‚ уведомления в военкомат направлены в срок.
Архив отдела кадров приведен в порядок‚ нуменклатура дел утверждена‚ сроки хранения соблюдены.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ КОМИССИИ

По результатам проверки состояние кадрового делопроизводства в ООО «Вектор» оценивается как «ТРЕБУЕТ ДОРАБОТКИ».

Выявленные нарушения не являются критическими (не влекут за собой риск штрафов в максимальных размерах или остановки деятельности)‚ однако имеют системный характер в части оформления личных дел и соблюдения процедурных сроков. Необходимо принять меры по устранению выявленных недостатков в установленные сроки и исключить их повторение.

ПОДПИСИ

Председатель комиссии:

_____________ /Петров П.П./

Члены комиссии:

_____________ /Сидорова А.С./

_____________ /Козлов Д.В./

С ОЗНАКОМЛЕНИЕМ

Начальник отдела кадров:

_____________ /Смирнова Е.А./

«___» _____________ 202_ г.

Типовые группы нарушений (Чек-лист для проверяющих)

При подготовке к проверке или составлении акта удобно использовать структурированный чек-лист. Основные группы рисков:

А. Трудовые договоры и прием на работу

Соответствие ТД ст. 57 ТК РФ (все обязательные условия).
Наличие доп. соглашений при изменении условий (зарплата‚ график‚ должность).
Своевременность оформления (приказ не позднее дня выхода на работу).
Проверка документов при приеме (паспорт‚ СНИЛС‚ трудовая книжка/СТД-Р‚ военный билет‚ медкнижка‚ диплом и т.д.).
Испытательный срок: оформление‚ продление‚ результаты.

Б. Личные дела и карточки (Т-2)

Наличие всех обязательных документов (анкета/автобиография‚ копии документов‚ справка 2-НДФЛ от пред. места работы).
Заполнение личной карточки Т-2: читаемость‚ полнота полей‚ подписи сотрудника на каждой странице с записями.
Сохранность дел (папки‚ переплеты‚ инвентаризация).

В. Приказы и журналы регистрации

Единая сквозная нумерация приказов по организации (или раздельная по типам с указанием индекса).
Наличие реквизитов: дата‚ номер‚ заголовок‚ текст‚ подпись руководителя‚ печать (если предусмотрена Уставом)‚ виза согласования.
Своевременная регистрация в журналах.
Ознакомление заинтересованных лиц под роспись (журналы ознакомления).

Г. Рабочее время и отпуска

Табели учета рабочего времени: коды‚ подписи ответственных‚ сверка с табелями учета сверхурочных/ночных часов.
График отпусков: утверждение до конца года‚ доведение до сведения.
Порядок предоставления: приказ не позднее 3 дней‚ выплата зарплаты/отпускных не позднее 3 дней (ст. 136 ТК РФ).
Перенос/отзыв из отпуска: основания‚ заявления‚ приказы‚ компенсация неиспользованных дней.

Д. Военный учет и Охрана труда

Наличие учетных карточек воинского учета у воиннообязанных.
Своевременная подача уведомлений в военкомат (приеме‚ увольнении‚ изменении данных).
Проведение инструктажей (вводный‚ первичный на рабочем месте) с росписями в журналах.
СОУТ: проведение‚ протоколы комиссии‚ выдача СИЗ по нормам выдачи.

Е. Персональные данные и Архив

Наличие локальных актов: Политика ПДн‚ Положение об отд. кадров‚ Перечень сотрудников с доступом к ПДн.
Согласия на обработку ПДн (актуальные‚ конкретные‚ подписанные).
Журнал учета инцидентов безопасности ПДн.
Архив: нуменклатура‚ сроки хранения (75 лет для личных дел/карточек‚ 50/75 лет для других)‚ акты отбора к уничтожению/хранению.

Процедура после составления Акта

Составление акта, это только начало. Далее необходимо:

Утверждение акта: Руководитель организации ставит визу «Утверждаю» на акте или издает отдельный приказ «О результатах проверки отдела кадров».
Распорядительный документ: Издается приказ/распоряжение «Об устранении выявленных нарушений»‚ где фиксируются ответственные‚ сроки и контрольные точки.
Контроль исполнения: Председатель комиссии (или ответственное лицо) проверяет выполнение поручений к установленным срокам. По итогам составляется Акт о проверке исполнения (или служебная записка).
Хранение: Акт проверки хранится в отделе кадров (или секретариате/архиве) в течение срока‚ установленного нуменклатурой организации (обычно 5–10 лет для актов проверок).

Частые ошибки при составлении Акта

Отсутствие приказа о проверке. Акт без основания (приказа) юридически ничтожен.
Общие формулировки. Вместо «Нарушения в трудовой дисциплине» пишите: «В табеле за март 2023 г. не отмечены прогулы Иванова И.И. 12.03 и 15.03 (приказ № 45 не издан)».
Отсутствие ссылок на нормы права. Каждое замечание должно иметь правовую базу (статью ТК РФ‚ номер приказа ведомства‚ пункт ЛНА).
Нереалистичные сроки. Срок «вчера» или «через 3 года» дискредитирует комиссию. Сроки должны быть адекватны трудоемкости (обычно 2 недели – 1 месяц).
Игнорирование подписи проверяемого. Руководитель отдела кадров должен ознакомиться с актом и подписаться («С ознакомлением»). Отказ от подписи оформляется отдельным актом.
Путаница между «нарушением» и «рекомендацией». Нарушение — это несоответствие закону/ЛНА (обязательно к устранению). Рекомендация — совет по улучшению процесса (добровольно). Разделяйте их в акте.

Автоматизация и ПО

Для крупных предприятий ручная проверка выборок неэффективна. Рекомендуется использовать возможности HR-систем (1С:ЗУП‚ SAP‚ Workday‚ локальные СЭД):

Автоматические отчеты «Проверка полноты личных дел»‚ «Контроль сроков ознакомления с приказами»‚ «Анализ полноты ТД».
Настройка обязательных полей и блокировок при сохранении документов (валидация на входе).
Электронный журнал поручений по итогам проверки с контролем сроков.

Акт проверки отдела кадров, это не просто формальность для «галочки»‚ а инструмент управления рисками. Грамотно составленный акт с конкретными нарушениями‚ ссылками на закон и реалистичными сроками устранения позволяет:

Минимизировать штрафные риски при проверках ГИТ (Государственной инспекции труда).
Исключить судебные споры с сотрудниками из-за ошибок в документах.
Навести порядок в архиве и текущем делопроизводстве.
Повысить качество работы HR-службы.

Используйте приведенный выше образец как базу‚ адаптируйте таблицу результатов под реалии вашей компании и проводите проверки регулярно — это залог спокойствия руководителя и безопасности бизнеса.