Оформление передачи личных медицинских книжек (ЛМК) — обязательная процедура для любого работодателя‚ в штате которого есть сотрудники‚ подлежащие обязательным предварительным и периодическим медицинским осмотрам. В отличие от трудовых книжек‚ для которых существуют типовые формы‚ единый утвержденный законом бланк акта приема-передачи медицинских книжек отсутствует. Однако порядок их учета‚ хранения и передачи строго регламентирован Приказом Минздрава России от № 90н (в ред. от ).
В данной статье подробно разберем‚ как составить акт правильно‚ какие реквизиты обязательны‚ предоставим универсальный образец и объясним нюансы работы с электронными медицинскими книжками (ЭМК).
Правовая основа и назначение документа
Согласно п. 19 Приказа № 90н‚ личные медицинские книжки являются документами строгой отчетности. Их учет‚ хранение и выдача работникам производятся работодателем. Акт приема-передачи нужен для:
- Фиксации ответственности: перехода обязательств по хранению и учету от одного лица к другому (например‚ при смене кадрового специалиста‚ передаче в архив‚ передаче в медицинскую организацию для заполнения).
- Контроля целостности и количества экземпляров.
- Подтверждения факта передачи при проверках Роспотребнадзора или ГИТ.
- Оформления передачи бланков строгой отчетности (если книжки пустые) или заполненных документов.
Ключевые нормативные акты:
- Приказ Минздрава России от № 90н «Об утверждении формы‚ порядка ведения отчетности‚ учета и выдачи работникам личных медицинских книжек‚ в т.ч. в форме электронного документа».
- Постановление Госстандарта РФ от № 359 (ГОСТ Р 7.0.97-2016) — единые требования к реквизитам документов.
- ТК РФ (ст. 214‚ 217) — обязанности работодателя по организации медосмотров.
Ситуации‚ требующие составления акта
Акт составляется в двух экземплярах (один у передающего‚ один у принимающего) в следующих случаях:
- Смена материально ответственного лица (МОЛ): увольнение/перевод кадровщика или ответственного за медкнижки.
- Передача в медицинскую организацию: для проведения медосмотров и заполнения книжек (по заявлению работодателя).
- Приемка от медицинской организации: после завершения осмотров и заполнения.
- Передача в архив организации: по истечении сроков хранения заполненных книжек (внутри организации) или списании бланков.
- Передача бланков строгой отчетности: при получении новых пустых книжек от типографии/исполнителя (фактически это акт приема-передачи бланков СО).
Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Поскольку единой формы нет‚ документ оформляется на фирменном бланке организации в произвольной письменной форме‚ но обязательно должен содержать:
- Наименование документа: «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНЫХ МЕДИЦИНСКИХ КНИЖЕК».
- Дата составления (число‚ месяц словами‚ год) и место (город/населенный пункт).
- Наименование организации (полное и сокращенное).
- Основание для составления (приказ‚ распоряжение‚ договор с медорганизацией).
- Состав комиссии (председатель‚ члены — ФИО‚ должности) или указание передающего и принимающего лиц.
- Табличная часть с перечнем передаваемых книжек (см. детали ниже).
- Подписи передающего‚ принимающего и членов комиссии с расшифровкой.
- Печать организации (при наличии).
Структура табличной части: что проверять и вписывать
Это самая важная часть акта. Для каждой книжки (или партии) рекомендуется указывать:
| № п/п | ФИО работника (владельца) | Серия и номер ЛМК | Дата выдачи / начала действия | Статус (пустая/заполненная/просрочена) | Состояние (целая‚ повреждения‚ пометки) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 12 34 567890 | Заполненная | Целая‚ обложка без повреждений | Сдается в архив | |
| 2 | Петров Петр Петрович | — (бланк) | — | Пустая (бланк СО) | Новая‚ защитные элементы на месте | Передается для оформления новому сотруднику |
Важно: При передаче в медорганизацию для заполнения в акте фиксируются пустые бланки (серия/номер бланка). При обратном приеме — уже заполненные книжки с данными врачей и печатями.
Образец акта приема-передачи медицинских книжек (универсальная форма)
Ниже приведен готовый шаблон‚ который можно скопировать в Word‚ заполнить данными организации и использовать.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
(Полное наименование по Уставу)
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНЫХ МЕДИЦИНСКИХ КНИЖЕК
г. ________________________ «___» _____________ 202_ г.
Мы‚ нижеподписавшиеся:
Передающая сторона: ___________________________________________________________
(Должность‚ ФИО полностью, например: Начальник кадра Отдела И.И. Иванов)
действующий на основании ___________________________________________________________
(Приказ № ___ от ___.___.202_ г. / Должностная инструкция)
Принимающая сторона: ___________________________________________________________
(Должность‚ ФИО полностью, например: Врач медпункта А.А. Смирнов / Архивист П.П. Петров)
действующий на основании ___________________________________________________________
(Договор № ___ / Приказ № ___ / Должностная инструкция)
Составляем настоящий Акт о том‚ что Передающая сторона передала‚ а Принимающая сторона приняла личные медицинские книжки (бланки ЛМК) в количестве и качестве‚ указанных ниже:
| № | ФИО работника (если заполнена) | Серия‚ номер ЛМК / бланка | Дата выдачи бланка | Статус | Внешний вид / Состояние | Основание передачи |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
| 4 | ||||||
| 5 |
Всего передано/принято экземпляров: ____________ (____________________________________) шт.
(Цифрами и прописью)
Книжки приняты в надлежащем состоянии‚ претензий по количеству и качеству нет.
Настоящий Акт составлен в 2 (двух) экземплярах‚ имеющих равную юридическую силу: один — у передающей стороны‚ второй, у принимающей стороны.
| ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА Подпись _________________ / ___________________ | ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА Подпись _________________ / ___________________ |
| ЧЛЕНЫ КОМИССИИ (при наличии): 1. _________________ / ___________________ 2. _________________ / ___________________ 3. _________________ / ___________________ | |
Особенности оформления для Электронных медицинских книжек (ЭМК)
С 2022 года (Приказ № 90н) активно внедряется форма электронного документа. Если ваша организация перешла на ЭМК (через ФГИС «ЭМК» / ЕМИАС / региональные системы)‚ бумажный акт приема-передачи физических книжек не составляется‚ так как физического носителя нет.
В электронном виде процесс фиксируется иначе:
- Передача прав доступа: оформляется через личный кабинет работодателя в ФГИС «ЭМК» (делегирование прав заполнения медорганизации).
- Акт приема-передачи данных: может формироваться автоматически системой (протокол обмена) или оформляться отдельным электронным документом‚ подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственных лиц сторон.
- Реквизиты электронного акта: аналогичны бумажному‚ но вместо серий/номеров бланков указываются УИД (уникальные идентификаторы) записей ЭМК в реестре ФГИС.
Рекомендация: даже при полном переходе на ЭМК сохраняйте внутренний журнал учета операций с ЭМК (кто‚ когда‚ кому делегировал доступ‚ когда получен результат) для внутреннего контроля и аудита.
Сроки хранения акта и связанных документов
- Акт приема-передачи: хранится в делах организации по номенклатуре дел (обычно раздел «Кадровое делопроизводство» или «Охрана труда»)‚ срок хранения — не менее 5 лет (ссылаясь на типовые номенклатуры‚ напр.‚ п. 265 тип. номенклатуры Росархива — акты приема-передачи дел в архив хранятся 5 лет‚ по аналогии применяют к актам передачи документов СО).
- Журнал учета ЛМК (форма по Приказу № 90н‚ Приложение № 3): хранится 50 лет (как документ по охране труда/медицинскому контролю).
- Сами ЛМК (бумажные): хранятся у работодателя до представления работнику при увольнении или истечении срока действия (переоформлении). После изъятия у работника — передаются в архив организации на хранение в течение 50 лет (п. 19 Приказа № 90н).
Типичные ошибки и риски
- Отсутствие акта при передаче в медорганизацию. Риск: потеря бланков СО‚ невозможность доказать факт передачи при проверке Роспотребнадзора (штрафы по ст. 6.4 КоАП РФ — до 50 000 руб. для юрлиц).
- Неполные реквизиты в таблице. Не указаны серия/номер бланка — невозможно отследить конкретный документ.
- Передача поврежденных книжек без акта о списании/уничтожении. Порванная обложка‚ стертые данные делают ЛМК недействительной. Такие экземпляры нужно списывать отдельным актом комиссии.
- Использование старых бланков (до Приказа № 90н). С года выдача старых образцов запрещена. Передача таких бланков в работу, нарушение.
- Игнорирование ЭМК. Если организация обязана перейти на ЭМК (по отраслевым приказам)‚ продолжение бумажного документооборота без оснований недопустимо.
Связь с Журналом учета ЛМК (Приложение № 3 к Приказу № 90н)
Акт приема-передачи — это основание для записи в Журнале учета.
- При передаче бланков в медорг: в журнале ставится отметка «Выдана в медорганизацию «Название»»‚ ссылаясь на номер/дату акта.
- При приемке заполненных: «Получена из медорганизации»‚ ссылка на акт приемки.
- При смене МОЛ: в журнале делается запись о передаче ответственности с подписями старого и нового ответственных и ссылкой на акт.
Грамотное оформление акта приема-передачи медицинских книжек — это не просто бюрократия‚ а инструмент защиты организации от штрафов‚ потери документов строгой отчетности и споров с сотрудниками или медицинскими организациями. Используйте предложенный образец‚ адаптируйте его под структуру своей компании (добавьте логотип‚ коды по ОКПО/ОГРН‚ реквизиты приказа о комиссии) и обязательно связывайте каждый акт с записями в Журнале учета ЛМК.
При переходе на электронные медицинские книжки (ЭМК) процесс переходит в цифровую плоскость ФГИС «ЭМК»‚ но принцип фиксации передачи ответственности (делегирования прав) остается неизменным — только вместо «живой» подписи используется УКЭП.
Дата актуальности информации: 27 сентября 2026 г. Статья подготовлена с учетом изменений в Приказ Минздрава № 90н (ред. от ) и действующего архивного законодательства.