Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Проверка кадрового делопроизводства — это обязательная процедура для любой организации и индивидуального предпринимателя, нанимающего работников. Ее результатом является составление Акта проверки кадровых документов. Данный документ фиксирует факты наличия или отсутствия нарушений в оформлении трудовых отношений, соблюдении сроков хранения и правильности ведения документации.

В статье подробно разберем, как правильно составить акт в 2026 году, какой образец использовать, кто проводит проверку и какие документы подлежат обязательному контролю.

Правовые основания проведения проверки

Деятельность по проверке кадровых документов регламентируется следующими нормативными актами:

ТК РФ (ст. 22, 65, 303) — обязанности работодателя по ведению трудовых книжек, оформлению трудового договора и хранению документов.
ФЗ от № 125-ФЗ «Об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» — требования к учету и хранению документов по охране труда.
Постановление Минтруда России от № 2464 — порядок обучения по охране труда и требования к локальным нормативным актам (ЛНА) в этой сфере.
Приказ Росархива от № 236 (в ред. от 2023-2024 гг.) — единый перечень документов, подлежащих архивированию, и сроки их хранения.
Постановление ГИТ (Государственной инспекции труда) — методические рекомендации по проверке состояния охраны труда и кадрового делопроизводства.

Важно: С 2021 года введено понятие «упрощенный кадровый документооборот» для МСП (малых и средних предприятий) и ИП, однако базовый перечень обязательных документов остается неизменным.

Кто и когда проводит проверку?

Внутренняя проверка (Кадровый аудит)

Инициируется работодателем (руководителем) для выявления рисков перед внешними проверками или при смене кадровика.

Сроки: Рекомендуется ежегодно (часто совмещают с инвентаризацией перед сдачей в архив) или при смене ответственного лица.
Комиссия: Утверждается приказом руководителя (председатель — руководитель или зам., члены — кадровик, юрист, бухгалтер, профсоюз).

Внешняя проверка (ГИТ, Прокуратура, СФР)

Проводится на основании приказа контролирующего органа или в рамках плановой/внеплановой проверки.

Акт составляется инспекторами контролирующего органа с участием представителей организации.
Имеет претензийный характер (выдается предписание об устранении нарушений).

Перечень документов, подлежащих проверке (Актуально на 2026 год)

Согласно информации из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант) и практике ГИТ, проверяются следующие группы документов:

А. Локальные нормативные акты (ЛНА) — база кадрового делопроизводства

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Политика в области обработки персональных данных (согласия сотрудников).
ЛНА по охране труда (в т.ч. перечень профессий, освобожденных от первичного инструктажа, программы обучения ПП РФ № 2464).
Положение о коммерческой тайне (при наличии).
Положение о персонале (кадровом делопроизводстве), Графики сменности/работы, Графики отпусков;
ЛНА о материальной ответственности (перечень должностей, договора ОМО).

Б. Документы по индивидуальному учету работников

Трудовые договоры (включая дополнительные соглашения) и приемные приказы (формы № Т-1, Т-1а или собственные утвержденные формы).
Персональные карточки сотрудника (форма Т-2 или электронный аналог).
Трудовые книжки (заполнение, хранение, выдача) и СТД-Р (сведения о трудовой деятельности, электронный формат).
Приказы о переводах, отпусках, награждениях, дисциплинарных взысканиях, увольнении (единые формы или свои).
Договоры о полной материальной ответственности (применительно к конкретным должностям).
Докладные/объяснительные записки (основание для приказа).

В. Документы по охране труда (особое внимание ГИТ)

Журналы регистрации инструктажей (вводного, первичного, повторного, не планового, целевого).
Протоколы проверки знаний по охране труда (комиссии, билеты).
Карты выдачи СИЗ (личные карточки учета СИЗ).
Акты обследования рабочих мест (СОУТ).

Г. Учет рабочего времени и оплаты труда

Табели учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13 / собственная).
Ведомости начисления заработной платы.

Структура и образец Акта проверки кадровых документов

Единой обязательной формы акта внутренней проверки не существует (отменены старые госкомстатовские формы). Организация утверждает свою форму ЛНА (Положением о кадровом делопроизводстве или отдельным приказом). Внешние инспекции используют свои бланки.

Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и делопроизводству):

Наименование документа: «Акт проверки кадровых документов».
Дата составления и место (город).
Наименование организации / ИП (полное и сокращенное).
Основание проведения (номер и дата приказа о проверке / предписания инспектора).
Состав комиссии (ФИО, должности, подписи).
Перечень проверенных документов (период, виды документов).
Результаты проверки: таблица с выявленными нарушениями (наименование документа, суть нарушения, нормативный акт, меры по устранению, срок, ответственное лицо).
Подписи всех членов комиссии с расшифровкой.

Примерный образец заполнения табличной части акта:

№ п/п	Наименование проверяемого документа / раздела	Выявленное нарушение / Недочет	Ссылка на норму права (ст. ТК РФ, Приказ, ЛНА)	Мера по устранению / Рекомендация	Срок устранения	Ответственное лицо
1	Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)	Не приведены в соответствие с изменениями ТК РФ от 2023-2024 гг. (удаленная работа, электронный документооборот). Отсутствует знакомство под роспись новых сотрудников.	Ст. 190, 312.1-312.9 ТК РФ; ст. 22 ТК РФ	Разработать проект новой редакции ПВТР, согласовать с профсоюзом, утвердить приказом, организовать ознакомление.	Начальник кадр. отдела / Юрист
2	Трудовые договоры (выборка 20 шт.)	В 3 договорах отсутствуют обязательные условия: условия оплаты труда (ссылка на ЛНА некорректна), условия работы (вредность/опасность не указаны).	Ст. 57 ТК РФ; Пл. Пленума ВС РФ № 2	Подготовить доп. соглашения к ТД с внесением обязательных условий. Подписать с сотрудниками.	Кадровый специалист
3	Журналы инструктажей по ОТ	В журнале первичного инструктажа на объекте нет записей за май-июнь 2026 г. для 5 допущенных к работе сотрудников. Отсутствуют подписи инструктора.	ПП РФ № 2464, п. 14, 15; ст. 214 ТК РФ	Провести несрочные инструктажи, заполнить журналы с указанием фактической даты проведения (с пометкой «просрочено»), обеспечить контроль.	Немедленно /	Ответственный за ОТ / Инструктор
4	Персональные карточки (Т-2) / СТД-Р	Не своевременно переданы сведения в СФР (СТД-Р) за 3 квартал 2026 г. по 2 уволенным сотрудникам. В карточках Т-2 не заполнен раздел «Награждения».	ФЗ № 27-ФЗ (ст. 14); Приказ Минтруда № 671н	Срочно сдать отчетность СТД-Р (исправительную). Дополнить карточки Т-2 данными о награждениях по приказам.	Кадровый специалист / Бухгалтерия
5	Приказы по основной деятельности (увольнения)	В 2 приказах об увольнении не указан основание (ст. ТК РФ) или указана неверная статья. Не выданы справки 182н в срок.	Ст. 84.1 ТК РФ; Приказ Минтруда № 671н	Издать приказы об исправлении ошибок в тексте приказов об увольнении. Выдать/передать справки 182н.	Кадровый специалист

Порядок оформления и хранения Акта

Составление: Акт составляется минимум в 2-х экземплярах (для организации и для проверяющего органа/архива). При внутренней проверке — в 1 экземпляре (хранится в делах комиссии/кадровом отделе).
Подписание: Все члены комиссии должны подписать акт; Если кто-то не согласен, пишет «С особым мнением» и оформляет отдельное приложение.
Утверждение: Акт внутренней проверки утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации «Об утверждении акта проверки кадровых документов и мерах по устранению выявленных нарушений».
Контроль исполнения: Начальник кадровика или секретарь комиссии ведет контроль за сроками устранения нарушений. По истечении сроков составляется Акт о проверке исполнения (или справка).
Срок хранения: Акты внутренних проверок — в течение 5 лет (по истечении срока действия проверяемых документов или по общему правилу для организационно-распорядительных документов). Акты внешних проверок (ГИТ) — 50 лет (как документы по ОТ) или 75 лет (если касаются вредности), в зависимости от содержания.

Типичные ошибки при составлении Акта (на что обратить внимание в 2026 году)

Отсутствие приказа о проверке. Акт без основания (приказа/распоряжения) не имеет юридической силы.
Общие фразы вместо конкретики. Не пишите «Нарушения в ТД есть». Пишите: «В ТД № 45 от г. с Ивановым И.И. отсутствует условие о режиме работы (ст. 57 ТК РФ)».
Игнорирование электронного документооборота. Проверяйте не только бумажные оригиналы, но и корректность формирования СТД-Р, ЭДО с СФР, ФНС, наличие УКЭП на приказах/договорах в электронном виде.
Неактуальные ЛНА. Проверяйте, что все локальные акты приведены в соответствие с изменениями законодательства 2023-2025 гг. (удаленка, отпуска, ОТ, персональные данные).
Отсутствие мер по устранении и сроков. Акт без плана корректирующих действий бесполезен для защиты от штрафов.

Ответственность за нарушения кадрового делопроизводства

Выявленные в акте нарушения могут повлечь административную ответственность (КоАП РФ):

Ст. 5.27 КоАП РФ: Нарушение трудового законодательства (штраф на должностных лиц 1 000–5 000 руб., на юрлиц 30 000–50 000 руб.; при повторении, дисквалификация или штраф до 100 000 руб.).
Ст. 5.27.1 КоАП РФ: Нарушение правил охраны труда (штрафы до 25 000 руб. на должностных лиц, до 200 000 руб. на юрлиц).
Ст. 13.11 КоАП РФ: Нарушение законодательства о персональных данных (штрафы до 75 000 руб.).
Ст. 19.5 КоАП РФ: Неисполнение предписания ГИТ (штраф до 20 000 руб. на должностных лиц, до 200 000 руб. на юрлиц).

Цифровизация и современные подходы (2026)

В 2026 году акцент смещается на электронный кадровый документооборот (ЭКДО).

Проверка акта теперь включает верификацию электронных подписей (УКЭП) на приказах и договорах.
Сверка данных СТД-Р с данными в информационной системе организации.
Использование сервисов «Госуслуги. Организации», личного кабинета СФР для мониторинга своевременности сдачи отчетности.
Хранение актов проверки в электронном архиве с кодами подтверждения подлинности (хэш-суммы).

Акт проверки кадровых документов, это не просто формальность, а ключевой инструмент управления рисками организации. Грамотно составленный акт по утвержденному образцу с конкретными ссылками на нормы права, сроками и ответственными лицами позволяет:

Своевременно устранить нарушения до прихода инспекторов ГИТ.
Снизить суммы штрафов при внешних проверках (доказательство добросовестности и принятия мер).
Навести порядок в архивах и электронных базах данных.
Обеспечить правовую защищенность организации в трудовых спорах с сотрудниками.

Рекомендуется проводить внутренний кадровый аудит ежегодно (в IV квартале) и обязательно при смене кадровика (акт приема-передачи дел + акт проверки). Используйте приведенный выше образец табличной части как основу для разработки собственной формы акта, закрепленной в ЛНА организации.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обратиться к профессиональному юристу или кадровику с учетом специфики вашей организации и актуальных изменений в законодательстве на дату проверки.